Success Story willhaben: Automatisierte Prozesse und digitale Signatur für unternehmensweites Vertragsmanagement

Mit mehr als 88 Millionen Besuchen pro Monat ist willhaben der größte Online-Marktplatz Österreichs. Seit 2006 digitalisiert willhaben auf der Plattform den Kauf und Verkauf von Waren, Dienstleistungen und Fahrzeugen. Jobinserate runden das Angebot ab. Digitale Leistungen beschränken sich nicht nur auf das Kerngeschäft, sondern es stehen auch betriebsinterne Prozesse im Fokus. So führten geänderte rechtliche Rahmenbedingungen und zunehmende Unternehmensgröße zur Notwendigkeit, das Vertragsmanagement in einer modernen cloudbasierten Software aufzusetzen.

Tabellenkalkulationen und ihre Grenzen

Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung brachte für Unternehmen die Herausforderung, den Bestand an Verträgen zu sichten und hinsichtlich Konformität zu überprüfen. So auch für willhaben. Eine umfangreiche Aufgabe, deren Umsetzung im ersten Schritt mit der Zusammenführung aller Verträge in einer zentralen Vertragsliste samt Status und weiteren Metadaten erfolgte. Damit war der Überblick in einer Tabellenkalkulationsanwendung zunächst hergestellt. Im Arbeitsalltag stieß diese Variante schnell an ihre Grenzen. Denn dort, wo die letzte Spalte der Tabelle endet, beginnt die Suche nach dem jeweiligen Vertrag und dessen inhaltlichen Details. Ein zeitintensiver Vorgang, erschwert durch dezentrale Ablagen und hohen laufenden Wartungsaufwand. Eine einfache digitale Ablage als Lösungsansatz griff für willhaben demnach nicht weit genug. Deshalb fiel die Entscheidung auf Fabasoft Contracts, da auch die Optimierung der innerbetrieblichen Zusammenarbeit im Kontext des Vertragsmanagements ganz oben auf der Wunschliste stand.

Eine zentrale Quelle für das gesamte Unternehmen

Als Hüter sämtlicher Verträge organisiert und steuert die Vertragsmanagementabteilung die cloudbasierte zentrale Ablage der digitalen Vertragsakten. Übersichtliche Vertragslisten führen diese zusammen. Das umfasst auch Erweiterungen der Formulare um neue Metadaten, die in Fabasoft Contracts ganz unkompliziert gelingen. Führungskräfte haben entsprechende Zugriffsrechte auf diese Vertragslisten. Die Verantwortlichen müssen Informationen zu Verträgen nicht auf Umwegen einholen und greifen unmittelbar auf Ihre Verträge zu, unterstützt durch die intelligente semantische Volltextsuche. Eine Entlastung und Zeitersparnis für alle handelnden Personen.

Strukturierte Prozesse verbinden die Akteure

Vorgefertigte und individualisierbare Prozesse ermöglichen es den Beteiligten, die Zusammenarbeit im gesamten Vertragslebenszyklus nachvollziehbar und effizient zu gestalten. So binden Workflows beispielsweise im Rahmen von Prüf- und Genehmigungsprozessen die einzubeziehenden Bereiche automatisiert ein. Dabei ist der Prozessfortschritt zu jedem Zeitpunkt transparent. Änderungen an Dokumenten bleiben nachvollziehbar, Kommentare und Anmerkungen teilen die Mitarbeiter direkt in den Workflows oder in den Verträgen. Die Vertragsmanagementabteilung involviert bei Bedarf auch externe Unternehmensanwälte in Fabasoft Contracts. Schlüssel dazu ist die intuitive Verwaltung der Berechtigungen, die einfaches Hinzufügen von Rollen und Benutzern zulässt.

Die elektronische Signatur, ein Must-have

Hohe Priorität für willhaben lag in der Automatisierung der Zeichnungsprozesse. Angesichts der aufgrund von Homeoffice-Regelungen erschwerten Erreichbarkeit der Kollegen war klar, dass nur eine Vertragsmanagementsoftware mit systemeigener fortgeschrittener elektronischer Signatur gemäß eIDAS-Verordnung infrage kommt. Die Einführung der digitalen Signatur bedeutet für willhaben den Wegfall von Hürden und umständlichen Arbeitsschritten, täglich benötigte Unterschriften einzuholen. Jene, die unterfertigen müssen, profitieren zudem von den mobilen Zugriffsmöglichkeiten. 

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„Neben zentraler Vertragsverwaltung lag der Fokus auf einer Vertragsmanagementsoftware, die uns bei den täglichen Prozessen ideal unterstützt. Fabasoft Contracts besticht mit intuitiver Bedienung, das erleichtert die Einbindung neuer Akteure enorm.“ - Luna Masuch, Datenschutzbeauftragte bei willhaben

 

 

Über das Unternehmen

Die 2006 gegründete willhaben internet service GmbH & Co KG mit Sitz in Wien zählt mit mehr als 9 Millionen Artikeln und Dienstleistungen zum größten kostenlosen Online-Marktplatz Österreichs. Das Angebot der Anzeigen-Plattform umfasst die Bereiche Immobilien, Auto & Motor, Jobs & Karriere sowie einen Marktplatz für Gegenstände und Dienstleistungen jeglicher Art. 8,5 Millionen Unique Clients und 1,8 Milliarden Seitenaufrufe machen willhaben zu einem der reichweitenstärksten Internet-Dienste im ganzen Land.

 

Die Case Study als PDF-Dokument finden Sie hier