Die Fabasoft Cloud als Missing Link für Dokumenten- und Workflow-Management der Post

9. Oktober 2015
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Fabasoft überzeugt die Post AG mit ihrem leistungsfähigen und hoch sicheren Dokumenten-Management-System aus der Cloud. Durch die Partnerschaft agiert die Post AG ab sofort als Wiederverkäufer der Fabasoft Cloud. Fabasoft wird in Hinkunft Cloud-Funktionalitäten für digitales Dokumentenmanagement in Unternehmen unter der Marke „Post Cloud Enterprise“ bereitstellen.

Die Post AG bereitet mit dem Weg in die Cloud den nächsten Schritt in ihrer Digitalisierungsstrategie vor. Die gut eingeführten B2B-Lösungen für elektronischen Posteingang und die digitale Dokumentenlogistik unter der Dachmarke „Mail Solutions“ sollten durch ein Cloud-basiertes DMS (Dokumenten-Management-System) weiter veredelt werden. Ziel der Post AG war bei ihren Kunden die sichere Abwicklung des Dokumentenaustauschs in Unternehmen über Grenzen hinweg und die Bewältigung großer Mengengerüste, die einheitliche Verarbeitung von Geschäfts- und interner Post und ihre konsolidierte Ablage in der Unternehmensdokumentation. Zudem sollte die Steigerung der Mobilität durch ortsungebundenen Zugriff der Mitarbeiter auf ihre digitale Post auch über Tablets und Smartphones und die Verbesserung der Suchgenauigkeit bei der Abfrage von Dokumenten gewährleistet sein.

Höchste Sicherheitsstandards und Systemoffenheit gaben den Ausschlag

Die Fabasoft Cloud Lösung punktete bei der Systemauswahl vor allem durch ihre hohen Sicherheitsstandards und die offenen Systemschnittstellen. Die Fabasoft Cloud gewährleistet höchsten Datenschutz durch Speicherlokationen in Wien sowie durch Sicherheitszertifizierungen renommierter externer Normierungs- und Prüfinstitutionen. Ein weiteres Kriterium für die Entscheidung der Post AG, auf die Fabasoft Cloud zu setzen, betraf die Offenheit der Schnittstellen, die beispielsweise die Interoperabilität mit kundenseitigen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) sicherstellen und auch die Modellierung von kundenspezifischen Workflows mit geringem Aufwand ermöglichen.

Workflow-Management für individuelle Use-Cases

Beim neuen Cloud-Service definiert die Post AG mit ihren Kunden die erforderlichen Workflows für die Bearbeitung der elektronischen Eingangspost. Von der Post AG erhalten die Kunden eine Business Center Adresse, bei der die physische Post einlangt. Nach der Brieföffnung, dem Einscannen und der Kategorisierung der Post (z. B. nach Rechnungen, Verträgen etc.) und einer in Abhängigkeit davon erforderlichen Datenextraktion (z. B. Rechnungs- und Lieferscheinpositionen) sowie einer durchgängigen Qualitätsprüfung durch die Post-Tochter „Scanpoint“ werden die Dokumente und Metadaten vollständig digitalisiert an die „Post Cloud Enterprise“ übergeben.

Die Fabasoft Cloud bildet unter dem neuen Brand „Post Cloud Enterprise“ sämtliche Prozesse der Dokumentenlogistik elektronisch ab. Alle Dokumente werden den Kunden über die Teamroom-Funktionalität der Fabasoft Cloud zur Verfügung gestellt. Auf Postkundenseite kann für jeden einzelnen Mitarbeiter ein Posteingangs-Teamroom eingerichtet werden. Anwender des digitalen Dokumentenmanagements der Post AG haben aber auch die Möglichkeit spezielle Teamrooms für Finanzabteilungen aufzusetzen, über die dann die gesamte Rechnungsadministration läuft. Die hinterlegten Workflows exekutieren dabei die in den Unternehmen angewandten Weiterleitungs- und Freigabe- bzw. Prüfungsprozesse. Rechnungen können so hoch automatisiert in die Buchhaltung eingespielt und im ERP (beispielsweise SAP) verbucht werden.

Auch die Bestätigung für beglaubigte Postsendungen oder behördliche Schriftstücke durch den Empfänger mittels digitaler Signatur lässt sich digital aufsetzen. Die breite Funktionalität des Teamroom-Konzeptes der Fabasoft Cloud bietet somit beste Optionen für individuelle Anpassungen und Use-Case-Modellierungen etwa in Form einer durchgehend einheitlichen Etikettierung für verschiedene elektronische Eingangspoststücke. Durch diese Anreicherung der digitalen Dokumente mit bestimmten Attributen wird sichergestellt, dass die elektronischen Poststücke auf schnellstem Weg zum richtigen Empfänger gelangen.
Die funktionale Vielseitigkeit des Teamrooms der Fabasoft Cloud findet eine optimale Ergänzung in der Sicherheitskonzeption dieser geschützten Datenräume. Von der Administrierung, der Einrichtung von Teamrooms und den dabei vergebenen Rechten über das Log-In-Procedere mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und weiteren qualitativ hochwertigen Access-Varianten, bis hin zur eigentlichen Inhaberschaft der Teamrooms durch das Unternehmen als Cloud-Organisation, genießen digitale Postdokumente exklusiven Schutz auf höchstem Niveau.

Cloud-Funktionalität eröffnet Post AG weitere Marktdurchdringung

Mit der Auslagerung des Dokumenten- und Workflow-Managements an einen erfahrenen Anbieter von ECM-Lösungen aus der Cloud kann die Post AG den Markt für elektronisches Dokumenten- und Rechnungsmanagement auch jenseits von Großunternehmen adressieren. Insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen, die über keine eigene Infrastruktur für den Betrieb einer digitalen Posteingangsstelle und für die Archivierung der Eingangspost sowie der angeschlossen Dokumente verfügen, können jetzt mit „Post Cloud Enterprise“ auf Basis der Fabasoft Cloud-Funktionalitäten ebenfalls in den Prozess der Unternehmensdigitalisierung und damit der Wettbewerbsstärkung eintreten.

Post-Lizensierung beweist Technologieführerschaft der Fabasoft Cloud

„Wir freuen uns, dass wir mit der Post AG einen Partner gewinnen konnten, der sehr nah am Kunden operiert und seine digitalen Produktangebote klar darauf ausrichtet. Unsere schlüsselfertige Cloud-Lösung aus einer Hand bestätigt einmal mehr, dass unsere Design-Prinzipien aus bester Anwendbarkeit, einfachem Customizing und ausgereifter Datensicherheit die Gründe unseres Markterfolges im deutschsprachigen Raum sind“, zeigt sich DI Helmut Fallmann, Vorstand der Fabasoft AG, zufrieden.

„Mit der Fabasoft Cloud konnten wir die Anforderungen der Post AG sehr agil, kosteneffizient und mit kürzester Umsetzungszeit zur vollen Zufriedenheit erfüllen“, unterstreicht Andreas Dangl, Geschäftsführer der Fabasoft Cloud GmbH, die Bedeutung der neuen Partnerschaft für die hohe Reputation des börsennotierten Linzer Softwarehauses als Anbieter von verlässlichen europäischen Cloud-Services.

 

f.l.t.r.: Georg Mündl, Managing Director Mail Solutions Österreichische Post AG, Walter Hitziger, Managing Board Brief, Werbepost & Filialen Österreichische Post AG, Helmut Fallmann, Managing Board Fabasoft AG, Andreas Dangl, Managing Director Fabasoft Cl