So rechnet sich Digitalisierung in acht Tagen

22. Februar 2017

Nach wie vor werden die Themen „Digitalisierung“ und „Cloud“ in vielen Unternehmen im deutschsprachigen Raum zu zaghaft vorangetrieben. „Der Aufwand sei groß“ und „internes Know-how fehle“ heißt es oft: Es muss zuerst der Bedarf evaluiert, ein Pflichtenheft verfasst und nach einer Lösung gesucht werden, die möglichst alle erhobenen Anwendungsfälle berücksichtigt. Dann wird eine Ausschreibung erstellt, es werden Angebote eingeholt und verglichen. Am Ende startet ein großes Projekt, das viel Geld kostet. Das gilt aber nur, wenn man das Thema „Digitalisierung“ als klassisches, allumfassendes, internes IT-Projekt mit einem traditionellen Wasserfall-Modell angeht. Dieser für Großprojekte etablierte Ansatz ist aber gar nicht nötig und in vielen Fällen auch kontraproduktiv! Disruptive Vorhaben müssen agil angegangen werden und verlangen daher von den eingesetzten Tools maximale Flexibilität. Mit der Fabasoft Cloud können einfache Lösungen für die Digitalisierung und Automatisierung von dokumentzentrierten Geschäftsprozessen innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Die damit verbundenen Kosten sind so gering, dass sich manche Projekte innerhalb von nur acht Tagen rechnen. Wie funktioniert das?

Geschwindigkeit und Kundenfokus zählen

Der Trend geht aktuell dahin, dass Unternehmen ein flexibles Cloud-Ecosystem einführen, das mehrere Services vereint und an das neue einfach andocken können. Wichtig dabei ist, auch Prozesse mit dem Kunden zu berücksichtigen und diesem damit einen Mehrwert zu bieten. Denn oft läuft die Kommunikation mit Kunden sehr aufwändig, unstrukturiert und informell ab: per E-Mail, Telefon, Meetings, etc. Entweder sind die Informationen nur im Kopf oder im E-Mail-Postfach des Kundenbetreuers vorhanden, oder alle am Projekt Beteiligten müssen hoffen, dass der Kundenbetreuer alle Informationen, die zur Projektabwicklung relevant sind, korrekt, komplett, unmissverständlich und zeitgerecht in das interne Dokumentenmanagementsystem eingibt. Gerade bei Kundenprozessen ist also das Risiko hoch, dass Fehler passieren, der Kunde unzufrieden ist und gegebenenfalls eine Reklamation bearbeitet werden muss. Ein Beispiel aus der Praxis: 

Kundenbestellung ohne Cloud-Lösung

Kunde Z schickt eine Bestellung an ein Unternehmen. Insgesamt sechs Mitarbeiter sind mit der Bearbeitung der Bestellung beschäftigt. Die Abstimmung mit dem Kunden läuft hauptsächlich über E-Mail. Für die interne Abwicklung gibt es zwar ein ERP-System, viele Abstimmungen laufen intern aber trotzdem mündlich, wie z. B. wer nun die Zeichnung an den Kunden zur Freigabe schickt – die Konstruktion oder der Verkauf – oder wann nun genau die Anzahlungsrechnung von der Buchhaltung geschickt werden kann.

Potenzielle Fehlerquellen sind quasi omnipräsent. Noch dazu kommt es aufgrund der nicht standardisierten Abläufe oft zu Wartzeiten. Es geht aber auch anders:

Kundenbestellung mit Cloud-Lösung

Die Lösung liegt in der digitalen Cloud-unterstützen Lenkung von Dokumenten – wie z. B. einer Bestellung oder einer Zeichnung – und zugehöriger Daten über die Grenzen der eigenen Organisation hinweg. Mittels einer professionellen Business-Cloud-Lösung wird die gesamte Kommunikation und Lenkung geschützt, kontrolliert und nachvollziehbar abgewickelt. Vor allem aber ist auch der Kunde Teil dieser Prozesse. Jeder Mitarbeiter kennt zu jedem Zeitpunkt gesichert alle für ihn wichtigen Informationen.

Dies hat eine deutliche Steigerung der Effizienz und eine rasche Senkung der internen Kosten zur Folge. Die Investition in eine Cloud-Lösung kann sich in nur acht Tagen rechnen – wie dieses Beispiel zeigt: 

  • Anzahl der Aufträge = 25 pro Monat
  • Ersparnis für Kommunikation und Koordination = 6 Mitarbeiter x 25 Aufträge x 15 Minuten = 37,5 Stunden pro Monat
  • Interner Stundensatz = EUR 25
  • Monatliche Einsparung = EUR 927,50
  • Monatlichen Kosten für die Fabasoft Cloud = EUR 250
  • Einmaligen Kosten = EUR 0
  • ROI = 8 Tage

Weitere Vorteile für das Unternehmen:

  • Monatliche Kosten nach dem Prinzip „pay-per-use“: Es wird nur das Service bezahlt, das auch benötigt wird.

  • Skalierbarkeit der Lösung: Klein anfangen und nach Bedarf steigern.

  • Kein bzw. minimales Investment: Organisationen, Benutzerrechte, Workflows etc. sind in der Edition „Enterprise“ der Fabasoft Cloud im Standardumfang enthalten – zur Erfassung der genauen Bedürfnisse bzw. Details der Geschäftsabläufe kann zusätzlich ein Workshop notwendig sein.

Wenn der Mehrwert durch eine Cloud-Lösung auf diese Art und Weise sichtbar und nachvollziehbar ist, dann kann durch die Ankoppelung an die interne IT-Infrastruktur in Abstimmung mit der internen IT ein noch viel größerer Nutzen geschaffen werden.