Brancheneinblick
Die Errichtung eines Vertrags ist ein aufwendiges Unterfangen. Unzählige E-Mails gehen zwischen den unterzeichnenden Parteien hin und her – und das über mehrere interne Abteilungen hinweg und unter Zuhilfenahme von externen Rechtsberatern.
Sensible Dokumente werden nach Abschluss eines NDAs (Non Disclosure Agreements) in der Regel unstrukturiert per E-Mail verschickt. Am Ende sind der Vertrag und damit verbundene Dokumente auf mehreren Systemen als Kopie vorhanden, die Zugriffsrechte sind nicht eindeutig definiert, und der Prozess zur Erstellung ist schwer nachvollziehbar.
Doch mit der Unterzeichnung ist das Management eines Vertrags noch nicht abgeschlossen – es fängt erst richtig an. Sobald der Vertrag gültig ist, müssen auf allen Seiten der Vertragsparteien Rechte und Fristen eingehalten sowie Rechte eingefordert werden. Änderungen, Aktualisierungen, Verlängerungen oder auch die Kündigung müssen integrale Bestandteile des Vertrags sein. Genau für dieses „Lifecycle-Management“ von Verträgen sind Public Cloud Services optimal geeignet.
Anwendungsfall
Die effiziente, transparente, rechtlich korrekte und standardisierte Unterstützung bei Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit der Regulierung von Telekommunikationsdiensten, Hörfunk, audiovisuellen Medien und Post- diensten spielt bei der RTR eine große Rolle – und damit auch das Management von Verträgen.
Cloud vs. On-Premises
In einer Marktanalyse wurden von der RTR einerseits On-Premises-Lösungen unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Der Aufwand zur Konfiguration war zu hoch, der In-House-Betrieb ging an der Zielsetzung der Entlastung der internen IT vorbei, und die Referenzen konnten nicht überzeugen. Andererseits wurden auch Cloud-Services analysiert. Die Wahl fiel schlussendlich auf die Fabasoft Business Process Cloud und Contracts.
Die europäische Business Process Cloud, die vom Softwareproduktunternehmen Fabasoft selbst entwickelt wurde, kann um das sofort verfügbare Contracts erweitert werden. Einem Produkt für das komplette Lifecycle-Management von Verträgen. „Uns hat der geringe Konfigurationsaufwand von Contracts begeistert, die Daten werden gesichert in Österreich verwaltet, und der gute Ruf des Unternehmens mit großen Installationen im öffentlichen Bereich und in der Privatwirtschaft haben uns überzeugt“, zählt Florian Klicka, Rechtsabteilung RTR-GmbH, einige der Entscheidungskriterien für den Zuschlag auf.
Die Lösung – Contracts
Neben der einfachen Verwaltung von Dokumenten, der zentralen Definition von Zugriffsrechten und dem raschen Teilen in der eigenen Organisation, können auch externe Personen sicher zur Zusammenarbeit eingeladen werden. Zusätzlich sind bereits Strukturen für die Verwaltung der gesamten Laufzeit von Verträgen inklusive Fristen, Informationen zur Verlängerung, der Vertragstyp, die Risikoklasse und vieles mehr von Beginn an hinterlegt. Verträge werden Organisationen zugeordnet, und Prozesse wie z.B. die Prüfung von Verträgen mit wenigen Klicks gestartet. Reports zu Inhalten und Kategorien von Verträgen können dynamisch erzeugt werden.
Sicherheit und Datenschutz
Alle Verträge der RTR sind nun sicher in Contracts aufgehoben. Die hohe Qualität in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance bestätigen unter anderem die Rezertifizierung des europäischen Cloud-Service mit weltweit einzigartigen fünf von fünf möglichen Sternen beim renommierten EuroCloud Star Audit oder auch der Erhalt des C5-Testats des deutschen BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), dessen herausfordernden Kriterienkatalog bis dato nur wenige Cloud-Anbieter weltweit erfüllen konnten.
Über RTR GmbH
Die „Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH“ (RTR) steht zu 100 Prozent im Eigentum des Bundes. Ihre Kernaufgaben sind die Förderung des Wettbewerbs im Rundfunk-, Telekommunikations- und Postmarkt und die Erreichung der im KommAustria- und Telekommunikationsgesetz definierten Ziele. www.rtr.at
