Das Fabasoft Kompetenzzentrum E-Akte (CC E-Akte) unterstützte das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) bei der Einführung der E-Akte Bund und bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse im Sinne des E-Government-Gesetzes (EGovG) und des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Mit der digitalen Transformation zielt die Behörde darauf ab, externen Kunden und Partnern Leistungen in hoher Qualität anzubieten und gleichzeitig die Attraktivität ihrer Arbeitsplätze zu steigern.
2020 starteten das BIBB und Fabasoft mit der Pilotierung der E-Akte. Im Zuge dessen realisierte das Kompetenzzentrum eine bidirektionale Schnittstelle zum E-Rechnungsportal des Bundes: Eine darüber hochgeladene Rechnung geht nun automatisch im Arbeitsvorrat der BIBB-Bediensteten ein. Nach einer medienbruchfreien und effizienten Bearbeitung des Dokuments scheint im E-Rechnungsportal eine Benachrichtigung über den Freigabestatus der Rechnung auf. Bei Genehmigung wird im Anschluss die Rechnung mit Hilfe eines automatisierten Workflows zur Auszahlung gebracht.
"Das BIBB ist einen großen Schritt in der digitalen Transformation des Hauses und somit in Richtung der Bereitstellung medienbruchfreier, bürgernaher Bearbeitungsprozesse weitergekommen." - Michael Ruttorf, Bundesinstitut für Berufsbildung
Mehr als 780 User bearbeiten rund 1.600 Akten digital
Nachdem das BIBB im letzten Quartal 2020 die infrastrukturellen Voraussetzungen für den flächendeckenden Roll-out geschaffen hatte, begannen Anfang 2021 die Schulungen der Führungskräfte und der Mitarbeitenden. Mitte 2022 war die E-Akte Bund vollständig im BIBB ausgerollt. Das Fabasoft Kompetenzzentrum unterstützte maßgeblich bei der Konzeptentwicklung, bei der Durchführung des Roll-outs und bei der Erstellung von Lernunterlagen.
Mittlerweile bearbeiten mehr als 780 Nutzer:innen rund 1.600 Akten digital. Das BIBB bietet neuen Bediensteten monatlich Schulungen, die einen schnellen Einstieg in die E-Akte ermöglichen. Im Intranet haben die BIBB-Angestellten jederzeit Zugriff auf weitere Informationen zur E-Akte, wie zum Beispiel Handbücher, Handlungsleitfäden und Trainingsvideos.
Mit dem Abschluss des flächendeckenden Roll-outs der E-Akte und der Etablierung der Schnittstelle zum E-Rechnungsportal schaffte das BIBB nicht nur eine solide Grundlage für die weitere Digitalisierung der internen Prozesse, sondern erreichte auch einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur modernen Verwaltung im Sinne des EGovG und des OZG.
