Durchgängig digitalisierte HR-Prozesse bekämpfen Fachkräftemangel

31. Januar 2019

Der Fachkräftemangel ist das drängendste Problem für Personalleiter, hat eine Umfrage des Unternehmensberaters Deloitte (https://www.deloitte.com) ergeben. Doch statt sich der Talentsuche, Rekrutierung und Qualifizierung von Mitarbeitern zu widmen, müssen sie über 50 Prozent ihrer Zeit auf Routineaufgaben verwenden. Die Verwendung der Fabasoft Personalakte würde sie erheblich entlasten und Freiraum für HR-Kernaufgaben schaffen.

Der anhaltende Fachkräftemangel entwickelt sich nicht nur in Österreich zur größten Hürde für das Wirtschaftswachstum. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Deloitte-Umfrage („Deloitte CFO Survey“) unter europäischen Finanzchefs. Nach Angaben der CFOs fehlt es den Kandidaten vor allem an technologischem Fachwissen und der entsprechenden Ausbildung. Laut Studie empfinden 61 Prozent fehlende qualifizierte Arbeitskräfte als hohes Risiko.

Da sich das Ausbildungsniveau auf kurze Sicht im Hinblick auf die Personalentwicklung und Qualifizierung nicht ändern dürfte, setzen die Unternehmen zunehmend bei sich selbst sowie bei der Talentsuche an. Als zielführende Maßnahmen zur Bewältigung der Herausforderung nennen die meisten Finanzvorstände dementsprechend die attraktivere Gestaltung des Arbeitsumfelds zwecks Mitarbeiterbindung sowie die Ausweitung der Zielgruppen bei der Mitarbeitersuche.

Die HR-Abteilung als Profitcenter

Die Umfrageergebnisse verdeutlichen, dass die Rolle der HR-Abteilung gewachsen ist. Sie hat nicht mehr nur verwaltende Aufgaben zu leisten, sondern trägt mit ihren vielfältigen Tätigkeiten mit zum Geschäftsergebnis bei. Gelingt ihr dies nicht in ausreichendem Maße, kann es unter Umständen sogar zu Umsatzeinbußen kommen.

Derzeit entfallen rund 50 Prozent der Arbeitszeit der HR-Abteilung auf Verwaltung statt auf Personalentwicklung. Aus der Praxis sind Aussagen zu vernehmen, dass es den Personalmanagern nicht gelingt, dieses Missverhältnis positiv zu verschieben. Der demografische Wandel verschärft die Lage zusätzlich: Ältere Mitarbeiter gehen in den Ruhestand, lassen sich aber nur unzulänglich gleichwertig ersetzen.

Wie die Deloitte-Umfrage unter den Chief Financial Officers herausfand, wollen derzeit 72 Prozent der in Österreich befragten CFOs keine großen Risiken eingehen. Knapp die Hälfte rechnet aber damit, demnächst eine Übernahme durchzuziehen. Als Kaufziel werden direkte in- oder ausländische Mitbewerber genannt. Die Vermutung liegt nahe, dass es bei eventuellen Akquisitionen nicht nur um Patente und Absatzgebiete geht, sondern insbesondere auch um den Erwerb von qualifiziertem Personal.

Fallstricke und Stolperfallen der Digitalisierung 

Doch auch die erhöhte Automatisierung stellt vorerst für viele Personalmanager eine mögliche Lösung für das sich verschärfende Personalproblem dar. Die Digitalisierung reicht mittlerweile von der Einreichung der Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form über die maschinelle Sichtung mithilfe interner Suchbegriffe bis hin zum Einsatz von Algorithmen aus dem Maschinellen Lernen.

Die Zeiteinsparung ist jedoch begrenzt, weil diese Maßnahmen nur punktuell Entlastung bringen. Es gibt viele Lösungen, aber die Prozesse sind nicht durchgängig digitalisiert. Wenn man viele Lösungen zu verwalten und zu pflegen hat, ergeben sich mehrere Probleme: regelmäßige Updates und Patches sowie eine korrekte, bedarfsgerechte Lizenzierung, von jeweils geschultem Personal ganz zu schweigen.

Diese Lösungen miteinander zu integrieren, zu testen und in Betrieb zu nehmen, erfordert einen Change Management Zyklus, der sich über einen längeren Zeitraum erstrecken kann. Nicht jeder Vorstandsvorsitzende will oder kann so lange warten, denn die Stakeholder wollen positive Geschäftsergebnisse sehen, keine roten Zahlen. Die Unternehmen suchen Digitalisierungslösungen für die HR-Abteilung, die schnell und einfach implementiert werden können, ohne zu viele IT-Ressourcen zu binden, beispielsweise Cloud-Lösungen.
Jede Unternehmensplattform, von SAP bis Oracle, bietet im Hinblick auf HR-Pakete entsprechend angepriesene Lösungen an. Diese erweisen sich in der Mehrzahl als große Software-Pakete, die mit einem großen Ballast an Dienstleistungen einhergehen. Dieser Ballast sorgt für steigende Zusatzkosten über die grundlegenden Lizenzen hinaus. Worauf es dem jeweiligen Nutzer jedoch in erster Linie ankommt, ist die Anpassung der Vorgaben an seine eigenen Anforderungen. Dafür möchte er nicht oder nur sehr kurz auf die Lieferung durch die IT-Abteilung warten. Er sucht eine Lösung, die es ihm erlaubt, dieLösung selbst anzupassen.

Fabasoft Personalakte

Vor diesem Hintergrund bietet sich die Inanspruchnahme der Fabasoft Personalakte an. Diese Lösung dient der strukturierten, digitalen und rechtskonformen Verwaltung und Archivierung von Personalaktendokumenten. Sie ist als SaaS-Lösung oder Appliance sofort verfügbar, es lassen sich einfach wichtige HR-Prozesse digitalisieren und damit standardisieren und automatisieren. Und das sogar durch Mitarbeiter der HR-Abteilung, ohne von den ohnehin knapp verfügbaren internen IT-Ressourcen abhängig zu sein. Bspw. können digitale Workflow sehr einfach mit dem grafischen Prozesseditor basierend auf dem BPMN-Standard direkt von der Fachabteilung modelliert werden.

Durch viele im Standard verfügbare Standardschnittstellen kann die Lösung rasch und einfach in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden. Damit hat man auch keine Prozess- oder Medienbrüche mehr, und der Nutzer in der HR-Abteilung erzielt wirklich eine Entlastung bei den Administrationsaufgaben, die ihn für seine eigentliche, vordringliche Aufgabe freimacht: Fachkräfte anzuwerben sowie internes Personal zu qualifizieren.