Digital-Asset-Management - Brauchen Sie das wirklich?

5. Juli 2018

Sie interessieren sich für Digital-Asset-Management (DAM) oder überlegen sogar in Ihrem Unternehmen ein DAM-System einzuführen? Dann sind Sie auf dem besten Weg Ihre Organisation dynamischer und effizienter zu machen. Mit einer professionellen Lösung vereinfachen und professionalisieren Sie Ihren Markenauftritt, brechen Datensilos auf und entfalten Ihr Digitalisierungspotenzial. Erfahren Sie hier wie.

Digitale Inhalte wie Bild, Video, Audio oder Text stehen heute im Zentrum der Kommunikationsaktivitäten jeder erfolgreichen Marke. Strategische Priorität in großen Unternehmen mit vielen digitalen Inhalten ist es, wertvollen Content möglichst effizient und auf höchstem Niveau einzusetzen. Diese Anforderung stellt Entscheider vor unterschiedliche Herausforderungen, die zuverlässig und effizient gelöst werden müssen, damit das erforderliche hohe Level zur erfolgreichen Positionierung einer Marke erreicht, gehalten oder sogar übertroffen werden kann.

Die wichtigsten Fragen:

Wie gehe ich mit unterschiedlichen Kanälen um?

Unternehmen benötigen ihre Inhalte heute in unterschiedlichsten Formen, zum Beispiel optimiert für Laptops, Desktops, Tablets und Smartphones. Im Zuge der Digitalisierung werden zudem Technologien wie E-Commerce-Plattformen, Chatbots, Sprachantwortsysteme, Kioske und Augmented-Reality-Geräte immer interessanter.

Für den Content-Konsumenten soll aber über alle Kanäle eine gleichbleibend positive Erfahrung gewahrt bleiben. Es wird erwartet, dass der Inhalt jederzeit und überall in hoher Qualität, kontextspezifisch und angepasst zur Verfügung steht.

Wie werde ich meine Daten-Silos los?

Da große Mengen an Content erzeugt werden, und der Inhalt noch dazu in so vielen Formaten und Ausprägungen verfügbar sein muss, wachsen in Unternehmen über die Jahre hinweg völlig unwartbare Daten-Silos. Das sind komplexe Speicher- und Lösungsstrukturen, die über unterschiedliche Orte und Technologien verteilt sind. Dort werden digitale Inhalte zum Beispiel nach Größe, Medientyp, Qualität oder anderen Kriterien in Ordner verteilt und aufwändig strukturiert.

Als „Zwischenlösung“ des Problems werden manchmal auch leichtgewichtige Dokumenten-Management-Systeme zur Speicherung umfangreicher Bestände an Bild- oder Videomaterial zweckentfremdet. Bilder und Videos sind jedoch meist groß und schwer zu verarbeiten. Unter hoher Belastung des Systems bricht dieses im ungünstigsten Fall genau zu dem Zeitpunkt zusammen, an dem es am dringendsten gebraucht wird.

Wie kann ich Fehler und Kontrollverlust vermeiden?

Inhalte können heute so einfach wie noch nie erstellt, bearbeitet und publiziert werden. Marketeers, PR-Mitarbeiter, Grafiker, Designer, aber auch Partner und externe Helfer wollen und können sehr eigenständig und flexibel arbeiten. Dadurch passieren allerdings auch leichter Fehler, und es kann zu einem Kontrollverlust über den Einsatz der digitalen Inhalte kommen.

Es wird deshalb notwendig, standardisierte Abläufe und Workflows wie zum Beispiel die Überprüfung, Genehmigung und Freigabe von Änderungen einzuführen. Werden diese Vorgänge zum Beispiel manuell oder per E-Mail gesteuert, entstehen daraus signifikante Ineffizienzen. Zur Vermeidung von Fehlern kann auf Automatisierung gesetzt werden. Wenn jedoch die passenden Werkzeuge dazu fehlen, kann dieses Potenzial zur Verbesserung nicht gehoben werden.

Kann Digital-Asset-Management-Software helfen?

Digital-Asset-Management-Lösungen sind heutzutage kluge, dynamische und kollaborative Plattformen, die über einen reinen Speicherplatz für Dateien weit hinausgehen. Mit einem professionellen Enterprise DAM-System können Sie die Gesamtheit Ihrer digitalen Medien innerhalb einer zentralen, benutzerfreundlichen, jederzeit verfügbaren, sicheren Plattform zusammenführen. Dadurch können Sie Bilder, Videos, Audio-Dateien oder auch Dokumente schnell finden und konsistent verwenden, einfach verwalten und bearbeiten, und komfortabel freigeben und teilen.

Unterschiedliche Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, IT, Brand Management und Design können schnell und einfach abteilungsübergreifend zusammenarbeiten – das DAM beschreibt und steuert die dazu nötigen Regeln, Prozesse und Workflows.

Beispiel: Fabasoft DAM ist eine zentrale Kollaborations-Plattform

Digitale Assets können für verschiedenste Verwendungszwecke und Zielformate automatisch angepasst und für Mitarbeiter, Partner, Kunden oder auch weitere mit dem DAM integrierte IT-Systeme schnell, einfach und skalierbar zur Verfügung gestellt werden.

Die Vorteile der Verwendung einer Digital-Asset-Management-Lösung liegen auf der Hand: Dubletten, Inkonsistenz beim Markenauftritt, Datenchaos, unnötig verbrauchter Speicherplatz, Kontrollverlust und Probleme mit der Verfügbarkeit gehören der Vergangenheit an. Automatisierung wird endlich möglich.

Was ist der Mehrwert für mein Unternehmen?

Im Sinne der Wettbewerbsfähigkeit sollten Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, sämtliche Geschäftsprozesse möglichst wirtschaftlich abwickeln. Der Mehrwert, den ein Digital-Asset-Management-System für Ihre Organisation generieren kann, besteht in der effizienten Verwertung Ihrer unternehmenseigenen Inhalte. Mit einer klugen DAM-Lösung steht einer Mehrfach-Nutzung der oft kostspieligen Inhalte nichts mehr im Wege.

So lässt sich zum Beispiel dank intelligenter Verschlagwortung und Metadatendefinition die buchstäbliche Nadel im Heuhaufen suchen und in Sekundenschnelle gezielt die gewünschte Datei finden. Unternehmen sparen dadurch die einzig unersetzbare Ressource: Zeit.

Fazit – brauche ich Digital-Asset-Management?

Wenn Sie ein sehr kleines Team haben oder nur selten mit digitalen Inhalten arbeiten, dann benötigen Sie noch kein DAM-System. Ebenso, wenn einfache Ordner-basierte Ablagesysteme für Ihr Unternehmen und Ihre Content-Aktivitäten ausreichen.

Ansonsten hilft Ihnen die Beantwortung dieser 15 einfachen Fragen, leichter eine Antwort zu finden:
 

#

Frage

Ja

Nein

1 Ist in Ihrem Unternehmen ein konsistenter Brand-Auftritt von hoher Priorität?  

 

2 Arbeiten Sie täglich mit digitalen Assets wie Bild, Video, Audio oder Text?  

 

3 Müssen unterschiedliche IT-Systeme auf Inhalte zugreifen?  

 

4 Benötigen verschiedene Benutzer Zugriff auf Inhalte, vielleicht sogar abteilungsübergreifend?  

  

5 Müssen Sie Ihren Content häufig mit externen Personen teilen?  

 

6 Wird Content an Sie von externen Personen wie zB. Fotografen zugeliefert?  

 

7 Werden in Ihrem Unternehmen hochauflösende Bilder und Videos verwendet?    
8 Wollen Sie Ihre Inhalte effizienter suchen und finden?    
9 Waren Kollegen schon einmal frustriert, weil sie wichtige Dateien nicht finden konnten?    
10 Möchten Sie spezielle Metadaten-Felder oder effektive Beschlagwortung nutzen?    
11 Möchten Sie Arbeitsabläufe (sogenannte Workflows) für Inhalte definieren und verwenden?    
12 Ist Ihr Unternehmen global aufgestellt und muss Ihr Content mit skalieren?    
13 Möchten Sie rechtliche Probleme rund um Lizenz- und Nutzungsrechte vermeiden?    
14 Wenden Sie mehr Zeit für das Ordnen Ihrer Daten auf als für Ihr Kerngeschäft?    
15 Verwaltet Ihr Unternehmen in Summe mehr als 20.000 Inhaltsdateien?    
 

Anzahl

   

Wenn Sie drei oder mehr Fragen mit „Ja“ beantworten können, dann wird es Zeit, jetzt eine professionelle DAM-Lösung zu testen:

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