So meistern Sie die drei typischen Herausforderungen bei der Lieferantendokumentation

Im projektbezogenen Maschinenbau gilt es, neben der eigentlichen Produktion auch umfangreiche Dokumentationsanforderungen in Form von Handbüchern, technischen Zeichnungen und 3D-Modellen, Spezifikationen, Sicherheitsunterlagen, Garantien, Zertifizierungen, Zulassungen und Wartungsmanuals zu erfüllen. Solch eine Dokumentation umfasst schnell mehrere hundert einzelne Dateien, die zum Großteil von Lieferanten zugekaufter Komponenten beigesteuert werden. Die entsprechenden Dokumente müssen fristgerecht von den Zulieferern eingefordert, durch unterschiedliche Fachabteilungen geprüft und freigegeben sowie in die Gesamtdokumentation integriert werden. Dabei ergeben sich bei der praktischen Umsetzung in Unternehmen jedoch häufig organisatorische Fragestellungen und Probleme.

In diesem Blogbeitrag gehe ich näher auf die typischen Herausforderungen ein, denen Unternehmen beim Management ihrer Lieferantendokumentation begegnen.

Herausforderung #1: Fehlende Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Die Koordination der notwendigen Unterlagen erfolgt bei vielen Unternehmen nach wie vor über E-Mail-Verkehr oder diverse Downloadplattformen. Um die Übersicht einigermaßen zu behalten, werden in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme genutzt. Unterschiedliche Kommunikationswege erschweren es den Projektverantwortlichen, den Überblick zu behalten und zu erkennen, welche Lieferanten die geforderten Dokumentationsleistungen bereits erbracht haben und wo noch Handlungsbedarf besteht. Insbesondere bei Großprojekten fehlt oftmals ein vollständiges, nachvollziehbares und übersichtliches Reporting hinsichtlich Status, Freigaben oder Fristen. Dieser Mangel an einheitlichen Informationsständen verzögert sämtliche Abläufe und somit den Projektfortschritt.

Herausforderung #2: Hoher manueller Aufwand

Häufig fehlen standardisierte, unternehmensübergreifende Prozesse. Dokumente werden per E-Mail versendet, wodurch sich die Suche nach Informationen sehr zeitintensiv gestaltet. Hinzu kommt eine unübersichtliche, dezentrale Dokumentenablage, auf die nicht alle Prozessbeteiligten Zugriff haben. Das erschwert die Nachverfolgung und Überprüfung einzelner Unterlagen. Zahlreiche vermeidbare Abstimmungsrunden und Korrekturschleifen aufgrund fehlender Informationen – sowohl intern als auch mit Lieferanten – sind die Folge.

Herausforderung #3: Risiko von Konventionalstrafen

Ein weitreichendes Problem stellen auch fehlende unternehmensübergreifende Erinnerungssysteme dar. Immer wieder werden wichtige Fristen wie Vorlagetermine übersehen oder Fertigungsfreigaben nicht rechtzeitig erteilt. Das führt nicht nur zu unnötigen Lieferverzögerungen und unzufriedenen Kunden, sondern bei Verletzung von Vertragspflichten auch zu unerwünschten Zusatzkosten – etwa in Form hoher Konventionalstrafen.

Die Lösung: Eine cloudbasierte Lieferantendokumentation

Durch den Einsatz einer durchgängigen und prozessgesteuerten Lieferantendokumentation auf Cloud-Basis lässt sich eine lückenlose, technische Gesamtdokumentation aufstellen, die zu transparenten, effizienten und sicheren Projektabläufen führt.

Relevante Informationen sind dabei an einem zentralen Ort gespeichert, sodass alle involvierten Personen jederzeit den Überblick über Projektstatus, Revisionen, Dokumentationsumfang, Freigaben sowie wichtige Fristen behalten. Dazu gehören auch klare Ablagestrukturen, eine Statusanzeige und ein integriertes Fristenmanagement. Automatisierte und klar strukturierte Prozesse, die an das Unternehmen angepasst sind, reduzieren den manuellen Aufwand aller Projektbeteiligten auf ein Minimum und ermöglichen so eine reibungslose Projektabwicklung. Durch die Anbindung an bestehende Systeme, beispielsweise an ein vorhandenes SAP-System, ist es möglich, Kundenauftrag, Lieferantenbestellung und Dokumentation zu verknüpfen.

Unternehmensübergreifende Erinnerungssysteme sorgen zudem für die Einhaltung wichtiger Fristen wie die Erteilung von Fertigungsfreigaben. Dadurch können unnötige Lieferverzögerungen oder Konventionalstrafen vermieden werden.

Fazit

Um die Herausforderungen von Großprojekten zu bewältigen, braucht es eine intelligente Lieferantendokumentation wie Fabasoft Approve, die nicht nur sämtliche Dokumente zentral verwaltet, sondern auch alle damit verbundenen Prozesse nachvollziehbar und unternehmensübergreifend abbildet. So ist gewährleistet, dass alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt denselben Informationsstand haben, Fristen eingehalten werden und Projekte reibungslos und effizient ablaufen.