Cloud-Services: So machen Firmen Ressourcen frei

17. Februar 2017

Der Weg zur Digitalisierung im eigenen Unternehmen wird vielerorts als Spießrutenlauf wahrgenommen: Getrieben davon, auch in Zukunft konkurrenzfähig zu sein, aber eingeschränkt durch immer knappere Budgets, sieht man mehr Hürden als Chancen vor sich. „Cloud Computing“ ist dabei für viele die erste – und schon sie scheint häufig nur schwer überwindbar. Dabei ist die Cloud keine Hürde, sondern ein „Enabler“ bei der Digitalisierung. Richtig angegangen bündelt sie nämlich keine Ressourcen, sondern macht welche frei! Sie schafft neuen Raum für Innovationen und steigert maßgeblich die Effizienz.  Um das Potenzial der Wolke disruptiv zu nutzen, ist also ein unternehmensweites Umdenken dringend erforderlich.

Cloud Computing tangiert alle Unternehmensbereiche

Bitkom Research hat im Auftrag von KPMG(link is external) herausgefunden, dass Unternehmen der Cloud bereits immer aufgeschlossener begegnen. Erklärten 2011 noch lediglich 28 Prozent, dass sie das Thema interessiere, waren es vier Jahre später bereits 44 Prozent. Allerdings steht gleichzeitig jedes dritte Unternehmen der Nutzung von Cloud Services kritisch oder sogar ablehnend gegenüber. Der Grund dafür ist einerseits der abwartenden und wenig risikobereiten europäischen Tradition geschuldet, liegt vor allem aber noch an falscher Wahrnehmung. Digitalisierung ist hierzulande noch nicht genug auf Geschäftsführerebene als strategisches Asset verankert, wird viel zu oft thematisch ausschließlich bei der IT angesiedelt. Wer die Umgestaltung von Prozessen aber strategisch angeht, muss alle Abteilungen und die Geschäftsführung ins Boot holen. Die folgenden Hinweise helfen dabei weiter:

  1. Digitalisierung ganzheitlich angehen: Mit der Anschaffung eines neuen Netzwerk-Druckers oder einer neuen Software ist es nicht getan. Das Ziel ist kein einzelnes, neues Gimmick, sondern effizientere Geschäftsprozesse und somit reduzierte Mitarbeiter-Aufwände und -Kosten. Das geht nur mit einer integrierten Business-Cloud-Lösung. 
     
  2. Wille zur Veränderung als Motor: Die Begeisterung für Neues innerhalb des Unternehmens muss geweckt und kontinuierlich gepflegt werden, damit die Digitalisierung ihr Potenzial entfalten kann. Sie ist das zentrale Werkzeug, um Innovationen voranzutreiben. Diese Entwicklung muss von der Geschäftsführung ausgehen und vorangetrieben werden.
     
  3. Durchdachte Planung tut not: Die Evaluierung geschäftsrelevanter, ressourcenintensiver und häufig genutzter Anwendungen ist der erste wichtige Schritt zu Beginn des Cloud-Projekts.
     
  4. Alle Interessen miteinbeziehen: Cloud und Digitalisierung sind wesentlich mehr als reine IT-Themen. Daher müssen bereits zu Beginn der Überlegungen alle Fachabteilungen und Interessen ins Boot geholt werden.
     
  5. Verlässlichste Lösung wählen: Es gibt Business Clouds, die höchste Ansprüche an Sicherheit, Compliance, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle erfüllen sowie gleichzeitig maximale Agilität gewährleisten. Vielen Firmen ist nicht klar, dass sie sich für ihre Migration in die Cloud nicht „verbiegen“ müssen, sondern dass sich die Cloud perfekt in ihre IT-Landschaft integrieren lässt.
     
  6. Neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) bedenken: Im Rahmen der Einführung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung können künftig Strafen in Höhe von bis zu vier Prozent der weltweiten Jahresumsätze eines Unternehmens oder bis zu 20 Millionen Euro verhängt werden. Die Verordnung tritt im Mai 2018 in Kraft. Unternehmen sollten daher jetzt auf eine Cloud setzen, die Sicherheit, Transparenz und Compliance als Grundsäulen hat und die für eine revisionssichere Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten zertifiziert ist. Eigens programmierte oder „cloudifizierte“ – also eine On-Premise-Software, die als Cloud umgebaut wurde – Lösungen werden die neue strengeren Regeln im Normalfall nicht erfüllen.

Um Ressourcen frei zu machen und die Cloud proaktiv zu nutzen, darf diese Technologie nicht länger als Hürde, sondern muss als Hebel gesehen werden, mit dem sich schnell viel bewegen lässt. Alle Geschäfts- und Fachbereiche sowie die IT müssen diesbezüglich zusammenarbeiten.

Vor allem die zuletzt genannte IT-Abteilung, die oft in ersten Gesprächen die größten Bedenken äußert, profitiert maßgeblich von einem Schritt in die Cloud: Sie wird beim Support und bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen entlastet und hat so mehr Ressourcen für andere Aufgaben – andere Innovationen. Gleichzeitig bringt eine Lösung wie die Fabasoft Cloud eine vollständige Integration von Microsoft Office Online mit und unterstützt bereits jetzt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung. Auch sonst machen sich 28 Jahre Erfahrung im Dokumenten- und Geschäftsprozess-Management in der Fabasoft Cloud bemerkbar: standardmäßig werden viele Features und Schnittstellen geboten. Hinzu kommt, dass durch die individuelle Modellierbarkeit durch den Kunden in kürzester Zeit in die bestehende IT-Infrastruktur integrierte Lösungen realisiert werden können, die einen echten Mehrwert schaffen. 

Fazit

Mit Lösungen wie der Fabasoft Cloud werden Unternehmen nicht vor eine neue Hürde gestellt. Viel eher werden sie durch beschleunigte Prozesse, reduzierte Aufwände und die gesicherte Erfüllung aller relevanten Auflagen im Handumdrehen in eine Position gebracht, die die Bewältigung aller kommenden Herausforderungen umso leichter macht.