Mehr Zeit, weniger Aufwand durch digitale Workflows

14. Februar 2019

Das digitale Speichern von Personalakten und Personalaktendokumenten ist eine Sache. Den eigentlichen Mehrwert erzielt ein Unternehmen aber erst, wenn die Prozesse rund um diese Dokumente und Akten digitalisiert und maximal automatisiert werden können. Dazu bietet die Fabasoft Personalakte u.a. steuerbare Workflows für individuell angepasste Kundenprozesse.

Die Personalabteilung spielt eine immer wichtigere Rolle für den Geschäftserfolg eines Unternehmens. Der Fachkräftemangel verursacht ein steigendes Maß an entgangenen Umsätzen oder durch schlechte Produkt- bzw. Servicequalität zunehmende Unzufriedenheit seitens der Kunden. Daher ist ein hohes Maß an Digitalisierung der Dokumente einerseits und ein maximaler Grad an Automatisierung der Prozesse andererseits ein wichtiger Beitrag für den Unternehmenserfolg.

Nur Nutzer von Dokumenten, welche bereits in digitaler Form vorliegen, profitieren maximal von einer Automatisierung der mit den Dokumenten verbundenen HR-Prozesse. Es ist relativ einfach, die Dokumente, etwa durch Einscannen, strukturiert zu erfassen und digital zu verwalten, so dass nur befugtes Personal Zugriff darauf erhält.

Business Process Management (BPM) fehlt häufig

Viele HR-Komplettlösungen, die im Markt verfügbar sind, stellen ebenfalls jeweils ein Modul zur digitalen Speicherung von Personalakten zur Verfügung. Das Problem dabei ist jedoch, dass diesen Komplettlösungen meist die Prozess-Komponente (BPM) fehlt, damit Mitarbeiter in der Personalverwaltung mit diesen wichtigen Dokumenten sinnvoll arbeiten und sie quasi „zum Leben“ erwecken können. Andere Lösungen können zwar Prozesse abbilden, dafür sind aber große IT-Projekte notwendig. Das erfordert seitens des Kunden und Dienstleisters viel Zeit, Kosten für Berater und Services sowie weitreichende IT-Ressourcen. Letztere haben gerade Mittelständler nicht gerade im Übermaß.

Digitale Workflows

Die „Fabasoft Personalakte“ dient zur digitalen, zentralen, einheitlichen und DSGVO-konformen Verwaltung von Personalakten. Sie bietet als Mehrwert automatisierbare Prozesse. Digitale Workflows laufen stets strukturiert ab und produzieren dadurch weniger Fehler als bei einer unstrukturierten Kommunikation, z.B. über E-Mails. Die Workflows sind jederzeit nachvollziehbar, da die einzelnen Workflow-Aktivitäten entsprechend protokolliert werden. Jeder befugte Mitarbeiter kann den aktuellen Status eines Prozesses über entsprechende Prozessstatistiken und Kennzahlen ermitteln sowie gegebenenfalls bei Engpässen und/oder Problemen eingreifen.

Beispiele für solche Prozesse sind:

  • Digitale (nachvollziehbare) Zustellung von Dokumenten wie etwa Gehaltsnachweise;
  • Genehmigungsprozesse (Gehaltserhöhungen, Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge);
  • Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen;
  • Bonusvereinbarungen;
  • Checklisten (Eintrittscheckliste / Austrittschecklisten).

Worauf indes Personalmanager ganz besonderen Wert legen, ist die Tatsache, dass sie mithilfe von hochwertigen Lösungen wie der Fabasoft Personalakte viel manuellen Aufwand durch Automatisierung einsparen können. Hier zwei Beispiele aus der Praxis:

  • Automatisches Löschen von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (dies dient der Datenminimierung im Hinblick auf die DSGVO). Als Option steht die manuelle Bestätigung durch einen Benutzer weiterhin zur Verfügung;
  • automatische Zuordnung von Dokumenten, die beispielsweise ausgedruckt und manuell unterschrieben wurden; Beispiel dafür: die jährliche Unterzeichnung von Sicherheitsvorschriften.

Modellierung digitaler Workflows leicht gemacht 

Das Besondere an der Fabasoft-Lösung: Workflows können von den Mitarbeitern der Fachabteilungen ganz einfach direkt modelliert werden, ohne dass sie dazu über Programmierkenntnisse verfügen müssten. Dafür steht ihnen ein grafischer Workflow Editor zur Verfügung, der BPMN-2.0-konform ist. Das Kürzel "BPMN" steht für "Business Process Modeling Notation" (https://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Model_and_Notation ), welches wiederum ein internationaler Standard ist.

Der Workflow-Editor erlaubt es jedem Fachanwender, komplexe Abläufe zu modellieren, die dann von der Fabasoft Workflow Engine ausgeführt werden. Zur schnellen und einfachen Modellierung von digitalen Workflows stellt die Lösung fertige Prozessbausteine für Schritte wie Genehmigen, Freigeben und dergleichen zur Verfügung.

Screenshot Workflow

Damit können ganz einfach Prozesse wie etwa Gehaltserhöhung, Bonusvereinbarung oder die Zustellung von Gehaltsnachweisen über die Fabasoft Personalakte modelliert werden. Dank der intuitiven Bedienbarkeit des Editors können sich neue Anwender sehr schnell einarbeiten und effizient neue digitale Workflows modellieren.

Sind diese Prozesse einmal digitalisiert, werden sie regelbasiert automatisiert angestoßen und laufen dann schnell, einfach und mit lückenloser Nachvollziehbarkeit des Workflows ab. Dadurch gewinnen die HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie in die Kernaufgaben des HR-Managements – wie Führung 4.0, Recruiting oder Skills Management – investieren können. So erreicht eine digitalisierte Personalabteilung leichter die eigenen Vorgaben und leistet einen wichtigen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele.