Digitales Fristenmanagement: Den richtigen Zeitpunkt nie dem Zufall überlassen.

Fristen und Termine sind zentrale Vertragsbestandteile. Sie definieren den rechtlichen Handlungsspielraum auf der Zeitachse. Wer diesen optimal nutzt, generiert Wettbewerbsvorteile und eliminiert Risiken. Entscheidend dabei ist, rechtzeitig informiert zu sein, um vorbereitet und über Abteilungsgrenzen hinweg gut koordiniert zu agieren. Das braucht Zeit, vor allem wenn die Verantwortlichen kurzfristig reagieren müssen.

Ein Vertragsarchiv voller Termine

Die Bedeutung des Fristenmanagements unterscheidet sich bei den verschiedenen Vertragsarten. Dieses geht über die Einhaltung von Kündigungsfristen oder die Verlängerung automatisch auslaufender Vereinbarungen hinaus. So liegt das Augenmerk bei gewerblichen Mietverträgen unter anderem auch auf jährlichen Indexanpassungen oder auslaufenden Garantie- oder Versicherungsleistungen. Lizenzverträge bedingen neben automatischen Verlängerungen häufig zusätzlich periodisch wiederkehrende Rezertifizierungen. Und dann gibt es noch Beispiele wie Mobilfunkverträge, deren Verlängerung mit Hardware-Neuanschaffungen einhergeht und bei mehreren Hundert Mitarbeitern durchaus zu Kostenvorteilen im sechsstelligen Bereich führen kann. All diese Aspekte bergen erhebliche Risiken und wirken sich direkt auf den Umsatz aus. Die mit dem Fristenmanagement verbundenen, sehr vielseitigen Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, erhöht daher den Handlungsspielraum und reduziert Reibungsverluste aufgrund hektischen Vorgehens.

Wer soll das alles überblicken?

2500 Verträge. 70% mit steuerungsrelevanten Terminen. 1-2 pro Vertrag. Ergibt 2.600 Termine

2.600 Termine, welche die Verantwortlichen aktiv zu bearbeiten haben, ergeben sich bei einem Beispiel aus einem Unternehmen mittlerer Größe. Eine immense Herausforderung für die betroffenen Abteilungen. Als naheliegendste Variante zur Bearbeitung der relevanten Termine erscheint meist die Erstellung einer zentralen Vertragsliste auf Basis einer herkömmlichen Tabellenkalkulation.
 

Das bedeutet aus Anwendersicht:

  1. Daten aus Vertrag in Liste übertragen
  2. Termine aus Liste in Kalender übernehmen und Erinnerung hinterlegen
  3. Tritt das Ereignis ein, etwaige Kollegen informieren
  4. Und bei Detailfragen den Vertrag suchen und gewünschten Inhalt finden

 

Und nach einer Verlängerung:

  1. Neue Termine ermitteln
  2. In die Vertragsliste übertragen
  3. Wieder in den Kalender übernehmen und Erinnerungen hinterlegen
     

Aus der unternehmerischen Perspektive ein regelmäßig wiederkehrender, zeitintensiver Prozess, der fehleranfällig und riskant ist.

Fristenmanagement braucht Teamarbeit

Das Management und Handeln im Kontext vereinbarter Fristen erfolgt oft abteilungsübergreifend. Auf der einer Seite das Vertragsmanagement, das in der idealtypischen Rolle unter anderem die Termine überwacht und unternehmenskonforme Abläufe sicherstellt. Auf der anderen Seite jene Bereiche, in deren Zuständigkeit die konkrete Ausgestaltung der Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Partnern liegt. Damit verbunden sind Prozesse, die Mitarbeiter häufig informell sowie – mangels Unterstützung durch intelligente Vertragsverwaltungssysteme – auf Zuruf und manuell ausführen. Hinzu kommen Ad-hoc-Anfragen, die sich bei der Bearbeitung ergeben und ebenso von den Vertragsmanagement-Abteilungen zu beantworten sind. In der Praxis erschweren Hürden in Bezug auf die Erreichbarkeit von Kollegen oder die mangelnden  Zugriffsmöglichkeiten auf Vertragsdetails durch fehlende zentrale Vertragsarchive diese Tätigkeiten. Aus Gesamtsicht Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen Abteilungen, die wiederum in zeitintensiven Abläufen resultieren.

Don’t worry – be digital

In Summe ein hoher Aufwand für die mit diesen Aufgaben betrauten Teams im Unternehmen. Jedoch nicht, wenn eine moderne Vertragsmanagementsoftware zur Seite steht. Diese beschleunigt und vereinfacht das Fristenmanagement mit vier digitalen Elementen.
 

Medienbruchfreies Vertragsarchiv mit Kalender

Ein zentrales Vertragsarchiv fasst alle Verträge zusammen. Das systemeigene Fristenmanagement liefert einen Überblick über die bevorstehenden Ereignisse. Der entsprechende Kalender lässt sich darüber hinaus in Microsoft Outlook integrieren. Dabei ist jeder Termin immer mit der digitalen Vertragsakte verbunden – ohne Medienbruch. Das erspart die manuelle, redundante Wartung von Liste und Kalender sowie umständliches Suchen von Vertragsdetails.
 

Automatisierte Erinnerungs- und Eskalationsworkflows

E-Mail oder Push-Notifications machen rechtzeitig auf bevorstehende Termine aufmerksam. Die Erinnerungsfrist ist beliebig wählbar und bindet je Vertrag oder Vertragsart die betroffenen Abteilungen automatisch zum richtigen Zeitpunkt ein. Zusätzliche Eskalationsmechanismen in Workflows bilden zudem ein Sicherheitsnetz, sollten die unmittelbar verantwortlichen Akteure trotz Benachrichtigung nicht aktiv werden.
 

Mobiler Zugriff ist unverzichtbar

Mobilen Zugriffsmöglichkeiten vom Smartphone oder Tablet kommt mittlerweile in vielen Tätigkeitsbereichen des Vertragsmanagements eine wesentliche Bedeutung zu, darunter im Fristenmanagement. Die einfache Bestätigung von Verlängerungen oder Kündigungen, das Delegieren von Workflowtasks oder der schnelle Zugriff auf Details mit einer semantischen Volltextsuche helfen bei der raschen Bearbeitung von dringenden Aufgaben. Unabhängig davon, ob man sich gerade auf Geschäftsreise oder im Homeoffice befindet.
 

Praktisch, wenn künstliche Intelligenz hilft

Die durch künstliche Intelligenz unterstützte Digitalisierung von Verträgen überträgt neben weiteren Metadaten auch Termine und Fristen automatisch in die digitale Vertragsakte. Dieser Schritt erfolgt beim Hochladen eines neuen Vertrags. Die beschleunigte Digitalisierung vermindert Aufwand sowie manuelle Fehleingaben und bedeutet eine echte Arbeitserleichterung für die Verantwortlichen.

Digitales Fristenmanagement zahlt sich aus

Digitales Fristenmanagement stellt sicher, dass Termine rechtzeitig aufscheinen, niemand eine wichtige Frist übersieht und alle Akteure mit dem notwendigen zeitlichen Vorsprung am Prozess partizipieren. So lassen sich damit zusammenhängende Umsatzpotenziale und Kostenrisiken optimal steuern. Ohne Medienbrüche und durch die Reduktion manueller Tätigkeiten bleibt mehr Zeit, die verfügbaren Kapazitäten auf die Kernprozesse zu konzentrieren. Das führt zu mehr Qualität im Vertragsmanagement an sich sowie zu höherer Zufriedenheit der beteiligten Mitarbeiter.