Offene Geschäftsprozesse optimieren Strukturen des Unternehmens – die Cloud ist der Schlüssel dazu!

5. September 2014

Die Fürsprecher eines Umstiegs auf Cloud Computing bewerben diesen Paradigmenwechsel noch immer mit rein taktischen Kostenvorteilen und Effizienzsteigerungen auf Infrastrukturseite. Doch das wahre Potenzial der Cloud reicht viel weiter, wenn es mit parallelen IT-Entwicklungen wie sozialer Kommunikation und Zusammenarbeit sowie größerer Mobilität kombiniert wird. Dann kann Cloud Computing eine tragende Säule für unternehmerische Innovation werden, die in unserer schnelllebigen Zeit die wichtigste Voraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg in wettbewerbsintensiven Märkten ist.

Königsdisziplin „Wissensmanagement“

In vielen Unternehmen hat man erkannt, dass Wissen die vielleicht wichtigste Ressource überhaupt ist und hat begonnen Wissensmanagement als eine Art Königsdisziplin zu etablieren. Aufbau und Verwaltung von Unternehmenswissen müssen dabei einer strengen und einheitlichen Systematik folgen, damit alle im Unternehmen tagesaktuell auf den gleichen Wissensbestand zugreifen können. Gewöhnlich geht mit der stringenten Organisation von Wissen eine weitreichende Veränderung bestehender Arbeitsabläufe, Geschäftsprozesse und Kommunikationsstrukturen einher.

Dieser Change-Prozess erfordert vor allem neue Formen der Kollaboration und der Kooperation in Unternehmen, mit denen die bestehenden Stärken der Mitarbeiter, d.h. diversifiziertes Wissen aus verschiedenen Abteilungen und die eingesetzten IT-Technologien und individuellen Applikationen stärker miteinander vernetzt werden. Dieses Aufbrechen von isolierten Wissenssilos und die Beseitigung von Zugangsbarrieren zu oft gut gehüteten Teilen des Unternehmenswissens bündelt mehr Skills und Expertise und in Folge relevante Geschäftsinformationen, mit denen die Strategie leichter auf die Erwartungen von Kunden ausgerichtet und das gesamte Beziehungsmanagement zu Lieferanten entscheidend verbessert werden können.

Die Cloud ist „Missing Link“ zu Business Collaboration

In Summe entstehen aus richtig aufgesetzter Business Collaboration intelligentere, dynamischere, flexiblere und effektivere Organisationen. Verstärkte Zusammenarbeit im Unternehmen – aber auch mit externen Geschäftspartnern und Kunden – ist heute längst ein wirtschaftlicher Imperativ. Unternehmerische Wertschöpfung findet in verteilten Konstellationen statt, sowohl an geografisch unterschiedlichen Orten, zu verschiedenen Weltzeiten und in verschiedensten Projektteams. Vor diesem Hintergrund bildet Cloud Computing den optimalen „Missing Link“ für den Durchbruch des erforderlichen Business Collaboration-Konzepts.

Hinter diesem verbergen sich drei zentrale Herausforderungen: Organisatorische Maßnahmen zur Systematisierung des Unternehmenswissens, offene Kommunikation über spezifizierte Kanäle für Mitglieder von Projektteams und die Einlösung von Sicherheitsansprüchen in Bezug auf vertrauliche und projektrelevante Informationen – vor allem auch vor dem Hintergrund zunehmender Mobilität beim Zugriff auf Unternehmenswissen.

Um eine unzweifelhafte und unternehmensweit einheitliche Systematisierung von Unternehmensinformationen – angewandte Dateiformate, Dokumentenbezeichnung, Versionierung, Urheberschaft etc. – bewerkstelligen zu können, muss eine leistungsfähige Business Collaboration Applikation auch über ausreifte „Enterprise Content Management“-Funktionalitäten verfügen. Oberste Ziele einer solchen Systematik sind weit reichende Automatisierung der gesicherten Dokumentenablage entlang verbindlich festgelegter Workflows und die Etablierung eines ausgeklügelten Berechtigungssystems für den Zugang und die Manipulation an Dokumenten, mit dem der Anspruch auf offene Kommunikation für autorisierte Mitglieder in virtualisierten Teamräumen optimal eingelöst werden kann.

Mit der Einrichtung von vordefinierten Entscheidungsstationen in einem Geschäftsprozess, quasi als Sonderprojekträume mit entsprechend eigenen Berechtigungen (nur Projektleiter und Entscheider), kann der gesamte Workflow auf die nächste Qualitätsstufe gehoben werden. Das in diesem Zusammenhang weltweit am meisten praktizierte Modell ist der „Stage-Gate-Prozess“ von Robert G. Cooper im modernen Innovationsmanagement.

Cloud Computing ist die ideale IT-Lösung, wenn es um die Ausrichtung eines Unternehmens auf aktive Zusammenarbeit von Usern im Unternehmen geht. Bei diesem Operationsmodell erfolgt der Zugang zu IT-Ressourcen unabhängig von der jeweiligen Lokation. Dazu benötigen Benutzer  webfähige Devices und eine Zugangsmöglichkeit zum Internet und schon steht ihnen eine vernetzte Welt für die  Zusammenarbeit offen. Entsprechende Cloud Services ermöglichen mit ihren streng Nachfrage orientierten Preismodellen eine kosteneffiziente und transparente Realisierung des Business Collaboration-Ansatzes. Da zunehmend mehr Unternehmen auf die Vorteile verteilter unternehmerischer Zusammenarbeit und die Einbindung von Kunden in ihre Innovationsprozesse setzen, haben die Preise für Kollaboration, Koordination und Kommunikation auf Basis des Internets generell nachgegeben, was einen Einstieg auch für KMU erleichtert.

Die Märkte forcieren heute IT-Systeme mit hoher Agilität und rascher Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Rahmenbedingungen. Bei dieser Adaptierung IT-basierter Geschäftsprozesse auf inkrementelle bzw. disruptive Marktentwicklungen kann Cloud Computing sein volles Potenzial ausspielen. Das zukunftsorientierte IT-Modell ist somit die natürliche operative Ergänzung für zeitgemäßes, hoch flexibles Business Process Management und damit einhergehende Kollaborationsszenarios. Diese hochleistungsfähige Kombination von Cloud, BPM und interner wie externer Kollaboration wird die Anforderungen an Software in der Zukunft radikal verändern.

Auf der Applikationsebene wird künftig an der Einbindung von sozialen Kommunikationstools (Blogs, Unternehmenswikis, Foren etc.) und der nahtlosen Integration von mobilen Geräten (Stichwort: BYOD) kein Weg mehr vorbeiführen. Fortschrittlich aufgesetzte Cloud-Lösungen werden darüber hinaus auch für aufkommende Crowd Sourcing-Praktiken in der Produktentwicklung entsprechende Softwareansätze bereitstellen müssen.

Paradigmenwechsel von linearen zu interaktiven IT-Prozessen

Wir  IT-Experten bezeichnen den damit verbunden Paradigmenwechsel als Umstieg von einer „Systems of Records“ geleiteten IT-Strategie auf das „Systems of Engagement“ IT-Modell. Damit ist die Abkehr von zentralen Systemen, Datenbanken und Rechenzentrumsinfastrukturen gemeint, die bislang große Datenmengen und Transaktionen zwar effizient verwalteten und mehrheitlich lineare Prozesse steuerten, aber nur eine eingeschränkte Flexibilität für eine kurzfristige Neukonstellation der Ressourcen besaßen.

Die neue IT-Wertschöpfungskette stellt Interaktionen und die Kollaboration von Menschen in den Vordergrund. Diese Neuausrichtung kann aber nur über eine Öffnung der Geschäftsprozesse gegenüber dem gesamten Ökosystem erreicht werden, welches Kunden und Partner miteinschließt. Dienstleistungen und Produkte werden gezielt dadurch verbessert, indem freigegebene Kundendaten – z.B. ihre Bewegungs- und Verhaltensmuster gegenüber den Unternehmensangeboten – gezielt für kundenorientierte Weiterentwicklungen genutzt werden (Stichwort: User-driven Innovation). Auf Technologieebene meint „Systems of Engagement“ genau die zuvor angedeutete Verknüpfung intelligenter Endgeräte mit neuen, mobilen Applikationen, sozialen Netzwerklösungen und Datenanalyseverfahren mit Cloud Computing-Infrastrukturen. Auf diesem Weg entstehen dann innovative Dienstleistungen und Geschäftsmodelle mit ausgeprägten Alleinstellungsmerkmalen, die ihrerseits in verbesserte Unternehmensstrukturen münden, mit denen selbst schnelllebige Marktmechanismen und kürzeste Produktlebenszyklen gemeistert werden können.

Nur mit intuitiv zu bedienenden und im Erscheinungsbild an gewohnte Anwendungen angelehnten Benutzeroberflächen wird eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern zu erreichen sein.

Wenn die Cloud-Architektur parallel dazu, aber getrennt von der Content Management-Ebene, mit einer für unterschiedlichste Geschäftsprozesse flexibel einsetzbaren Plattform auch die gesamte Geschäftsprozesslogik auf neue Beine stellt, werden die Unternehmen hochgradig von optimierten Abläufen profitieren können. Eine durchgehende End-to-end-Abbildung der prozessgesteuerten Workflows und einfache Interventionsmöglichkeiten für ein schnelles Re-Design von Geschäftsprozessen bei sich ändernden Marktbedingungen werden für Flexibilität in der Produktentwicklung, im Customer Relationship Management (CRM) und im Marketing sorgen und diese Organisationseinheiten stärker miteinander vernetzen.

Semantisches Informationsverständnis

Integrierte semantische Metadatenmodelle können sowohl das Wissensmanagement (Contents) als auch das Prozess-Know-how revolutionieren und Unternehmen in Summe besser auf Märkte, Kunden und sonstige relevante Umwelten ausrichten. Software für Enterprise Search und Digital Cognition und ihre Einbettung in Cloud-Umgebungen sind somit der Schlüssel für das rasche und punktgenaue Auffinden von Informationen jeder Art sowohl aus strukturierten als auch aus unstrukturierten Datenquellen und die konsolidierte Darstellung des Unternehmenswissens über ein Webinterface. Dies garantiert eine präzise Entscheidungsfindung in allen Geschäftsbelangen. Die Leistungsfähigkeit solcher Systeme sind einerseits einer dynamischen Suchintelligenz, mit der semantische Bezüge zwischen verschiedenen Informationsmustern hergestellt werden können, geschuldet. Andererseits beruht ihre Effizienz auf einem vordefinierten Relevanzmodell für die Priorisierung der Treffer.

Fabasoft geht mit seinen Cloud-Lösungen genau diesen Weg. Unser Tochterunternehmen „Mindbreeze“ hat sich mit seinen Softwareprodukten für das schnelle und intuitive Finden von Unternehmensinformationen binnen weniger Jahre zum internationalen Trendsetter im Bereich semantischer Searchtools entwickelt.

Weitere Quick-Wins und Vorteile der Fabasoft Cloud

Mit dem Lösungsansatz einer sicheren Zusammenarbeit mit Partnern in der ganzen Welt, hat die Fabasoft Cloud den IT-Paradigmenwechsel zu „Systems of Engagement“ bereits umgesetzt. Mit sicheren Cloud-Destinationen in den drei Kernmärkten bietet Fabasoft seinen Kunden Gewissheit über den Speicherort der Daten. Und das für die Business Cloud entwickelte Teamroom-Konzept erweist sich als ideale Plattform für die Kooperation und Kollaboration über Unternehmensgrenzen hinweg. In der Fabasoft Cloud entstehen über eingerichtete Cloud-Organisationen genau jene vertrauensvollen Geschäftsnetzwerke, welche das neue IT-Paradigma der verstärkten Interaktion einfordert.

Als zweites unverzichtbares Element braucht erfolgreiches Cloud Computing ein innovatives Dokumentenmanagement-System, mit dem eine vollständige und Compliance-taugliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Datenhandlings und Dokumentenaustausches gewährleistet ist. Dieser Anspruch wird mit dem Teamroom-Zugriffsrechtemanagement, mit zertifizierten Standards für Daten- und Zugriffssicherheit, über digitales Auditing und über durchgängige Dokumentenversionierungen eingelöst. Die Unterstützung sämtlicher Dateitypen, die einfache Integration über offene Standards in die bereits bestehende IT-Infrastruktur und mobiler Datenzugriff über responsive Web-Benutzeroberflächen und mobile Apps sind weitere Grundpfeiler eines verlässlichen Cloud-DMS.

Der mobile Zugriff auf vertrauliche, z.B. im Teamroom der Vorstandsassistenz erstellte und gespeicherte Sitzungsunterlagen, über die Fabasoft Cloud auf Laptops, Tablets und Smartphones (Cloud App) ist ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zu einem zeitgemäßen Informationsmanagement. Fehlende Dokumente für wichtige Meetings gehören der Vergangenheit an. Über ein flexibles Berechtigungsmanagement kann der mobile Zugriff auf sensible Unternehmensdaten präzise gesteuert werden. Über die Rechteadministration können Sitzungsunterlagen auch sicher geteilt werden. Mit Hilfe einer Synchronisationsfunktion, die sowohl am Desktop als auch auf den mobilen Apps zur Verfügung steht, können geschäftskritische Inhalte auch offline verfügbar gemacht werden. Dies ist insbesondere dort unbezahlbar, wo keine Internetverbindung besteht wie z.B. auf Flug- oder Zugreisen. Jede Änderung in Geschäftsunterlagen wird mit dieser Lösung automatisch zwischen mobilem Gerät und der Fabasoft Cloud synchronisiert. Die Österreichische Volksbanken AG hat die Vorbereitung und Durchführung von Meetings mit der Fabasoft Business Cloud online gebracht und damit auf höhere Agilität getrimmt. Die Entscheidung für die Fabasoft Business Cloud beruhte letztlich auf überzeugenden Features, wie sie insbesondere in der Finanzbranche unverzichtbar sind: Zertifizierte End-to-End Security, Zugangsschutz über Zertifikate, Zwei-Faktor-Authentifizierung und DigitalIDs. Das Management der Bank schätzt insbesondere den einfachen und eleganten Zugriff auf Dokumente und Termine über die eingesetzten iPads.

Moderne Cloud-IT etabliert „digitale“ Unternehmen

Fazit: Wenn Cloud Computing künftig verstärkt auch im Prozess-Design zur Anwendung gelangt, kann von ihm eine Transformationskraft ausgehen, die ganzheitlich digitale und hoch flexible Unternehmen in Riesenschritten Wirklichkeit werden lassen. Die Cloud bringt damit Unternehmensstrukturen in eine neue Dimension.

Helmut Fallmann
Mitglied des Vorstandes

Vor fast drei Jahrzehnten gründete Helmut Fallmann gemeinsam mit Leopold Bauernfeind die Unternehmensgruppe Fabasoft. Heute ist er Mitglied des Vorstandes der Fabasoft AG. Fabasoft hat sich zu einem führenden europäischen Softwareprodukthersteller und Cloud-Dienstleister mit Sitz in Linz, Österreich, entwickelt.

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