Mit digitalem Vertragsmanagement zu mehr Flexibilität und Nachhaltigkeit in der Supply-Chain

Durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) rückt das Thema Nachhaltigkeit mehr und mehr in den Fokus der Entscheidungsträger in Unternehmen. Dieses tritt Anfang 2023 in Deutschland in Kraft und betrifft auch österreichische Zulieferer. Auf EU-Ebene liegt nun ebenfalls ein entsprechender Gesetzesentwurf vor. Laut einer BME-Umfrage aus dem Jahr 2022 sind sich 47 % der Betriebe aufgrund fehlender Transparenz nicht über das Risikopotenzial im Hinblick auf Nachhaltigkeit, Menschenrechte und Umweltschutz in ihren Supply-Chains im Klaren. Hinzu kommen weitere exogene sowie endogene Trends, etwa Digitalisierung und Kostendruck, welche eine hohe Anpassungsfähigkeit der Lieferketten erfordern.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie mit digitalem Vertragsmanagement Ihre Supply-Chain flexibler gestalten und nachhaltig zugunsten des Unternehmenserfolges verbessern.

1. Die Cloud als „Single Source of Truth“

Nachhaltigkeitsmanagement braucht ein hohes Maß an Transparenz in der Lieferkette. Entscheidend sind daher eine effiziente, nachvollziehbare Zusammenarbeit der involvierten internen wie externen Akteure und ein guter Überblick über sämtliche Vereinbarungen.

Ein modernes Vertragsmanagement-Tool bietet die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud einzurichten und dort alle Unterlagen zentral in digitalen Akten abzulegen sowie zu bearbeiten – Stichwort „Single Source of Truth“. Dadurch gehören unterschiedliche Versionen oder zeitaufwendige Suchen in lokalen Laufwerken und unübersichtlichen Ordnerstrukturen der Vergangenheit an. Nur ein limitierter Personenkreis greift durch das rollenbasierte Berechtigungskonzept auf die sensiblen Daten zu – zeit- und ortsunabhängig, über jedes gängige Endgerät. Zudem erfüllen die lückenlose Dokumentation jedweder Änderungen und die revisionssichere Archivierung in der Cloud die gesetzliche Nachweispflicht. Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt in der einfachen Integration neuer Partner, darunter Teammitglieder, Zulieferer, Rechtsvertretungen oder Behörden, die sofort miteinander interagieren können.

2. KI-gestützte Zusammenarbeit mit Lieferanten, ohne Systembrüche

Ergänzend zur Cloud trägt auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bei der digitalen Vertragsverwaltung zu einer systembruchfreien und transparenten Kooperation der Geschäftspartner im Rahmen der Supply-Chain bei.

Die KI erkennt und klassifiziert Metadaten wie Vertragspartner, -summe oder Laufzeit und findet dadurch die Informationen aus den digitalen Akten umgehend wieder. Dafür sorgen neben übersichtlichen Listen zum Filtern und Sortieren insbesondere Optical Character Recognition (OCR) und die intelligente semantische Volltextsuche: Schon bei der Eingabe von Schlagwörtern liefert die Anwendung passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Smartes Vertragsmanagement hilft, relevante Vereinbarungen rasch zu identifizieren und Fragen zu Lieferanten in Sekundenschnelle zu beantworten. Besteht Handlungsbedarf, ist dieser einerseits im persönlichen Arbeitsvorrat ersichtlich, andererseits erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail-Erinnerung zu jedem To-do. Um Verzögerungen vorzubeugen, erledigt bei Abwesenheit die festgelegte Stellvertretung die Aufgaben. Das macht die Zusammenarbeit simpel und transparent.

3. Schnelle Vertragsgestaltung und verbesserte Qualität durch Vorlagen

Bestehende Vereinbarungen an neue oder geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen anzupassen, erfordert vor allem zwei Voraussetzungen: Eine übersichtliche, individualisierbare Darstellung sämtlicher Verträge oder Lieferanten in Tabellenform sowie eine gut organisierte und nachvollziehbare Kooperation. Das funktioniert mit einer modernen Vertragsmanagement-Software ganz einfach.

Die Zuständigen greifen auf stets aktuelle, von der Rechtsabteilung freigegebene Vertragsvorlagen und Templates zu. Die zentral hinterlegten Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen. Das beschleunigt die Vertragsgenerierung oder -änderung und verbessert die Qualität. So lassen sich gesetzliche Vorgaben ebenso rasch wie zeitgerecht umsetzen und Regelverstöße entlang der Lieferkette vermeiden.

4. Maximale Effizienz durch Prozessautomatisierung und digitale Signaturen

Nach der Erstellung oder Adaptierung von Vereinbarungen, startet das System selbstständig die nötigen Prüf-, Genehmigungs- bzw. Freigabeworkflows und lenkt diese regelbasiert an die jeweiligen Entscheidungsträger in der Supply-Chain.

Zudem verfügt jedes intelligente Vertragsmanagement-Produkt über eine integrierte, rechtssichere fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Der automatisiert initiierte Zeichnungsprozess erfolgt medienbruchfrei, ohne Einbindung von Drittanbietern, und beschleunigt die Abläufe signifikant. Zeitintensive informelle Prozesse, Unklarheiten hinsichtlich gültiger Unterlagen und unsicherer Datenaustausch sind somit vom Tisch. Das führt vom Anfang bis zum Ende des Vertragslebenszyklus zu nachhaltig effizienten, revisionssicheren Prozessen sowie zu maximaler Transparenz bezüglich Version und Status.

5. Gezielte Termineinhaltung durch integriertes Fristenmanagement

Das automatisierte Fristenmanagement stellt ein weiteres wichtiges Feature moderner, digitaler Vertragsverwaltung dar, das die Workflows und die Interaktion der Beteiligten in der Lieferkette nachhaltig verbessert.

Die KI liest Fristen und Termine aus den eingescannten Vereinbarungen aus und bereitet diese strukturiert in Listen auf. Sortiert nach Vertragsende, bieten diese einen Überblick über bevorstehende Ereignisse. Darüber hinaus assistiert der systemeigene, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender bei der Einhaltung von Terminen. E-Mail-Reminder und Push-Notifications machen die Verantwortlichen rechtzeitig auf bevorstehende Termine aufmerksam. Das ersetzt fehleranfällige, manuelle Eingaben und aufwendiges Koordinieren von Terminen via E-Mail oder Telefon. Automatisiertes Fristenmanagement verhindert das Übersehen von Fristen bzw. Verpflichtungen und folglich etwaige teure Konventionalstrafen.

Digitalisierung als Motor flexibler, nachhaltiger Supply-Chains

Die Nachhaltigkeit von Lieferketten gewinnt zunehmend an Bedeutung. Um Wettbewerbsvorteile zu lukrieren braucht es mehr Transparenz und Flexibilität im Supply-Chain-Management. Eine cloudbasierte, smarte Standardsoftware wie Fabasoft Contracts unterstützt durch die übersichtliche Darstellung sowie die unkomplizierte, nachvollziehbare und sichere Zusammenarbeit genau dabei. So lassen sich nicht nur die gesetzlichen Sorgfaltspflichten des LkSG einfach umsetzen, sondern durch weitestgehende Prozessautomatisierung auch nachhaltig Kosten reduzieren und Risiken senken.

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