Beim Presse #nextlevel-Talk am 18. April 2023 in Wien diskutierten die Expert:innen Sophie Martinetz, Director Legal Tech Center der WU Wien, Georg Harer, Rechtsanwalt bei EY, und Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, über den aktuellen Digitalisierungsgrad des Vertragsmanagements in heimischen Unternehmen. Durch den Abend führte Moderator Jakob Zirm, Ressortleiter Economist der Tageszeitung „Die Presse“.
Verträge bilden die Basis für unternehmerisches Handeln. Daher erfordert es aktives Management in digitaler Form, um die damit verbundenen Potenziale und Risiken zu erkennen und zu nutzen. Umso erstaunlicher ist es, dass sich das Wissen um die Vertragsinhalte oft nur auf wenige Personen im Betrieb beschränkt. Welche Vorteile hat die Digitalisierung des Vertragsmanagements? Wo liegen die Gründe für die aktuell noch relativ geringe Anwendung? Und was braucht es für die erfolgreiche Automatisierung der damit verbundenen Geschäftsprozesse?
Neue gesetzliche Anforderungen erhöhen den Druck
„Wir sind damit konfrontiert, dass unser Geschäftsalltag auf der einen Seite immer schneller wird, aber die Vertragswerke auf der anderen Seite auch zunehmend regulierter und vielschichtiger. Aktuelle Beispiele sind die DSGVO oder das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer von Fabasoft Contracts. Der Einsatz eines einheitlichen und übersichtlichen digitalen Vertragsmanagements war somit nie relevanter als jetzt.
Dennoch hat laut Legal Tech Barometer 2022 erst rund die Hälfte der befragten österreichischen Unternehmen eine Vertragsmanagement-Software – cloudbasiert oder on-premises – in Verwendung. Mehr als 40 % legen ihre Verträge noch in Papierform in herkömmlichen Aktenschränken ab – sei es aufgrund bestehender Skepsis hinsichtlich Veränderungen oder Unklarheiten in Bezug auf die Sicherheit von digitalen Angeboten. Dies lässt einen großen Aufholbedarf erkennen. So kommt es in der Praxis regelmäßig vor, dass Verträge in Unternehmen nicht mehr auffindbar sind. „Das beobachte ich wöchentlich in meinem beruflichen Umfeld“, bestätigt Georg Harer, Rechtsanwalt bei EY. Zwar existieren die Vereinbarungen in den meisten Fällen, doch diese bei Bedarf in einer Vielzahl von Ordnern oder unterschiedlichen Ablagesystemen im Unternehmen ausfindig zu machen, stellt häufig eine Herausforderung dar. Hier setzt der Gedanke des digitalen Vertragsmanagements an.
Fokusthema der Digitalisierung: Medienbrüche vermeiden
Eine moderne Vertragsmanagement-Software ist auf drei Säulen aufgebaut: Erstens die revisionssichere Ablage und Archivierung sämtlicher Dokumente, gebündelt an einem Ort, zweitens die automatisierte Vertragserstellung und drittens strukturierte Workflows zur einheitlichen Abwicklung aller damit verbundenen Tätigkeiten. Letztere sind essenziell, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen und sämtliche Beteiligten nahtlos in Prüf-, Freigabe- sowie Zeichnungsprozesse zu integrieren.
Durch einen „Single Point of Truth“ und ein durchdachtes Berechtigungskonzept greifen interne wie externe Partner auf eine gemeinsame Version eines Dokuments in der sicheren Cloud zu, ohne mehrere Programme verwenden zu müssen. „Nutzen Parteien unterschiedliche Tools zur Zusammenarbeit, entsteht immer eines – und zwar ein Medienbruch. Um nachhaltige, ressourcenschonende Prozesse zu etablieren, muss die Vermeidung jener Systemwechsel stets ein Kernelement der Digitalisierung sein“, so Robin Schmeisser. Auch die Integration einer systemeigenen digitalen Signatur verhilft zu Medienbruchfreiheit, schnelleren Vertragsabschlüssen und einer Minimierung des manuellen Aufwands.
Bei der automatisierten Erstellung neuer Vereinbarungen können Unternehmen mittlerweile auf zahlreiche intelligente Features wie Vertragsvorlagen, Textbausteine und Klauselbibliotheken zurückgreifen, die bei zeitintensiven, wiederkehrenden Tätigkeiten unterstützen.
Künstliche Intelligenz: die Arbeitskraft von morgen?
„Gewisse Tätigkeiten muss der Mensch heutzutage nicht mehr selbst erledigen. Digitales Vertragsmanagement in Kombination mit künstlicher Intelligenz kann den Wert und das Niveau der eigenen Arbeit enorm heben“, so Georg Harer. Dass die KI in Zukunft Arbeitsplätze ersetzen könnte, sehen die Expert:innen aber als unwahrscheinlich. „Das ist ein totaler Mythos. Im Gegenteil, die KI soll Unternehmen ermöglichen, ihr Personal zu halten und zu entlasten“, meint Sophie Martinetz, Director Legal Tech Center der WU Wien.
Trotz des Innovationsgedankens dürfen Firmen beim Einsatz von neuen Technologien den Datenschutz nicht aus den Augen verlieren. „Bei der Wahl des Softwareanbieters sollten die Verantwortlichen auf unabhängige Zertifikate wie den EU Cloud Code of Conduct, Level 3, achten. Dieser weist das höchste Maß an Datenschutz nach“, empfiehlt Robin Schmeisser.
Digitalisierung braucht Bereitschaft für Veränderung
Im Vertragsmanagement stehen heimische Betriebe vor großem Optimierungspotenzial. Eine smarte Software unterstützt im gesamten Unternehmen mit zahlreichen modernen und intelligenten Features, um die steigenden Anforderungen hinsichtlich Effizienz, Regulatorik und Qualität zu meistern. Produkte mit hoher Benutzerfreundlichkeit sind auch mit wenig technischem Vorwissen einfach zu bedienen. „Die Digitalisierung ist altersunabhängig. Es kommt vor allem darauf an, ob ich bereit bin für Veränderung“, ergänzt Sophie Martinetz.
Noch mehr Informationen aus dem #nextlevel-Talk zum Thema „Digitales Vertragsmanagement“ finden Sie im Presse-Bericht, in der Aufzeichnung des Talks sowie im Podcast zum Nachhören.
