Digital Workplace: Effizienzsteigerung durch nahtlose, prozessgesteuerte Zusammenarbeit

Der „Digital Workplace“ hat längst Einzug in die Arbeitswelt gehalten. Digitales, mobiles Arbeiten ist für viele Unternehmen ein wesentliches Erfolgskriterium und daher aus der täglichen Routine nicht mehr wegzudenken.

Auch Gartner[1] sieht eine klare Verschiebung von der On-Premises-Arbeitsumgebung, der lokalen Nutzung von Microsoft Office, E-Mail, Online-Meeting-Tools, Instant Messaging und Festplatten vor Ort, hin zu cloudbasierten Software-as-a-Service-Modellen (SaaS). Dieser Wechsel von On-Premises zu Cloud, so Gartner, würde positive Eigenschaften wie Zusammenarbeit, Kreativität und Eigenverantwortung der Belegschaft fördern, da die Benutzer beispielsweise sämtliche Dokumente in der Cloud zu jeder Zeit gemeinsam einsehen und bearbeiten können. Jedoch stellt die digitale Transformation die Unternehmen auch vor neue Herausforderungen: So verändern sich einerseits die Prozesse und Werkzeuge, andererseits erhöhen sich durch den einfachen Zugang zu Informationen und Dokumenten auch die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit stetig.

Benutzer und Prozesse im Mittelpunkt

Unternehmen müssen in ihren Digitalisierungsstrategien die Anforderungen der Benutzer mit den vorhandenen Technologien in Einklang bringen. Dabei gilt es, zuerst die bestehenden Arbeitsabläufe und eingesetzte Tools zu analysieren sowie Prozesse zu optimieren. Dieser Schritt ist essentiell. Danach ist zu klären, welche digitale Lösung für welchen Anwendungsfall geeignet ist, um einen einfachen und permanenten Zugang zu Dokumenten bei gleichzeitig größtmöglicher Daten- und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Durch die digitale Unterstützung der Arbeitsabläufe und die Speicherung von Daten in der Cloud verändern sich die Kommunikationsformen: Cloudbasierte Korrespondenzlösungen und Workflows ersetzen unstrukturierten Nachrichtenaustausch per E-Mail und Instant Messaging. Zudem verringert die zentrale Ablage sämtlicher Dokumente in der Cloud mögliche Fehler durch unterschiedliche Dokumentenversionen. So kennzeichnen per Workflow eingeholte Freigaben eindeutig, welche Version des Dokuments, beispielsweise eines Vertrages, die aktuellste oder die freigegebene Fassung ist. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten nachvollziehbare Abläufe und einen einheitlichen Informationsstand der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.

Die Cloud als Bindeglied zwischen Abteilungen und Unternehmen

Als Basis für die Digitalisierung von Arbeitsplätzen bieten sich Plattformen wie die Fabasoft Business Process Cloud an. Sämtliche Dokumente und Daten liegen zentral in der Cloud. Diese sind rund um die Uhr von jedem Ort der Welt über eine Internetverbindung verfügbar. Ein mobiles Endgerät mit einem HTML5-fähigen Browser reicht als Grundausstattung für professionelles Arbeiten aus. Auch bei fehlender Internetverbindung kann im Offline-Modus problemlos auf Dokumente zugegriffen werden. Dies erfolgt über die Synchronisation von Ordnern und Objekten in das lokale Dateisystem. Sobald wieder Verbindung zur Cloud besteht, werden die bearbeiteten Objekte zurücksynchronisiert. Grenzen zwischen Abteilungen und Unternehmen werden problemlos überwunden. Auch Ländergrenzen, sogar über Kontinente hinweg, stehen einer effizienten Zusammenarbeit keineswegs im Wege. Die nahtlose, prozessgesteuerte Zusammenarbeit wird zudem durch die intuitive, in 22 Sprachen verfügbare Benutzeroberfläche deutlich vereinfacht. Die am Prozess beteiligten Personen bekommen die Benutzeroberfläche jeweils in ihrer Landessprache zu sehen.

Datenschutz und Datensicherheit made in Europe

Entscheidend für die Wahl des passenden Cloud-Produkts sind, neben maßgeschneiderten Anwendungsmöglichkeiten, vor allem Sicherheitsaspekte. Europäische Cloud-Dienstleister mit Datenzentren innerhalb der EU gewährleisten vollständige Compliance und Rechtssicherheit. Eines der wichtigsten Kriterien ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, die anhand von Zertifizierungen und Testaten nachgewiesen wird. Neben gängigen ISO-Zertifizierungen für Informationssicherheit und Datenschutz wie ISO 27001 und ISO 27018 sowie ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder ISO 20000-1 für IT-Service-Management ist dabei besonders das C5-Testat hervorzuheben, das auf dem „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“ (C5) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) basiert. Fabasoft erhielt als erster europäischer Anbieter von Cloud-Dienstleistungen das C5-Testat. Weiters ist auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Login und eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung zu achten.

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen

Die Vorteile cloudbasierter digitaler Arbeitsplätze erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit und tragen zum wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen bei. Die Entwicklung von On-Premises zu cloudbasierten SaaS-Lösungen birgt nicht nur deutliche Effizienzsteigerungen, sondern schlägt sich auch in planbaren und reduzierten IT-Kosten nieder. Wir befinden uns aktuell mitten in einem Wandel der Art und Weise sowohl interner als auch externer Zusammenarbeit. Die dazu notwendigen Technologien sind ausgereift und am Markt vorhanden. Wir müssen nur loslegen.

 

[1] Gartner „New Work Nucleus“, published May 20, 2019, Matthew Cain, Mike Gotta