Revisionssichere Archivierung

Die Vision vom papierlosen Büro ist so alt wie der erste IBM-Rechner, der auf einem Schreibtisch Platz hatte – und seitdem werden wir vertröstet. Nicht ganz unschuldig sind Regeln und Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Rechnungen, Verträge, buchhaltungsrelevante Dokumente, für alles gibt es teils unterschiedliche Fristen, die von wenigen Jahren bis zu für immer und ewig liegen können.

Fabasoft Folio ist ein großer Schritt in die richtige Richtung, da durch die revisionssichere elektronische Archivierung sowohl finanzielle Aufwendungen als auch der Platzbedarf für eine Aufbewahrung in Papierform wegfallen.

Geprüfte Qualität

Die Prüfer von PricewaterhouseCoopers gingen bei diesem Audit nach einer Checkliste vor. Einige der wichtigsten Punkte, bei denen selbstverständlich keine Beanstandungen gefunden wurden, waren:

  • Der Zugang zu den Daten. Bereits im Rahmen der Prüfung zu ISAE 3402 Type 2 wurden die Zutrittsbeschränkungen im virtuellen und physischen Raum abgeklopft und für ausreichend befunden. Kundendaten sind sicher vor unbefugten Augen.
  • Es ist nicht möglich, Daten nachträglich zu verändern.
  • Es ist nicht möglich, relevante Dokumente vor Ablauf der Aufhebefrist zu löschen – auch nicht für Administratoren bei Fabasoft.
  • Der Prozess vom Papier ins elektronische Archiv ist ausreichend abgesichert.
  • Sämtliche gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten.