Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zeigt neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit auf und hat damit Einfluss auf die Arbeitsweise und den Ablauf betrieblicher Workflows. Dies gilt auch für die Automatisierung des Vertragsmanagements. Dem damit verbundenen Changeprozess kommt daher eine Schlüsselrolle zu, denn nur wenn das Team die Software auch annimmt und effizient verwendet, erweist sich der Umstieg langfristig als zielführend.
Bei der Implementierung einer Vertragsmanagement-Software helfen Ihnen folgende Tipps, um den Weg für die Transformation hin zur digitalen Vertragsverwaltung zu ebnen.
1. Begeistern Sie das Team für die Vorteile.
Motivation und Akzeptanz zu schaffen, ist der erste und wichtigste Schritt für einen gelungenen Changeprozess. Die Basis dafür bildet immer der Mehrwert, der sich aus der Verwendung einer neuen Vertragsmanagement-Software für die User ergibt. Erkennen die Beteiligten, welche Vorteile die Digitalisierung der Vertragsverwaltung mit sich bringt – vor allem die spürbare Arbeitserleichterung und Qualitätsverbesserung –, dann sind diese auch bereit, bestehende Abläufe zu hinterfragen und neue Wege zu gehen.
2. Binden Sie Mitarbeiter:innen in den Prozess ein.
Entscheiden sich Betriebe für die Einführung einer neuen Vertragsverwaltungs-Technologie, müssen die Verantwortlichen den damit verbundenen Changeprozess auch aktiv vorantreiben und die Beschäftigten an den Fortschritten sowohl in der Planungs-, Evaluierungs- als auch Umsetzungsphase und beim laufenden Monitoring teilhaben lassen. Dabei hilft die Definition von Schlüsselpersonen aus den involvierten Abteilungen. Regelmäßige Review-Termine sind ein erstklassiges Werkzeug, um Erfolge zu präsentieren, Feedback einzuholen und Fragen zu beantworten.
3. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit.
Damit die Mitarbeiter:innen die Veränderung annehmen, muss das digitale Vertragsmanagement den Bedürfnissen der User entsprechen. Dabei ist eine einfache, intuitive und barrierefreie Anwendung von Vorteil. Die Bereitstellung eigener Apps ermöglicht zudem die mobile Nutzung.
Aus den unterschiedlichen Rollen, die im Vertragsmanagement existieren, ergeben sich gleichzeitig verschiedene Nutzungsverhalten, die es in der Software abzubilden gilt: So muss das digitale Vertragsmanagement neben den Key-Usern, die eine umfangreiche und übersichtliche Desktop-Oberfläche benötigen, auch weniger involvierte Akteure berücksichtigen. Speziell für Führungskräfte ist das schnelle Freigeben und Signieren am mobilen Endgerät essenziell. Für die Einbindung externer Partner spielt eine sichere und einfache Authentifizierung sowie die gezielte Benutzerführung eine entscheidende Rolle. Das Controlling wiederum benötigt integrierte Reporting-Funktionen, optimalerweise gekoppelt an moderne Schnittstellen zu bereits eingesetzten Berichtstools wie OData.
Zudem fördert ein Produkt mit Selfservice-Anspruch die eigene Aktivität und Flexibilität der Unternehmen. Eine Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts zielt darauf ab, den Anwender:innen mit ausführlichem Infomaterial sowie einem Rundum-Support alle notwendigen Werkzeuge bereitzustellen, um die Solution selbstständig bedienen und individuell gestalten zu können.
4. Bieten Sie unterschiedliche Lernmethoden an.
Bei der Verwaltung von Verträgen interagieren oft unterschiedlichste Abteilungen. Daraus ergibt sich häufig ein heterogener Mix aus Nutzer:innen, die verschiedene Erfahrungswerte im digitalen sowie rechtlichen Arbeiten mitbringen. Ein durchdachtes Onboarding der Mitarbeiter:innen funktioniert daher nur mit dem richtigen Angebot an Hilfsmitteln, das unterschiedliche Lerntypen unterstützt. Bei einer intuitiven Software findet sich ein Großteil des Teams mit nur wenig Anleitung selbst in der digitalen Umgebung zurecht. Andere sind dankbar für ausführlichere Trainingsmöglichkeiten. Dazu zählen kompakte Übersichtswerke, Benutzerhandbücher, kurze Erklärvideos und persönliche Schulungen. Die Königsdisziplin stellt Wissensvermittlung durch MicroLearning-Methoden dar. Mittels Portionierung in einfach konsumierbare Lerneinheiten gelingt ein nachweislich optimaler Know-how-Transfer.
Zur Vorbereitung auf ein gemeinsames Training ist es ratsam, dass sich alle Teilnehmer:innen bereits davor einen ersten Überblick über die Funktionen mithilfe von Guidelines und Tutorials verschaffen. Dadurch bleibt während der Schulung mehr Zeit dafür, Detailfragen zu beantworten und besser auf die Personen einzugehen, die noch zusätzlichen Input benötigen.
5. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.
Zeigen die Verantwortlichen selbst Engagement, die neue Technologie einzusetzen, steigert dies auch die Motivation und Akzeptanz bei den restlichen Beteiligten. Zusätzlich hilft es, für den ersten Roll-out ausgewählte Unternehmensbereiche als Vorzeigebeispiele für andere Sparten im Betrieb zu etablieren.
Fazit
Entscheiden sich Führungskräfte für die Digitalisierung ihres Vertragsmanagements, müssen sie diese Transformation über das gesamte Vorhaben hinweg auch begleiten und vor allem aktiv managen. Spürbare und signifikante Vorteile schaffen Mehrwert für alle Akteure und damit auch die notwendige Motivation. Ein gelungener Changeprozess wirkt sich in diesem Kontext langfristig nicht nur auf die Effizienz und den Erfolg des Unternehmens, sondern auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
Gerne sind wir Ihnen in Ihrer Entscheidungsphase sowie im nachfolgenden Changeprozess behilflich. Für einen persönlichen Termin kontaktieren Sie uns gerne per Mail an contracts@fabasoft.com.
