Die Top 25 Vorteile, die Digital-Asset-Management mit sich bringt

20. Juli 2018

Wenn Sie diesen Artikel lesen, wissen Sie vielleicht schon über die Vorzüge von Digital-Asset-Management Bescheid. Falls Sie in Ihrem Unternehmen jedoch noch Überzeugungsarbeit leisten müssen, habe ich für Sie die wichtigsten 25 Vorteile eines DAM-Systems zusammengeführt, mit denen Sie einfach argumentieren können.

1. Schnell suchen und finden

In modernen Unternehmen existieren unzählige digitale Assets. Oft ist es schwierig, trotz der großen Auswahl den Überblick zu behalten und gewünschte Inhalte so schnell wie möglich zu finden. Ein gutes Digital-Asset-Management-System ist auf die Suche von digitalen Inhalten spezialisiert, und Sie finden das gesuchte Bild in kürzester Zeit.

2. Ihren Content wiederverwenden

Die Produktion von gutem Content ist teuer und zeitintensiv. Nur, wer diesen auch regelmäßig und langfristig wiederverwendet, handelt wirtschaftlich. Die effiziente Mehrfachnutzung von digitalen Inhalten gilt als einer der Hauptgründe für die Einführung eines guten Digital-Asset-Management-Systems.

3. Interne und externe Zusammenarbeit erleichtern

Digital-Asset-Management kann einen wesentlichen Beitrag für eine bessere Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern leisten. Weltweit vernetzte Teams, aber auch Agenturen, Lieferanten und Händler erhalten Zugang zu allen benötigten Inhalten und können dadurch effizienter arbeiten. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

4. Zeit zurück gewinnen

Um hier nur ein paar zeitsparende Vorteile zu nennen: die Benutzer durchforsten die bestehenden Inhalte schneller und können sie einfach wiederverwenden, Unterlagen können sofort im richtigen Dateiformat und in der notwendigen Größe versendet werden, die Suche nach dem aktuellen Logo reduziert sich auf ein Minimum und Kollegen sowie externe Partner haben bei Erlaubnis selbst Zugriff auf wichtige Dateien – ohne zeitraubende E-Mail-Kommunikation.

5. Digitale Assets einfach beschlagworten

Damit Bilder-, Video- oder Audio-Inhalte gefunden werden können, müssen diese Dateien beschlagwortet werden. Jedes Digital-Asset-Management-System ermöglicht Ihnen, solche Schlagworte zu verwenden. Die besten DAM-Systeme verwenden inzwischen sogar „Künstliche Intelligenz“ (KI) und Bilderkennung um automatisch die richtigen Schlagworte für Ihr Bild zu finden. Damit sparen Sie wirklich Zeit und Nerven!

6. Happy End für Datensilos

Ein Digital-Asset-Management-System ist die zentrale und jederzeit verfügbare Plattform für Ihre digitalen Assets. Es gibt es keine komplexen Speicher- und Lösungsstrukturen mehr, die über unterschiedliche Orte und Technologien verteilt sind. Suchen Sie an einem Ort, jederzeit und vor allem, finden Sie das, was Sie wirklich suchen.

7. Redundanten Content vermeiden

Ohne ein Digital-Asset-Management-System ist es fast unmöglich, die Entstehung von Content-Dubletten zu vermeiden. Schon ein Kopiervorgang reicht aus, um aus einem Asset ein Duplikat zu erzeugen. DAM-Lösungen helfen Ihnen, die Entstehung von Dubletten auf das notwendige Maß zu reduzieren. Damit ermöglichen Sie eine effiziente Nutzung Ihrer Inhalte, stellen einen konsistenten Markenauftritt sicher und sparen gleichzeitig auch noch Speicherplatz.

8. Einfache Integration mit Web-CMS, PIM & Co.

Ein Digital-Asset-Management-System ist die zentrale Plattform für Ihren Content. Von dort aus können Sie einfach Content von IT-Systemen laden, oder auch Inhalte an IT-Systeme (wie zum Beispiel Ihr Web-CMS oder Ihr PIM-System) ausspielen. Das DAM-System bietet dazu alle nötigen Schnittstellen und eine Sammlung an Standard-Integrationen, die Sie schnell und einfach verwenden können. Ihre IT-Abteilung wird es Ihnen danken!

9. Kontrolle über alle Daten

Gute Digital-Asset-Management-Systeme verfügen über ausgereifte Benutzer- und Rechtesysteme. Legen Sie jederzeit fest, wer zu welchen Inhalten Zugang erhält, diese bearbeiten, herunterladen oder einfach nur anzeigen kann. Zugriffe auf Inhalte werden protokolliert, dadurch können Sie immer feststellen, wer Ihre Assets benutzt hat und wer nicht. Ideal also, wenn Sie Gründe für unangemessene oder fehlende Nutzung herausfinden möchten.

10. Self-Service beim Download

Diesen Vorteil wird Ihre Marketingabteilung besonders schätzen. Sie kennen sicher das Hin und Her, das entsteht, wenn Grafiken vom Designer angefordert werden. Das Firmen-Logo oder das Bild muss skaliert, neu ausgespielt oder in einem anderen Format zur Verfügung gestellt werden. Das kostet auf beiden Seiten Zeit und Nerven. Bei Verwendung eines Digital-Asset-Management-Systems können sogenannte Download-Formate zur Verfügung gestellt werden – damit können Sie solche Anpassungen beim Herunterladen einfach selbst durchführen.

11. Suche auch innerhalb von Dokumenten

Kennen Sie das Gefühl, genau zu wissen, dass in einem Dokument ein bestimmter Satz vorkommt? Und Sie suchen genau dieses Dokument wie die Nadel im Heuhaufen? Mit einem professionellen Digital-Asset-Management-System können Sie auch in PDF-, Word-, PowerPoint- und anderen Textdokumenten suchen. Das erleichtert die Arbeit mit digitalen Assets ungemein.

12. Einfache Reise durch die Zeit

Sehr oft ist es notwendig, in Organisationen „durch die Zeit zu reisen“. Wie hat diese Grafik vor einem Jahr ausgesehen? Wer hat dieses Video das letzte Mal bearbeitet? Diese und andere Fragen können Sie mit einem professionellen Digital-Asset-Management-System sehr einfach beantworten. Denn durch Versionierung der Inhalte und Protokollierung der Aktivitäten gehen keine Informationen verloren. Noch dazu können Sie Vorgängerversionen einfach wiederherstellen.

13. Komfortables Teilen von Inhalten

Dank Digital-Asset-Management ist es leicht wie nie, Inhalte mit anderen zu teilen. Sie müssen keine großen Dateien mehr per E-Mail versenden, denn es reicht ein einfacher Link. Dieser Link ist sicher und kann mit einem Ablaufdatum oder einem Passwort versehen werden. Der Empfänger kann die versendeten Inhalte ganz einfach im Browser ansehen und auf Wunsch in verschiedenen Formaten herunterladen.

14. Qualität und Effizienz des Marketings verbessern

Nutzen Sie Digital-Asset-Management um Ihren Marketingauftritt zu vereinheitlichen. Mit einem DAM-System stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Kollegen nur mit freigegebenen Logos und Inhalten arbeiten. Sie können auch Workflows einrichten, zum Beispiel um das Hochladen, Herunterladen oder die Freigabe von Assets zu steuern. Ein weiterer Vorteil für Ihr Marketing ist die spürbare Verkürzung der Markteinführungszeit Ihrer Kampagnen, die gleichzeitig mit mehr Flexibilität für die Feinabstimmung einhergeht.

15. Flexible Umsetzung Ihrer speziellen Anforderungen

In großen Unternehmen gibt es immer spezielle Anforderungen, Use Cases oder Geschäftsabläufe, die abgebildet werden müssen. Egal, ob Sie Workflows, eigene Formulare, flexible Datenstrukturen, Erweiterungen oder API Integrationen benötigen: mit einem guten Digital-Asset-Management System finden Sie auf jeden Fall die Lösung für Ihre Anforderung.

16. Integration Ihrer Creative Tools

Digital-Asset-Management-Systeme bieten komfortable Integrationen in viele Werkzeuge, die von Ihren Kreativen täglich benützt werden. Verwenden Sie Inhalte ganz einfach in den Adobe oder Microsoft Tools, und speichern Sie Inhalte von dort einfach und schnell in Ihr zentrales DAM-System.

17. Digitale Assets lizenzkonform verwenden

Die Verwendung von digitalen Assets im Einklang mit den gültigen Lizenzbestimmungen ist für Ihr Unternehmen von kritischer Bedeutung. Zu häufig passieren aus Versehen kostspielige Urheberrechts-Verletzungen. Digital-Asset-Management ermöglicht Ihnen die einfache Verwaltung der Lizenzinformationen und hilft Ihnen und Ihren Benutzern missbräuchliche Verwendung zu vermeiden.

18. Geld sparen beim Bilder kaufen

Wenn Sie Digital-Asset-Management in Ihrem Unternehmen einsetzen, brauchen Sie nicht das 20. Mal ein Stock-Bild von einem Sonnenaufgang kaufen. Sie finden es einfach in Ihrer Medienbibliothek wieder und können es erneut nutzen. Damit sparen Sie bares Geld!

19. Internationale Zusammenarbeit verbessern

Internationale Unternehmen wissen, welche Herausforderungen Kampagnen mit sich bringen. Gerade, wenn viele Abteilungen in unterschiedlichen Niederlassungen miteinander kollaborieren müssen, entstehen immer wieder Fehlerquellen. Digital-Asset-Management unterstützt Marketingabteilungen über Ländergrenzen hinweg, indem immer die richtigen Inhalte zur Verfügung gestellt werden.

20. Ressourcen sparen in der Cloud

Einige Digital-Asset-Management-Systeme können inzwischen sicher in der Public Cloud betrieben werden. Mit einem solchen cloudbasierten DAM-System müssen Sie keine eigenen IT-Ressourcen mehr verschwenden, da alle Ihre Assets fein geordnet, jederzeit zugänglich und sicher verwahrt hoch oben in der Wolke wohnen.

21. Fehler schnell beheben

Wenn Sie zum Beispiel in einer Anzeige einen Fehler feststellen, können Sie den Fehler bis zum ursprünglichen Inhalt zurückverfolgen und die Änderung an der Quelle vornehmen. Mit einem guten Digital-Asset-Management-System können Sie zudem Zielformate für verschiedene Kanäle und Standorte definieren und dadurch sicherstellen, dass manuelle Fehler im Bearbeitungs- oder Konvertierungsvorgang ausgeschlossen werden.

22. Stressfaktoren reduzieren

Stressfaktoren entstehen oft, wenn man die Kontrolle über etwas verliert. Ein Digital-Asset-Management-System gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre digitalen Inhalte zurück. Das Marketingteam kann dadurch besser arbeiten.

23. Externe Partner können mitarbeiten

Digital-Asset-Management erlaubt eine besonders enge Zusammenarbeit mit externen Partnern. Befähigen Sie Ihre Werbeagentur Inhalte in Ihrem DAM-System zu speichern. So kann diese zum Beispiel finalisierte Assets ohne lange Umschweife hochladen. Sie werden staunen wie positiv sich die Verwendung einer DAM-Lösung auf die Zusammenarbeit auswirken kann.

24. Ein global skalierbares System

Speichern Sie Ihre Assets in Ihrem cloudbasierten Digital-Asset-Management-System und stellen Sie hohe Verfügbarkeit sicher, auch unter erhöhter Belastung. Gerade wenn Ihr Unternehmen global aufgestellt ist, kann es sein, dass Ihr Content von jetzt auf sofort skalieren muss. Unter hoher Belastung brechen nicht geeignete Systeme im ungünstigsten Fall genau zu dem Zeitpunkt zusammen, an dem sie am dringendsten gebraucht werden.

25. Last der IT-Abteilung reduzieren

Digital-Asset-Management wirkt wie eine Ordnungs-Machete. Mit ihm verringern Sie das unübersichtliche Dickicht aus Versionen und Dubletten und bringen Licht in den Datendschungel, eine Wohltat für die IT-Abteilung.

Sie sind sich noch nicht sicher ob Ihre Organisation tatsächlich ein Digital-Asset-Management-System benötigt? Wir wissen, dass die Entscheidung nicht leicht ist.

Wenn Sie ein sehr kleines Team haben oder nur selten mit digitalen Inhalten arbeiten, dann benötigen Sie noch kein DAM-System. Ebenso, wenn einfache Ordner-basierte Ablagesysteme für Ihr Unternehmen und Ihre Content-Aktivitäten ausreichen.

Ansonsten hilft Ihnen die Beantwortung dieser 15 kurzen Fragen, leichter eine Antwort zu finden. Sie können uns aber auch ganz einfach kontaktieren, und wir besprechen gerne gemeinsam mit Ihnen, ob und wie Digital-Asset-Management Ihnen helfen kann. Wir freuen uns darauf!

 

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