Features und Vorteile der Fabasoft Business Process Cloud

Profitieren Sie von grenzenlosen digitalen Services in der Fabasoft Business Process Cloud. Lokale Ansprechpartner mit Erfahrung in lokalen Märkten und eine einfache individuelle Anpassbarkeit der Fabasoft Business Process Cloud schaffen die Basis dafür, dass innovative Dienstleistungen rasch in Co-Kreation mit dem Kunden verwirklicht werden können – für einen größtmöglichen Nutzen für Ihren spezifischen Anwendungsfall.

Flexibles und bewährtes Dokumentenmanagementsystem

Erfassen, verarbeiten und sichern Sie alle Ihre Dokumente und steuern Sie flexibel Ihre digitalen Workflows und automatisierten Geschäftsprozesse. Die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern und Kollegen findet in hochsicheren Online-Arbeitsbereichen („Teamrooms“) statt.

 

Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die Fabasoft Business Process Cloud gründet auf dem Fundament eines europäischen Wertesystems für Daten-, Zugriffs- und Rechtssicherheit sowie für zertifizierte Qualitätsstandards. Die drei Fabasoft Rechenzentren schaffen die Basis für die weltweite Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und geben Ihnen Gewissheit und die Wahlfreiheit, wo die Speicherung Ihrer Daten erfolgt.

Zentrales Benutzermanagement und leicht verständliche Rechteverwaltung

Die Cloud-Organisation ist ein Modell, also ein Abbild Ihrer Organisation in der Fabasoft Business Process Cloud. Ihre Administratoren pflegen diese Cloud-Organisation und verwalten die Benutzerkonten (Mitglieder und externe Nutzer), definieren Organisationseinheiten (Gruppen) u. v. m. Das Zusammenarbeiten und der Austausch von Dokumenten wird über Teamrooms ermöglicht. Dort organisieren Sie die Zusammenarbeit im Team, vom Einladen neuer Mitglieder oder Organisationseinheiten (Gruppen) bis zum Verwalten der Zugriffsrechte. Dabei wird zwischen Leserechte, Änderungsrechte und alle Rechte differenziert. Ein Teamroom und die darin enthaltenen Dokumente liegen in einer Cloud-Lokation.

 

Einfache, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

Externe Personen wie Lieferanten, Kunden oder Partner können einfach zur Zusammenarbeit und zur Teilnahme an Prozessen wie z. B. „Freigabe“ oder „Genehmigen“ eingeladen werden. 

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Authentifizierung im Rahmen des Logins in die Fabasoft Business Process Cloud erfolgt immer über zwei Faktoren. So verwenden Sie zum Beispiel neben Benutzername und Passwort als zweiten Faktor die SMS-PIN, die E-Mail-PIN oder ein Security-Token (Software- oder Hardware-Token) auf Basis „Radius“. Oder Sie benutzen gleich Ihre Digital-ID (Deutscher Personalausweis, Österreichische Bürgerkarte oder SuisseID).

 

Single-Sign-on über digitale Zertifikate

Durch die optionale Nutzung der zertifikatsbasierten Authentifizierung können sich die Mitglieder Ihrer Organisation ohne Eingabe von Benutzername und Passwort bei der Fabasoft Business Process Cloud anmelden. Sie hinterlegen in der Fabasoft Business Process Cloud lediglich die Zertifikate der Zertifizierungsstellen Ihrer Organisation und weisen die Namen der Benutzerzertifikate (CN) den jeweiligen Nutzern zu. Schon können sich die Mitglieder Ihrer Organisation, die ein Zertifikat besitzen, über die Login-Seite mit Zertifikat und Mobile-PIN oder Security-Token anmelden.

Revisionssicheres Auditing

Mit der Funktion „Auditing“ werden alle Zugriffe auf Objekte protokolliert. Es werden nicht nur Änderungen der Eigenschaften angezeigt sondern auch wann und von wem ein Dokument gelesen wurde. Zusätzlich ermöglicht Ihnen die "Zeitreise" Dokumente und Metadaten zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.

 

Revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten

Die Fabasoft Business Process Cloud erlaubt in der Edition „Enterprise“ die revisionssichere und GoB-konforme Ablage von Dokumenten, insbesondere auch von Rechnungen und Personaldokumenten, so dass diese in elektronischer Form einem Papier-Original gleichzusetzen sind.

Zeit sparen durch automatisiertes Workflow-Management

In der Fabasoft Business Process Cloud laufen Workflows automatisiert und zu jederzeit nachvollziehbar. Für die Erstellung Ihrer individualisierten, an Ihr Unternehmen angepassten Prozesse steht Ihnen ein grafischer BPMN 2.0 Editor zur Verfügung. Benutzer können darin vordefinierte Prozesse (z.B. Freigabe) wählen oder selbst Geschäftsprozesse modellieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. Natürlich sind auch Mehrfach-Instanz-Aktivitäten möglich, bei denen eine Aktivität in einem Prozess von mehreren Personen gleichzeitig oder hintereinander abgearbeitet werden kann.

Die in einen Prozess integrierten Benutzer erhalten deren Tasks in einem sogenannten Arbeitsvorrat, sowie auch eine Benachrichtigung per E-Mail. Mithilfe eines PCs, Laptops, Tablets oder auch Smartphones lassen sich diese Tasks strukturiert abarbeiten.

Beste Usability und volle Accessibility

Intuitive und barrierefreie Benutzeroberfläche in 22 Sprachen

Die Benutzeroberfläche der Fabasoft Business Process Cloud ist einfach und intuitiv in 22 Sprachen bedienbar. Darüber hinaus ist sie beinahe zu 100 % barrierefrei und ermöglicht Chancengleichheit für Menschen mit besonderen Bedürfnissen, wie die Stiftung Pfennigparade im Januar 2015 mit dem Prädikat „sehr gut zugänglich“ bescheinigt. Zudem ist die Fabasoft Business Process Cloud die erste Web-Applikation, die von der Österreichischen Computer Gesellschaft (OSG) mit dem WACA-Zertifikat ausgezeichnet wurde. Die cloudbasierte Anwendung erfüllt die Anforderungen der WCAG 2.0 - AA in hohem Maße und wurde mit Silber ausgezeichnet. 

WACA-Zertifikat (Silver)

Microsoft Office Online Integration

Alle Unternehmen, die Microsoft Office 365 Lizenzen besitzen, profitieren von noch mehr Agilität durch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten im Browser in Echtzeit. Der Administrator einer Organisation in der Fabasoft Business Process Cloud kann für alle oder ausgewählte Teammitglieder die Verwendung von Office Online freischalten. Der einzelne Benutzer kann dann selbst auswählen beziehungsweise konfigurieren, ob ein Microsoft Word-, Excel- oder Power-Point-Dokument über Office Online oder die Office-Anwendungen am Arbeitsplatz geöffnet werden soll. Dokumente werden online im Browser bearbeitet, Änderungen werden sofort automatisch gespeichert. Mehrere Benutzer können in Echtzeit zusammenarbeiten. Dabei wird jeder Bearbeiter durch einen unterschiedlichen Cursor kenntlich gemacht.
 

Zahlreiche Schnittstellen zur Koppelung mit bestehenden Lösungen 
 

Die Fabasoft Business Process Cloud bietet zahlreiche Standard-Schnittstellen für die Integration von Anwendungen wie beispielsweise WebDAV, CalDAV, CMIS, Webservices (SOAP, JSON/REST) etc.....

 

 

 

 

 

Top Features

 

Individuelles Unternehmensbranding
Die Funktion „Branding“ ermöglicht die Personalisierung Ihrer eigenen Cloud-Organisation. Das Branding ist auch individuell auf jeden Teamroom anwendbar.
 

Automatische Synchronisierung mit dem lokalen Dateisystem

Der Cloud Ordner ermöglicht Ihnen Inhalte, die Sie in der Fabasoft Business Process Cloud speichern, mit Ihren Endgeräten zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Daten nicht nur im Webclient sondern auch direkt auf Ihrer lokalen Festplatte zur Verfügung.
 

Öffentliche Links
Mittels der Funktion „Öffentliche Links“ können Sie nicht registrierten Benutzern (bspw. Geschäftspartnern) Teamrooms, Ordner oder Dateien zugänglich machen. Diese Links können optional mit einem Passwort und/oder mit einem Gültigkeitsdatum versehen werden. Zudem können Sie automatisch Wasserzeichen anbringen und die Dokumente somit zusätzlich schützen.
 

Dynamische Wasserzeichen
Sie haben die Möglichkeit, dynamische Wasserzeichen automatisch auf Dokumente anzubringen. So ist selbst wenn Dokumente den sicheren Teamroom in der Cloud verlassen, jederzeit klar nachvollziehbar, woher das Dokument kommt und wer es exportiert oder gedruckt hat.

 

Kalender

Der Teamkalender bietet die Nutzung eines gemeinsamen Kalenders, um Aktivitäten im Team besser koordinieren zu können. Durch die Unterstützung von CalDAV kann der Kalender auch in Drittprodukten (wie z. B. Apple iCal) eingebunden werden.

 

Semantische Volltextsuche

Mit der integrierten Volltextsuche finden Sie in sekundenschnelle die Informationen, die sie gerade brauchen. Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.

Sicherer, mobiler Zugriff über Apps für iOS und Android
Alle Berechtigten erhalten ortsunabhängig über alle Niederlassungen und Tochtergesellschaften hinweg, jederzeit und auch mobil Zugriff auf Dokumente.

 

Vorlagenmanagement
Das Vorlagenmanagement ermöglicht Vorlagen- und Textbausteinsammlungen zu erstellen, darin Vorlagen und Textbausteine zu verwalten und diese Benutzern zur Verfügung zu stellen.

 

Newsfeed, vielseitige Benachrichtigungsfunktionen 
Die Kommunikation innerhalb von Teamrooms erfolgt über geschützte Newsfeeds (private Chats). Dort haben Sie die Möglichkeit, sich mit allen Personen auszutauschen, die über eine Zugriffsberechtigung zum Teamroom verfügen. Mittels der Benachrichtigungsfunktion kann sich jeder Nutzer automatisch über Neuigkeiten innerhalb der Cloud – im Rahmen seiner Berechtigungen – informieren lassen.
 

Benutzerdefinierte Formulare und Felder
Neben der klassischen Erweiterung des Objektmodells können Sie mittels einem grafischen Formulareditor – ganz ohne Programmierkenntnisse – zusätzliche Metadaten (Felder) zu Objekten hinzufügen.
 

Sofort betriebsbereit
Die Fabasoft Business Process Cloud kann von Ihrem Administrator ohne Programmieraufwand schnell eingerichtet werden. Zu Beginn müssen die Organisation aufgesetzt, sämtliche Mitglieder hinzugefügt, Zugriffsberechtigungen erteilt und die Dokumente strukturiert abgelegt werden. Dann steht der grenzenlosen Zusammenarbeit nichts mehr in Weg.