Lieferantenmanagement in der Cloud – über den Tellerrand von EDI hinaus

11. September 2017

Nach wie vor sehen viele Unternehmen Digitalisierung primär als Möglichkeit, vorhandene Prozesse zu optimieren, dadurch die Effizienz zu steigern und in Folge Kosten zu senken. Speziell wenn es um das Management von Lieferanten geht, wird die Anbindung über EDI (Electronic Data Interchange) damit von Firmen oft als „Ausrede“ verwendet, um sich nicht weiter mit der digitalen Transformation beschäftigen zu müssen. Doch Business-Cloud-Services bieten viel mehr Möglichkeiten, um einen echten Mehrwert für das eigene Unternehmen zu schaffen.

Innovationspartnerschaft statt Prozessoptimierung durch EDI

Normalerweise machen große Lieferanten auch den bei weitem größten Anteil der bestellten Waren und Dienstleistungen aus. Die Prozesse mit diesen Lieferanten zu optimieren, ist also ein wichtiger Hebel zur Kostensenkung. Die Anbindung an das eigene ERP-System über EDI hat aber einen Nachteil: es ist in der Regel nur mit größeren Lieferanten möglich, da deren Softwaretools ebenfalls EDI unterstützen. Kleinere Lieferanten müssen händisch ein passendes Datenformat erstellen, werden gar nicht erst als mögliche Lieferanten akzeptiert, oder die Kommunikation mit diesen Lieferanten findet nach wie vor per E-Mail oder sogar via Fax statt. Für eine vollständige Lieferantenbewertung – z. B. notwendig im Rahmen der ISO 9001 Zertifizierung – muss somit eine Vielzahl von Quellen berücksichtigt werden, und das ist aufwendig.

Lieferanten als Innovationspartner etablieren

Die Qualität eines Lieferanten sollte aber nicht nur an den Kosten, der Liefertreue und der Reklamationsquote seiner Waren gemessen werden. Lieferanten beliefern in der Regel viele vergleichbare Unternehmen in einer Branche und besitzen damit wertvolle Informationen, welche Anforderungen Kunden und Märkte haben, welche Probleme auftreten und wie die Bedürfnisse in der Zukunft aussehen werden. Dieses Know-how kann als Wert für das eigene Unternehmen genutzt werden, wenn Lieferanten als Innovationspartner und nicht nur als bloße Warenerzeuger und Dienstleistungserbringer etabliert werden – fernab von einer standardisierten Beziehung über EDI. Genau in diesem Umfeld sind es oft kleinere Lieferanten, die auf diese Weise eine Rolle als Innovationspartner einnehmen können, eventuell aber keine EDI-Schnittstelle anbieten. Dieses Potenzial sollten Unternehmen nicht ungenutzt lassen.

Vollständiges Lieferantenmanagement in der Cloud

Kleinere und mittelgroße Lieferanten können über eine Cloud-Lösung einfach via EDI an das eigene ERP-System angekoppelt werden. Lieferanten können Bestellungen beispielsweise über ein Formular eingeben, woraufhin das dazugehörige EDI-Format automatisch erzeugt wird, oder sie laden ein Dokument hoch, aus dem automatisch Metadaten extrahiert werden, die in ein EDI-Format umgewandelt werden. Damit lassen sich die Prozesse rund um die Abwicklung einer Bestellung mit allen Lieferanten unabhängig von deren Größe über ein zentrales System abwickeln. Die Auswertung sowie eine vollständige Lieferantenbewertung können damit auf Knopfdruck erstellt werden.

Über den Tellerrand von EDI hinaus

Zusätzlich können in einer Cloud-Lösung weitere Bereiche geschaffen werden, die zur Unterstützung, Automatisierung und Auswertung der Kommunikation mit dem Lieferanten abseits von Bestellungen eingesetzt werden können wie beispielsweise die Reklamationsbearbeitung, jährliche Preisverhandlungen, Informationen über aktuelle Produktspezifikationen oder die Weiterentwicklung von Produkten. Über die Definition von entsprechenden Workflows, die etwa bei den jährlichen Preisverhandlungen zu einem bestimmten Termin starten, unterstützen Cloud-Lösungen wie z. B. die Fabasoft Cloud das interne Einkaufsteam bei der Einhaltung von Fristen.

Lieferanten werden so zum Teil der eigenen erweiterten digitalen Organisation. Informationen über Produktupdates und aktualisierte Datenblätter können über die Cloud an alle Lieferanten geschickt werden. Diese müssen zum Beispiel über einen automatisierten Workflow bestätigen, dass sie das Produktupdate gelesen haben. Daten und Dokumente werden durch Cloud-Lösungen auf diese Weise über Grenzen des eigenen Unternehmens hinweg gelenkt. Die gesamte Kommunikation wird revisionssicher und vollständig nachvollziehbar in der Cloud gespeichert.

Erfolgreiche Entwicklungspartnerschaften in der Cloud etablieren

Neben der Optimierung aller Lieferantenprozesse, die unmittelbar mit der Beschaffung zu tun haben, können Cloud-Lösungen darüber hinaus aber auch noch die Basis für Produktentwicklungsprojekte sein, durch die ein Lieferant Innovations- und Entwicklungspartner wird. In geschützten Projekträumen werden die Unterlagen und Prozesse zur Weiterentwicklung organisiert. Es wird lückenlos dokumentiert, wer zu welchem Zeitpunkt und von welchem Endgerät auf Dokumente zugegriffen und etwas an ihnen geändert hat. Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt wertvolles Firmen-Know-how. Wird die Beziehung zu einem Lieferanten aufgelöst, so können die zugehörigen Daten per Fernzugriff gelöscht werden. Die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten wird also gegenüber der Zusammenarbeit per E-Mail deutlich verbessert.