Vorteile der Fabasoft Personalakte

Konsistenz und Zentralisierung

Durch die Zentralisierung und Vereinheitlichung haben Sie jederzeit den aktuellen, konsistenten und vollständigen Informationsstand Ihrer Personalakten verfügbar. Kosten und Zeit für Aktenkopien und -transport werden eingespart, und die Mehrfachführung von Akten entfällt.

Standardisierung von Prozessen

Über eine Ablaufsteuerung können standardisierte Abläufe automatisiert werden. Durch die unternehmensweite Standardisierung von Abläufen und deren Abbildung im System wird die Prozesssicherheit und die Transparenz erhöht. Die Automatisierung der Prozesse reduziert Routinetätigkeiten. Auch die revisionssichere Langzeitarchivierung ist Bestandteil der Fabasoft Personalakte.

Flexible Aktenverwaltung

Mit der intuitiv bedienbaren digitalen Personalakte verwalten Sie sowohl personenbezogene Dokumente als auch strukturierte Daten wie Personenstands-Informationen – via Browser und ganz ohne Einschulung. Im Dashboard finden Sie alle wichtigen Informationen inklusive Stammdaten-Auswertungen und Reports übersichtlich dargestellt.

 

Kosten sparen, Ressourcen schonen

Mit der Fabasoft Personalakte entfallen die Mehrfacherfassung von Daten und die Mehrfachführung von Akten, zusätzlich sparen Sie Kosten und Zeit für Aktenkopien und -transport. Um Ihre Ressourcen noch weiter zu schonen, können Sie standardisierte Abläufe automatisieren.

 

Schnell finden, statt lang suchen

Mit der semantischen Suche von Mindbreeze finden Sie (Personal)akten in Sekundenschnelle. Die Suche erschließt nicht nur den Namen eines Personalakts sondern auch dessen Inhalt und analysiert diese Inhalte (beispielsweise Lebensläufe) semantisch.

Fabasoft Personalakte Screenshot

Compliance-Richtlinien einhalten

Mit der Fabasoft Personalakte erfüllen Sie die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens. Über ein individuell konfigurierbares Benutzer- und Rechtemanagement stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen haben.

 

Revisionssichere Archivierung

Die Fabasoft Personalakte ermöglicht die revisionssichere Langzeitarchivierung der Personalakten für alle Unternehmensbereiche.

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Rasche Implementierung

Sie können die Stammdaten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach und schnell von bestehenden HR-Systemen in die Fabasoft Personalakte migrieren. Des Weiteren können Sie Personalakten-Dokumente via CSV-Datei, per Scan oder per Drag-and-Drop importieren, inklusive Akten-Zuordnung. Durch die vorhandenen Schnittstellen ist z. B. eine Integration in SAP einfach und rasch durchführbar.

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Zentrales Benutzermanagement und leicht verständliche Rechteverwaltung

Die Cloud-Organisation ist ein Modell, also ein Abbild Ihrer Organisation. Ihr Administrator pflegt diese Cloud-Organisation und verwaltet die Benutzerkonten. Der Zugriff auf die Personalakten kann durch die leicht verständliche Rechteverwaltung von der Personalabteilung selbst gewährt werden und verlangt keine speziellen IT-Kenntnisse.

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Effizientes Berichtswesen und detaillierte Auswertungen

Durch moderne Berichtsmöglichkeiten, auch basierend auf Volltext-Inhalten, wird der Aufwand für das Berichtswesen drastisch reduziert. Die Aktenbestände können nach völlig neuen Kriterien effektiv ausgewertet werden.

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Semantische Volltextsuche mit Mindbreeze

Die semantische Suche ist durch den Einsatz der Mindbreeze-Technologie führend. Damit wird nicht nur in allen Dokumentenformaten und Metadaten effizient gefunden, sondern Datensätze werden zu „Actionable Information“.

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Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Authentifizierung im Rahmen des Logins in die Fabasoft Personalakte erfolgt immer über zwei Faktoren wie zum Beispiel SMS-PIN, E-Mail-PIN, Security-Token (Software- oder Hardware-Token).  Damit wird eine geschützte, vertrauensvolle Arbeitsumgebung geschaffen.

 

Single-Sign-On über digitale Zertifikate

Durch die optionale Nutzung der zertifikatsbasierten Authentifizierung können sich die Benutzer ohne Eingabe von Login und Passwort bei der Fabasoft Personalakte anmelden. Ihr Administrator kann die Zertifikate Ihrer Organisation verwalten und die Namen der Benutzerzertifikate (CN) vergeben. Danach können sich die Benutzer, für die ein CN vergeben wurde und die ein Zertifikat besitzen, über die Login-Seite mit Zertifikat anmelden.

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100-prozentige Nachvollziehbarkeit via durchgängige Versionierung

Die Fabasoft Personalakte bietet eine lückenlose Versionierung. Damit sind alle Änderungen an den Dokumenten jederzeit nachvollziehbar. Mit der Zeitreise können Sie zudem schnell und elegant Personalakten und/oder Dokumente und deren Metadaten betrachten, diese vergleichen oder wiederherstellen.

 

Auditing

Mit der Funktion „Auditing“ werden alle Zugriffe auf Objekte protokolliert. Es werden nicht nur Änderungen der Eigenschaften angezeigt sondern auch wann und von wem ein Objekt gelesen wurde.

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Dynamische Wasserzeichen

Sie haben die Möglichkeit, dynamische Wasserzeichen automatisch auf Dokumente anzubringen. So ist selbst wenn Dokumente den sicheren Teamroom in der Cloud verlassen, jederzeit klar nachvollziehbar, woher das Dokument kommt und wer es exportiert oder gedruckt hat.

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Weitere Vorteile

Mobiler, dezentraler und paralleler Zugriff

Alle Berechtigten erhalten ortsunabhängig über alle Niederlassungen und Tochtergesellschaften hinweg, jederzeit und auch mobil Zugriff auf die Personalakten.

 

Intuitive und barrierefreie Benutzeroberfläche in 22 Sprachen

Die Benutzeroberfläche ist nicht nur einfach und intuitiv bedienbar sondern auch für Menschen mit Beeinträchtigungen konzipiert. Darüber hinaus „spricht“ die Fabasoft Personalakte 22 verschiedene Sprachen.

 

Automatisierte Übernahme von Daten und Dokumenten

Offene Schnittstellen ermöglichen die einfache, schnelle und automatisierte Übernahme von Daten und Dokumenten aus bestehenden Systemen.

 

Sicherstellung von Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten

Durch die unternehmensweite Standardisierung von Abläufen und deren Abbildung im System entsteht Transparenz und Arbeitsersparnis. Integrierte Funktionen wie rollenbasierte Workflows oder Terminüberwachung tragen zur Prozess-Sicherheit bei.

Einfache und schnelle Recherche

Die fortschrittlichen und einfachen Abfragemöglichkeiten bedeuten für die tägliche Arbeit der Personalabteilung eine enorme Zeitersparnis.

 

Verschlüsselte Übertragung und Speicherung auf verschlüsselten Festplatten (Server)

Die Daten werden auf Basis des Secure-HTTP-Standards TLS verschlüsselt übertragen und liegen zudem auf verschlüsselten Festplatten (Self Encrypting Disks).

 

Sofort betriebsbereit und einfach bedienbar

Die Fabasoft Personalakte kann von Ihrem Administrator ohne Programmieraufwand schnell eingerichtet und in Betrieb genommen werden. Zu Beginn muss die Organisation aufgesetzt, sämtliche Mitglieder hinzugefügt, Zugriffsberechtigungen erteilt und die Dokumente strukturiert abgelegt werden. Mit der eleganten und intuitiven Benutzeroberfläche gelingt es den Anwendern mühelos Personalakten und -dokumente zu verwalten.

Made in Europe

Fabasoft ist eine europäische Software-Manufaktur, die ihre Produkte selbst entwickelt und ihre Infrastrukturen eigenständig betreibt. Da der vollständige Source Code in Europa liegt, ist eine europäische Autonomie gewährleistet.

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