FAQ - Vertragsmanagement

Das rollenbasierte Berechtigungskonzept regelt den Zugriff auf digitale Vertragsakten und enthaltene Dokumente. Somit ist klar definiert, wer welche Inhalte einsehen und bearbeiten darf.

Eine digitale Vertragsakte beinhaltet alle Dokumente und Metadaten, die mit einem Vertrag zusammenhängen. Dazu zählen Anhänge wie auch weiterführende Unterlagen und Korrespondenz in beliebigen Dateiformaten.

Die Vertragsmanagement-Software ermittelt aus den übernommenen Metadaten anstehende Kündigungs- bzw. Verlängerungstermine. Der integrierte Kalender sowie sortierbare Listen bereiten diese Daten übersichtlich auf. Verantwortliche bekommen mit E-Mails und Push-Notifications automatisch eine Erinnerung an anstehende Ereignisse. Zudem ist die Festlegung von Eskalationsworkflows möglich.

Mit einem regelbasierten Klauselmanagement verwalten die Verantwortlichen alle Klauseln aktuell und an einem Ort. Dies trägt zu einem unternehmensweiten Einsatz bei und fördert eine automatisierte Erstellung von Verträgen. Anhand der erfassten Metadaten erfolgt die regelbasierte Anwendung der passenden Klauseln im Vertragsdokument.

Eine revisionssichere Archivierung behandelt die sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Daten. Um laut IDW PS 880 als revisionssicher zu gelten, müssen diese unter anderem vollständig, unveränderlich, protokolliert, langfristig lesbar, wiederherstellbar, sicher und nachvollziehbar sein und mit Zugriffsschutz digital für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt sein.

Die automatisierte Versionierung zeichnet sämtliche Änderungen in Verträgen und den zugehörigen Dokumenten, Protokollen oder Geschäftskorrespondenzen auf und speichert diese revisionssicher als neue Version. Unsicherer Datenaustausch, unzählige E-Mails sowie Verwechslungen von Versionen in unterschiedlichen Systemen gehören damit der Vergangenheit an. Neben systemgenerierten Versionen ermöglicht das intelligente Freigabemanagement auch die Erzeugung von benannten Versionen zur schnellen Auffindbarkeit.

Fabasoft Contracts unterstützt die Abbildung aller Vertragsarten.

Im Vertragsmanager finden sich vordefinierte Workflows wie Zeichnungsprozesse oder Erinnerungen im Kontext des Fristenmanagements.

Der grafische Prozesseditor (BPMN 2.0) macht es möglich, Prüf-, Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse individuell zu modellieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. Prozessteilnehmer:innen bekommen in Folge E-Mails und Push-Notifications zu den anstehenden Aufgaben. Eine grafische Prozessübersicht sorgt dafür, dass alle beteiligten Personen jederzeit nachvollziehen können, in welchem Status sich der Vertrag gerade befindet.

Bei der Erstellung von Verträgen greifen die Verantwortlichen auf geprüfte und freigegebene Vorlagensammlungen und Templates zurück. Die hinterlegten Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten mittels Textbausteinen und Klauselbibliothek in die Dokumentenvorlagen. Durch die Verwendung dieser Templates, die die Rechtsabteilung stets an die aktuelle Rechtslage anpasst, reduzieren sich manuelle Arbeitsschritte und potenzielle Fehlerquellen.

Ein Workflow bezeichnet einen definierten und digitalisierten Arbeitsablauf. Dieser bindet sowohl interne Fachabteilungen als auch externe Partner in die Bearbeitung von Geschäftsfällen ein. Dabei arbeiten alle an einer gemeinsamen Version eines Dokuments.