L'Université de Lucerne en route vers l'administration numérique
"Je recommande Fabasoft OneGov, car nous bénéficions d'un accompagnement continu. Je peux poser toutes les questions que je souhaite et obtenir rapidement une réponse, sans devoir attendre trois jours."Ania Wüest-Sokolnicka Responsable des archives de l'Université de Lucerne
Le défi : des archives non structurées et des processus inefficaces
Jusqu'à présent, les documents étaient stockés sur un disque dur central ou dans des archives privées. Il manquait donc une structure claire et, lorsque des collaborateurs quittaient l'entreprise, il en résultait un « cimetière de données » composé de documents obsolètes et inutilisés. De plus, l'échange de documents se faisait souvent par e-mail, ce qui entraînait des archivages multiples avec différentes versions.
Résultat : un archivage uniforme et un cycle de vie automatisé des documents
Grâce à Fabasoft OneGov, l'université de Lucerne gère désormais ses documents de manière centralisée et structurée. Des processus d'archivage automatisés garantissent l'ordre et la transparence. Les collaborateurs ont accès à tout moment à la dernière version d'un document, sans recherche fastidieuse ni archivage multiple.
Le défi : des droits d'accès peu clairs et un manque de traçabilité
Les documents étaient stockés dans des dossiers personnels, sans droits d'accès clairement définis. Lorsqu'un collaborateur quittait l'entreprise, il était souvent difficile de savoir qui devait avoir accès à quels fichiers. De plus, il n'existait aucun aperçu permettant de savoir qui avait apporté des modifications et à quel moment.
Le résultat : une attribution claire des rôles et des droits avec une traçabilité sans faille.
Avec Fabasoft OneGov, les autorisations sont liées à des rôles plutôt qu'à des personnes. En cas de changement de poste, le successeur hérite automatiquement des droits d'accès nécessaires. La fonction « voyage dans le temps » permet de retracer les modifications à tout moment et de restaurer les versions précédentes. La gestion des données reste ainsi transparente et conforme aux exigences en matière d'audit.