Xtechwriter: Umfangreiche technische Dokumente effizient erstellen, bearbeiten und publizieren

Der aktuelle Fabasoft Cloud 2021 July Release bietet Ihnen eine Reihe nützlicher Features. Das Highlight im Juli ist der neue Xtechwriter, der Sie bei der Erstellung und Bearbeitung standardisierter, strukturierter Inhalte, wie sie im Bereich der technischen Dokumentation vorkommen, wesentlich unterstützt. Außerdem steht mit dem nächsten Update die Integration in Microsoft Office für Microsoft Word Online und Microsoft for Mac zur Verfügung. Zusätzlich sorgen Verbesserungen, wie eine Unterschriftenmappe im Rahmen von Digitalen Signaturen, für ein effizientes und reibungsloses Arbeiten mit der Fabasoft Business Process Cloud.

Kollaborative Dokumenterstellung im XML-Format mit dem Xtechwriter

Der Fabasoft Xtechwriter ermöglicht Ihnen die einfache und kollaborative Erstellung von strukturierten Dokumenten im XML-Format – ohne dass dafür XML-Kenntnisse notwendig sind. Durch XML-Dokumente lassen sich Inhalte medienneutral erstellen, semantisch auszeichnen, automatisiert weiterverarbeiten und effizient publizieren.

Der Xtechwriter verwaltet dabei sogenannte Xtech-Dokumente, bei denen es sich um Dokumente im XML-Format nach dem Lightweight DITA Schema handelt. Diese werden mittels dem Xeditor erstellt und bearbeitet. (Hinweis: Der Fabasoft Xtechwriter muss gesondert lizenziert werden. Bei Interesse senden Sie bitte eine kurze E-Mail an cloud@fabasoft.com)

Einheitliches Layout dank standardisierter Formatvorlagen

Die referenzierte Formatvorlage bestimmt das XML-Schema sowie die Darstellung der medienneutral erstellten Xtech-Dokumente. Es besteht die Möglichkeit, eigene Formatvorlagen hinzuzufügen und mithilfe von CSS-Angaben anzupassen. Diese Vorlagen definieren die Darstellung des Dokuments im Xeditor sowie im Ausgabe-PDF und sorgen für ein einheitliches Layout all Ihrer technischen Dokumente.

Wiederverwendung von Inhalten in verschiedenen Dokumenten

Für eine bestmögliche Wiederverwendung von Informationen lassen sich diese strukturieren und in Kapitel aufteilen. Bei jedem Kapitel besteht wiederum die Option, dieses mit Textbausteinen und Feldern zu versehen, um es anschließend in mehreren Dokumenten zu referenzieren. Dabei wird die Struktur von Kapiteln sowohl im Webclient der Fabasoft Business Process Cloud als auch im Inhaltsverzeichnis des Xeditors übersichtlich in einer Baumansicht dargestellt.

Xtechwriter Kapitelstruktur und InhaltsverzeichnisAbbildung: Im Xeditor lässt sich jederzeit ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis einblenden.

Nimmt man eine Änderung an einem einzelnen Kapitel vor, wird diese, wenn es sich hierbei um eine Verknüpfung handelt, automatisch in allen verknüpften Dokumenten übernommen. Beispielsweise kann es vorkommen, dass entsprechende Warnhinweise nicht nur in der Bedienungsanleitung, sondern auch in anderen Dokumenten referenziert sind. Auf diese Weise bleiben Ihre Inhalte immer am aktuellsten Stand.

Wir unterscheiden im Rahmen vom Xtechwriter zwei verschiedene Formen von Textbausteinen:

  • Kapitel-Textbausteine für ganze Kapitel inklusive Überschriften bzw. Kapitelstrukturen
  • Absatz-Textbausteine für Paragraphen, Tabellen, Auflistungen, etc.

 

Prozesse auf einzelne Kapitel in Dokumenten starten

Ein weiterer Vorteil des Xtechwriter ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit an einem Dokument. Mehrere Personen können ganz einfach an unterschiedlichen Kapiteln arbeiten, ohne dafür das gesamte Dokument einzusehen oder dieses zu sperren. Zusätzlich besteht die Wahl, Prüf- und Freigabeprozesse auf einzelne Kapitel zu starten.

 

Einfache Publikationen von verschiedenen Dokument-Varianten

Bei Xtech-Dokumenten besteht die Option, diese als PDF-Dokumente zu publizieren. Dabei berücksichtigt der Xtechwriter die Stammdaten (beispielsweise aus einer technischen Datenbank) und die Bedingungen der einzelnen Kapitel und Textbausteine. Durch diese Vorgehensweise ist es möglich, aus einer Formatvorlage mithilfe von integrierten Stammdaten ein fertiges Betriebshandbuch zu generieren und dieses tagesaktuell zu publizieren.

 

Für die Freigabe der Publikation steht ein mitgelieferter Prozess zur Verfügung, der auf Wunsch einfach durch einen eigenen Prozess ersetzt wird. In der Ablage sind alle generierten Publikationen zu finden, wodurch nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Version wann und wo verwendet wurde.

Integration in Microsoft Word Online und Microsoft Word for Mac

Mit dem aktuellen Fabasoft Cloud 2021 July Release steht Ihnen die Microsoft Office Integration nun auch in Microsoft Word Online und in Microsoft Word for Mac zur Verfügung.

Folgende Features unterstützen Sie in Microsoft Word Online und Microsoft Word for Mac:

  • Link versenden: Beschleunigen Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und teilen Sie Dokumente mit wenigen Klicks.
  • Im Web anzeigen: Greifen Sie mit einem Klick auf „im Web anzeigen“ schnell auf die Datei in der Cloud zu und führen Sie weitere Arbeitsschritte durch.
  • Text einfügen: Sparen Sie Zeit bei der Erstellung von Dokumenten, indem Sie Textbausteine aus der Cloud in Microsoft Word verknüpfen.

Für das Arbeiten mit Microsoft for Mac sind weitere Funktionalitäten wie Feld einfügen, Textbaustein-Platzhalter ersetzen etc. verfügbar.

 

Microsoft Word Online

Um die Integration in Microsoft Word Online zu nutzen, müssen Sie das Office-Add-In „Fabasoft Cloud“ vom Microsoft Store herunterladen und anschließend in Microsoft Word Online unter „Einfügen“ > „Add-Ins“ hinzufügen.

 

Office Add-Ins

 

Microsoft Word for Mac

Um die Integration in Microsoft Word for Mac zu nutzen, muss der Fabasoft Cloud Client installiert sein. Fügen Sie danach einfach das Office-Add-In „Fabasoft Cloud“ vom Microsoft Store zu Microsoft Word for Mac hinzu.

Dokumente noch schneller digital signieren

Der aktuelle Fabasoft Cloud 2021 July Release bietet eine Reihe neuer Möglichkeiten, um Ihnen das Anbringen von Digitalen Signaturen auf Dokumenten weiter zu erleichtern.

 

Vordefinierte Unterschriftsbereiche für perfekt platzierte Unterschriften

Diese vordefinierten Bereiche bestimmen sowohl die Größe als auch die Position von visuellen Unterschriften. Führen Sie dazu den Kontextmenübefehl „Unterschriftsbereiche festlegen“ auf einem PDF-Dokument aus, um Unterschriftsbereiche im Dokument vorab zu platzieren.

 

Mit einem Doppelklick auf einen Unterschriftsbereich wählen Sie in einem Auswahldialog eine geeignete Signatur aus, welche daraufhin im entsprechenden Bereich eingefügt wird. Sind mehrere Unterschriften notwendig, ist kein unnötiges Scrollen mehr vonnöten, sondern man gelangt nun mit einem Klick zur nächsten Unterschrift.

 

Unterschriftsbereiche Digitale Signatur

Abbildung: Der blaue Hilfsrahmen ist im endgültigen Dokument nicht mehr zu sehen.

 

Signieren Sie mehrere Dokumente mit wenigen Klicks

Mithilfe einer Unterschriftenmappe ist es möglich, mehrere Dokumente einer Akte zusammenzufassen und diese im Anschluss visuell zu unterzeichnen. Dadurch müssen nicht alle Dokumente einzeln signiert werden. Das Signieren mittels Unterschriftenmappe wird auf einer Akte über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Unterschriftenmappe vorbereiten“ gestartet. Alternativ besteht die Option, die Aktivität „Unterschriftenmappe vorbereiten“, die für BPMN- und Ad-hoc-Prozesse zur Verfügung steht, zu verwenden.

Beschleunigte Dokumenten-Recherche dank verbessertem Suchportal

In der Fabasoft Business Process Cloud befindet sich ab dem Fabasoft Cloud 2021 July Release auf „Home“ eine eigene Karte „Suche“, welche zu einem neu aufbereiteten Suchportal führt. Hier können Sie bei Bedarf noch vor der eigentlichen Suche einschränkende Suchkriterien auswählen. Diese Filtermöglichkeiten vereinfachen umfangreiche Dokumenten-Recherchen wesentlich, indem sie die Suche beispielsweise auf einzelne Teamrooms einschränken.

 

Standardmäßig bietet das Suchportal folgende Suchkriterien an:

  • Wo (z. B. In „Beschaffung“)
  • Datum
  • Typ (z. B. Microsoft Word-Dokument)
  • In Teamroom enthalten (z. B. Teamroom „Sales Team“)
  • Appspezifische Suchkriterien

 

Eine detaillierte Beschreibung sowie weitere Neuerungen des Fabasoft Cloud 2021 July Release finden Sie hier.