Die Aufbauorganisation ist die Grundlage für die Geschäftsprozesse einer Organisation

24. April 2017

Prozesseditor in der Fabasoft Cloud mit Prozessteilnehmern aus der Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation ab und legt somit die grundlegenden Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten fest. Sie bildet damit auch die Grundlage für die Geschäftsprozesse einer Organisation.

Beim Modellieren und Digitalisieren von Geschäftsprozessen sollten als Prozessteilnehmer anstatt konkreter Personen immer Rollen aus der Aufbauorganisation verwendet werden. Die Besetzungen der Rollen können sich in einer Organisation schnell ändern, die Aufbauorganisation und die darin definierten Rollen sind jedoch wesentlich stabiler.

Einerseits entfällt dadurch der Aufwand für ständige Anpassungen in den digitalen Workflows. Andererseits kann ausgeschlossen werden, dass eine Aufgabe einer falschen Person zugeteilt wird.

Eine Lösung zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollte deshalb in der Lage sein, die Aufbauorganisation eines Unternehmens inklusive der Hierarchie der Organisationseinheiten und der darin definierten Stellen abzubilden und diese als Grundlage für die Definition von Prozessteilnehmern zu verwenden. Ohne diese Grundlage sind bereits die einfachsten Prozesse nicht oder nur sehr schwer digital abbildbar.

Tipp: Organisationseinheiten der Aufbauorganisation können auch für Berechtigungen in Teamrooms der Fabasoft Cloud verwendet werden. Bei organisatorischen Änderungen entfällt damit der Aufwand zum Anpassen der Berechtigungen in den Teamrooms.

Ein einfaches Beispiel, das man in fast jeder Organisation wiederfinden kann, verdeutlicht diese Tatsache: Eine Organisation möchte einen standardisierten digitalen Workflow zur Genehmigung von Bedarfsanforderungen einführen. Dabei wird die Bedarfsanforderung vom Antragssteller vorbereitet, vom Vorgesetzen genehmigt und anschließend von der Einkaufsabteilung bestellt.

Formulareditor in der Fabasoft Cloud

Der Vorgesetzte des Antragsstellers kann nur bestimmt werden, wenn auch die Aufbauorganisation bekannt ist. Auch die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung sind in der Aufbauorganisation gepflegt.

Tipp: Mit dem Formulareditor in der Fabasoft Cloud können Sie ganz einfach per Drag & Drop Formulare mit eigenen Feldern definieren. Die definierten Felder können auch zur Bestimmung von Prozessteilnehmern sowie für Bedingungen verwendet werden.

Mit dem April Update der Fabasoft Cloud verändern sich die Bezeichnungnen der bisherigen zur informellen Strukturierung genutzten „Organisationseinheiten“. Diese stehen Ihnen natürlich weiterhin unter der Bezeichnung „Team“ zur Verfügung. Diese Teams können Sie direkt in die Aufbauorganisation verschieben.

Fazit

Eine klar definierte Aufbauorganisation erleichtert somit nicht nur das Modellieren und Digitalisieren von Geschäftsprozessen in Unternehmen. In der Fabasoft Cloud fallen auch nachträgliche Anpassungen aufgrund personeller Änderungen weg bzw. werden Fehler durch Prozessabläufe verhindert. Das Ergebnis sind eine einfache, klare Prozesserstellung, eine signifikante Zeitersparnis und somit eine erhöhte Produktivität des Unternehmens.

 

Eine detaillierte Beschreibung dieser Features sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud April Release finden Sie im „What's New in der Fabasoft Cloud“ Dokument.

Fabasoft Austria GmbH
Product Owner Cloud Solutions

Hasan Cakmak ist Product Owner Cloud Solutions bei Fabasoft, einem führenden europäischen Cloud-Anbieter für Business-to-Business-Collaboration „Made in Europe“. Sein aktueller Schwerpunkt liegt in der modellbasierten Digitalisierung von unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen sowie in der digitalen und revisionssicheren Aufbewahrung von Akten und Dokumenten.

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