Warum sich der Umstieg auf digitale Vertragsverwaltung lohnt

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wirkt sich unmittelbar auf den Unternehmenserfolg aus. Zahlreiche Studien belegen, dass sich Betriebe mit höherem Digitalisierungsgrad als resilienter in Krisensituationen1 erweisen und bis zu dreimal mehr Umsatzwachstum2 erzielen. Für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit setzen Entscheidungsträger zunehmend darauf, ihr Unternehmen in diese Richtung weiterzuentwickeln. Dabei empfiehlt es sich besonders, die digitale Vertragsverwaltung in den Fokus zu rücken, denn smarte Vertragsmanagementprodukte bieten neben maximaler Unterstützung bei der Bewältigung der gegenwärtigen Anforderungen auch zahlreiche Vorteile.

Die „analogen“ Möglichkeiten sind begrenzt

Herkömmliche Verwaltungsmethoden wie Papierarchive oder elektronische Ablagestrukturen stehen für analoges Vertragsmanagement. Aufgrund der limitierten technologischen Möglichkeiten sind diese Werkzeuge die Ursache für wiederkehrende, zeitintensive Tätigkeiten aller involvierten Akteure: Mit Behelfslösungen wie manuell geführten Vertragslisten und Fristenkalendern stellen die Verantwortlichen ein Mindestmaß an Überblick und Kontrolle sicher. Medienbrüche zwischen den eingesetzten Anwendungen erhöhen die Fehleranfälligkeit und somit das Risiko. Darüber hinaus erschweren informelle Prozesse bei der Zusammenarbeit der betroffenen Abteilungen sowie Vertragspartner die Nachvollziehbarkeit und Transparenz hinsichtlich Versionierung und Status.

Die Anforderungen steigen durch gesetzliche Änderungen

Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung konfrontierte die Rechtsabteilungen 2018 mit enormem Aufwand und blieb vielen als betriebliches Großprojekt in Erinnerung. An aktuellen Beispielen mangelt es nicht: Das neue Lieferkettengesetz in Deutschland ab 1.1.2023 macht Händler und Verkäufer bei Verletzungen von Menschenrechten und Umweltschutzstandards entlang der gesamten Lieferkette haftbar. Die einhergehenden Sorgfaltspflichten für die Unternehmen sind erheblich, ebenso wie die drohenden Bußgeldzahlungen bei Versäumnissen. In Österreich erfolgte im Sommer 2021 der Beschluss des Gewährleistungsrichtlinien-Umsetzungsgesetzes auf Basis der EU-Richtlinien Warenkauf 2019/771 sowie Digitale Inhalte 2019/770. Dieses gilt für alle neuen Verträge ab dem 1.1.2022.

Die sich laufend ändernden rechtlichen Vorgaben landen schließlich auf der To-do-Liste der Vertragsmanager und weiterer beteiligter Personen. Diese müssen unter anderem Vorlagen aktualisieren und betroffene Vereinbarungen finden sowie diese an die neuen Regelungen anpassen. So verlangt etwa das neue Lieferkettengesetz die Verpflichtung zur Achtung der Menschenrechte sowie Kontroll-, Kündigungsrechte und etwaige Schadenersatzleistungen bei Verstößen festzulegen. Die dazu notwendigen „analogen“ Herkulesaufgaben lassen sich „digital“ meist spielend lösen.

Guter Überblick durch eine „Single Source of Truth“

Den Kern eines smarten Werkzeuges zur Verwaltung von Vereinbarungen stellt eine zentrale Quelle dar, die sämtliche Informationen, Dokumente und Korrespondenz enthält. Individuell gestaltbare Listen schaffen Überblick über die digitalen Vertragsakten. Gegliedert nach Metadaten wie Lieferanten, Vertragsart oder -ende beschleunigen und vereinfachen diese die Beantwortung gängiger Fragestellungen. Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass die Verantwortlichen unterschiedlicher Abteilungen stets unmittelbaren Zugriff auf die entsprechenden Unterlagen haben.

Sekundenschnelles Finden mit Schlagwörtern

Künstliche Intelligenz (KI) erkennt und klassifiziert einerseits Vertragsdaten, andererseits hilft sie, benötigte Informationen aus digitalen Akten rasch zu finden. Intelligente semantische Volltextsuchen liefern schon bei der Eingabe beliebiger Schlagwörter Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Vertragsmanagern liegen zu ändernde Kontrakte dadurch in wenigen Sekunden vor, wodurch sie im Vergleich zu „analoger“ Recherche viele Arbeitsstunden einsparen.

Geprüfte Vertragsversionen und nachvollziehbare Zusammenarbeit, auch mit externen Akteuren

Digitales Vertragsmanagement punktet zudem mit einer effektiv organisierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit. Schlüssel zur einfachen Integration interner und externer Akteure sind cloudbasierte Produkte, welche die dazu erforderlichen Funktionalitäten standardisiert und unter Einhaltung strengster Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen bereitstellen. Das entlastet lokale IT-Abteilungen – und die Beteiligten.

Alle Unterlagen befinden sich in geschützten Datenräumen an einem zentralen Ort. Dort erfolgen Änderungen und Kommentare durch die Vertragspartner direkt in der jeweiligen digitalen Akte. Das macht sämtliche Anpassungen lückenlos nachvollziehbar. Schon bei der Erstellung bringen beispielsweise von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagensammlungen und Templates Gewissheit in Bezug auf die richtige Dokumentenfassung und die Berücksichtigung geänderter gesetzlicher Regelungen. Im Anschluss an die Generierung der Vereinbarung sorgen automatisiert ausgelöste Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse für transparente, revisionssichere Abläufe. Rückfragen zu einzelnen Versionen, aktuellem Status oder definierten Zuständigkeiten gehören damit der Vergangenheit an.

Eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung ist ein weiteres wichtiges Feature moderner Vertragsverwaltung, mit dem der Abschluss einer Vereinbarung ohne Zeitverlust und Umwege gelingt, egal ob im Homeoffice oder unterwegs.

Automatisiertes Fristenmanagement reduziert Risiken

Im Hinblick auf die Realisierung vertraglicher Potenziale bei gleichzeitiger Vermeidung von Schadensfällen kommt der aktiven Steuerung von Terminen eine wesentliche Bedeutung zu. Sämtliche Änderungen wie Verlängerungen ziehen durch vorhandene Medienbrüche in analogen Tools redundante Abgleichstätigkeiten und manuelle Reminder nach sich, welche oft Fehler verursachen. Bei einer modernen Software besteht eine nahtlose Verbindung zwischen Kalender und Vertragsakte. Das integrierte Fristenmanagement berücksichtigt jede Terminverschiebung und versendet automatisierte Erinnerungen in Form von E-Mails und Push-Notifications rechtzeitig an die Verantwortlichen, selbst am mobilen Endgerät.

Digitales Vertragsmanagement zahlt sich aus

Moderne Softwaretools unterstützen effektiv bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen. Bereits der Einsatz eines smarten Vertragsarchivs mit intelligenter Suche bringt deutlich spürbaren Mehrwert für alle handelnden Personen. Darüber hinaus ergeben sich Vorteile im gesamten Vertragslebenszyklus, die zu effizienten Abläufen, höchster Transparenz und besserer Kontrolle führen. Und das sorgt für Vorsprung im Wettbewerb mit unmittelbarem Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Quelle: 1Industriellenvereinigung 2020

Quelle: 2Die digitale Dividende – Studie 2021 | Accentur

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