Verträge bestimmen unsere geschäftliche Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen oder Unternehmen auf nationaler und internationaler Ebene. Die zunehmende Dynamik der Globalisierung und weltweiten Digitalisierung sowie hohe Standards in Bezug auf Risikomanagement, Transparenz und Rechtssicherheit machen es zur Notwendigkeit, Verträge effizient und nach geregelten Prozessen zu verwalten.
Es gilt Entscheidungen schnell und flexibel zu treffen. Besonders für große Organisationen wird es im Laufe der Zeit zur Herausforderung, den Überblick über alle Verträge zu behalten. Dies kann zu unnötig hohen Geschäftsrisiken führen. Eine Lösung dafür kommt aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz, genannt Contract Analytics. Diese Methode fokussiert speziell auf die qualitative Analyse textueller Inhalte und unterstützt so bei der Abwicklung von Verträgen über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.
Wie Contract Analytics funktioniert und welches Potenzial in der KI-gestützten Risikoidentifikation steckt, lesen Sie hier.
Wie funktioniert Contract Analytics?
Contract Analytics bezeichnet keine Technologie, sondern ein Zusammenspiel aus mehreren Methoden der künstlichen Intelligenz in einem Prozess. KI-basierte Contract Analytics erstellt einen Abgleich von Soll- und Ist-Zuständen und deckt dabei vertragliche Risiken auf. Diese Methode erkennt beispielsweise Abweichungen von Standardklauseln und unterstützt somit ein frühzeitiges Handeln und zuverlässiges Steuern von Prozessen zur Risikominimierung. Ermöglicht wird das durch den Einsatz verschiedener Modelle aus der Computerlinguistik, der Statistik und der Datenwissenschaft. Diese Modelle werden mittels KI so trainiert, dass sie unterschiedliche Verträge verarbeiten können, indem sie diese auf gemeinsame Muster analysieren. Das dient dazu, geschriebene Texte zu erkennen und mittels semantischer Analyse einzelnen Wörtern Bedeutung beizumessen.
Neuronale Modelle ermöglichen damit die Klassifizierung von Verträgen, die Extraktion von Metadaten sowie Klauseln und bilden die Grundlage für eine zuverlässige Analyse. Um eine vollumfängliche Anwendung dieses Ansatzes zu garantieren und den Contract Analytics Prozess anzustoßen, muss jedoch eine qualitative Datenbasis bestehen. Ein Großteil der Unternehmen verwaltet Verträge noch in Form von Papierakten, weshalb die Digitalisierung und das Auslesen der Daten eine zentrale Rolle spielen. Um Verträge maschinell lesbar zu machen, wird „Optical Character Recognition“ (OCR) zur Erkennung von Zeichen eingesetzt. Im Anschluss einer OCR erfolgt die Datenanalyse durch Künstliche Intelligenz.
Der Contract-Analytics-Prozess
1. Digitalisierung und Lesbarkeit durch OCR
OCR bezeichnet ein Verfahren, das aus Bildern ein Textäquivalent generiert. Das bedeutet, im ersten Schritt erzeugt OCR aus einem Vertrag einen maschinell lesbaren Text. Das Erfassen der Datei erfolgt durch einen handelsüblichen Scanner. Anschließend analysiert die OCR Engine eine Datei, beispielsweise ein PDF, hinsichtlich ihrer Bestandteile auf Buchstabenebene. Das Programm erkennt den Text und fügt diesen in die Ausgangsdatei ein.
2. Klassifizierung der Verträge
Im zweiten Schritt erfolgt durch neuronale Netze die Klassifizierung der Verträge. Die künstliche Intelligenz identifiziert einzelne Kategorien aus dem Inhalt wie Wartungs- und Dienstverträge.
3. Verstehen & Extraktion von Vertragsdaten
Auf Basis der textuellen Datengrundlage durch OCR und der anschließenden Klassifizierung erfolgt die Extraktion von spezifischen Vertragsdaten. Neuronale Modelle sorgen dafür, dass ganz allgemein Laufzeitinformationen und Kündigungsfristen, aber auch konkret bei einem Wartungsvertrag der Standort der Anlage und die zu verrichtenden Tätigkeiten oder bei einem Dienstvertrag das Einstiegsgehalt identifiziert werden.
4. Identifikation von Vertragsklauseln
Unternehmen definieren häufig Standardklausen, die juristisch geprüft und für die eigenen Zwecke optimiert sind. Bei der Analyse von Fremdverträgen, erkennt die KI, um welche Klauselart es sich handelt (z.B. eine Verschwiegenheitsbestimmung oder eine Regelung der Konventionalstrafe) und bewertet den Grad der Abweichung von der Standardklausel.
5. Vermeidung von Risiken
Im finalen Prozessschritt sind Vertragsdaten wie Fristen übersichtlich dargestellt und ein Erinnerungsmechanismus stellt die Einhaltung sicher. Generierte Prozesse ermöglichen, dass Verbindlichkeiten (z.B. bei einem Wartungsvertrag das Durchführen der vorgesehener Prüfungen unter Berücksichtigung der vertraglichen Pflichten) ausgeführt und protokolliert werden. Der Nachweis der Einhaltung der Vertragspflichten erfolgt automatisiert.
Aus der Bewertung der Abweichung von Klauseln zu Standardklauseln schlägt die KI Prozesse vor, die beispielsweise für eine Prüfung der Abweichungen und gegebenenfalls für neue Verhandlungen sorgen.
Warum sich Contract Analytics für jedes Unternehmen lohnt?
Das Optimierungspotenzial der KI-basierten Technologie zieht sich durch alle Unternehmensbereiche und ermöglicht eine deutliche Effizienzsteigerung. Contract Analytics führt zu einer enormen Zeitersparnis durch die intelligente Automatisierung von Routineaufgaben.
Ein zentraler Nutzen, der sich durch die Anwendung von Künstlicher Intelligenz ergibt, ist die optimierte Risikoabschätzung, die intelligente Dashboards durch eine übersichtliche Ansicht aller relevanten Daten ermöglichen.
Zum einen unterstützt eine strukturierte und gesammelte Ansicht aller kommerziellen Vertragsdaten bei der Einhaltung von Budgets. Zum anderen hilft Contract Analytics bei der fristgerechten Erledigung von Vertragsbedingungen und verhindert eine versehentliche Verlängerung oder Terminierung von Verträgen.
Die Gliederung der Verträge nach Status, Vertragsart und Vertragspartner unterstützt die übersichtliche Darstellung der einzelnen Phasen im Vertragslebenszyklus. Automatisierte Prozesse und eine vorgefertigte Klauselsammlung sorgen für die konsistente Vertragserstellung.
Setzt man auf eine State of the Art Lösung basierend auf der Cloud eines unabhängigen europäischen Cloud-Anbieters, stehen die Verträge jederzeit und ortsunabhängig den berechtigten Personen zur Verfügung. Zusätzlich erhält man ein ausgereiftes Rollen- und Berechtigungskonzept sowie zertifizierte Datensicherheit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO.
Einem modernen Vertragsmanagement steht damit nichts mehr im Wege.
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