Digitale Lieferantendokumentation als Wettbewerbsvorteil

Die Anforderungen an die Lieferantendokumentation, auch Zulieferer- oder Herstellerdokumentation genannt, steigen ständig. Insbesondere bei Großprojekten, beispielsweise im Spezialmaschinen- und Anlagenbau, ist das Erstellen einer Gesamtdokumentation eine große Herausforderung: So müssen dabei Vertragspflichten, zahlreiche Sublieferanten und rechtliche Rahmenbedingungen in verschiedenen Ländern der Welt berücksichtigt werden.

Warum eine lückenlose, fehlerfreie technische Dokumentation das Um und Auf im Maschinen- und Anlagebau ist und wie diese dank prozessorientierter Cloudtechnologie effizient umgesetzt werden kann, ist Thema dieses Beitrags.

Ein Produkt ohne technische Dokumentation ist kein Produkt

Der Hersteller muss die Sicherheit seines Produktes über den gesamten Produktlebenszyklus anhand einer strukturierten, leicht verständlichen technischen Gesamtdokumentation nachweisen. Abhängig von verschiedenen produkt- und länderspezifischen Rechtsvorschriften umfasst die interne Dokumentation beispielsweise Pflichtenhefte, technische Zeichnungen und Fertigungsunterlagen, Risikoanalysen, EU-Konformitätserklärungen, Versuchsberichte und Nachweise zur Qualitätssicherung, während die externe Dokumentation aus Gebrauchs-, Installations-, Montage- und Wartungsanleitungen, Benutzerhandbüchern und Ähnlichem besteht.

Rechtliche Grundlagen der technischen Dokumentation

Der Fachverband für Technische Kommunikation und Informationsentwicklung (tekom) bietet eine Übersicht über die rechtlichen und normativen Grundlagen der technischen Dokumentation. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Regelwerke:

Die Verordnung EG Nr. 765/2008 bildet die rechtliche Grundlage für die Vermarktung von Produkten in Europa und für die Anforderungen an die technische Dokumentation.

Die Richtlinie 2001/95/EG über die allgemeine Produktsicherheit und diverse weitere Verordnungen und Richtlinien zur Sicherheit bestimmter Produktgruppen legen fest, was in der EU unter „sicher“ zu verstehen ist.

Die IEC/IEEE 82079-1 (harmonisiert EN 82079-1) ist der Leitfaden zur Gestaltung technischer Dokumentation. Die Norm regelt Struktur, Inhalt und Layout von Nutzungsinformationen, ebenso wie die Qualität und die dafür notwendigen Prozesse.

Durch die weltweite Zusammenarbeit mit Sublieferanten und Kunden können auch weitere länderspezifische Rechtsvorschriften zur Anwendung kommen. Nicht alle Vorschriften sind rechtsverbindlich. Für den Nachweis der Erfüllung der grundlegenden Sicherheitsanforderungen, empfiehlt sich dennoch deren Einhaltung.

Sicherheit ist Trumpf

Die Erstellung der technischen Dokumentation ist von gleicher Bedeutung wie die Fertigung eines physischen Produkts. Denn: Erfüllt der Hersteller die Dokumentationsanforderungen nicht, nimmt der Kunde das Produkt nicht ab, und der Auftrag kann nicht abgeschlossen werden. Zudem sind bei unvollständiger oder fehlerhafter Dokumentation Maßnahmen der Marktüberwachungsbehörden wie ein Produktrückruf oder ein Verkaufsverbot möglich. Zeitliche Verzögerungen führen zu Unzufriedenheit beim Kunden und bei Verletzung von Vertragspflichten zu unnötigen Mehrkosten. Im Schadensfall haftet der Hersteller (Produkthaftung), Imageschaden und Schadenersatzzahlungen inklusive.

Zu dieser Thematik dringen nur sehr wenige Beispiele an die Öffentlichkeit: So nahm die deutsche Bundeswehr im vierten Quartal 2019 den ersten von insgesamt 18 bestellten Marinehubschraubern des Typs NH90 „Sea Lion“ von Airbus wegen Unregelmäßigkeiten an 150 Stellen der Bedienungsanleitung vorerst nicht in Betrieb.

Effiziente Gesamtdokumentation, digital in der Cloud

Um jederzeit den Überblick zu bewahren und alle rechts- und vertragsrelevanten Bestimmungen einzuhalten, sollten das Zusammenführen aller relevanten Unterlagen von Sublieferanten und das Erstellen der Gesamtdokumentation für den Kunden parallel zur Produktion bzw. Erstellung einer Anlage erfolgen. Durch die Komplexität dieses Prozesses und die mühsame und fehleranfällige Projektkoordination des Herstellers über E-Mail oder Telefon weicht die Praxis oft von der Theorie ab. Digitale, cloudbasierte Lösungen sind hier die Antwort. Dabei erhalten alle Prozessbeteiligten Zugang zu einem Lieferantenportal, wo sämtliche Unterlagen zentral und sicher abgelegt sind. Berechtigte Benutzer haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Dokumente und sehen, welche Unterlagen vorhanden oder noch beizubringen sind. Zudem können Review- und Freigabeprozesse automatisiert werden, was zu einer weiteren Entlastung des Herstellers, der Sublieferanten und des Kunden führt.

Durch die Vorteile einer sicheren, cloudbasierten Lieferantendokumentation wie Fabasoft Approve gelingt es, sich deutlich von Mitbewerbern abzuheben und – ganz entscheidend – den Endkunden zu begeistern: Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz der Prozesse tragen zu gesteigerter Zufriedenheit bei Sublieferanten, Endkunden und auch den eigenen Mitarbeitern bei. Das hebt die technische Dokumentation auf ein Niveau, das nicht nur vertragliche und gesetzliche Rahmenbedingungen erfüllt, sondern auch signifikante Wettbewerbsvorteile mit sich bringt und zu positiven Kundenerlebnissen führt.

Fabasoft Approve