Stets aktuelle Dokumente und Vorlagen mithilfe von Textbaustein-Platzhaltern

Vermeiden Sie obsolete Vertragsinhalte oder veraltetes Wording mit der „Vorlagenmanagement App“

Im letzten „What’s New“-Beitrag haben wir Ihnen bereits über die „Vorlagenmanagement App“ der Fabasoft Cloud berichtet. Die Vorlagenmanagement App ermöglicht Ihnen die Erstellung und zentrale Verwaltung von Textbausteinen- und Vorlagensammlungen für interne als auch externe Benutzer.

Mit der neuen Textbaustein-Platzhalter-Funktion können Sie noch schneller Dokumente erstellen und verwalten. Die Textbaustein-Platzhalter sind für die Verwendung in Vorlagen gedacht. Im Gegensatz zu einem normalen Textbaustein, dessen Inhalt unmittelbar beim Einfügen in das Dokument übernommen wird, speichert ein Textbaustein-Platzhalter in der Vorlage nur eine Verknüpfung auf den Textbaustein. Erst wenn aus der Vorlage ein Dokument erstellt wird, beispielsweise in einem Teamroom, wird der Inhalt aus dem Textbaustein in das neue Dokument übernommen.

Ändert sich der Inhalt im Textbaustein, so schlägt sich diese Änderung auch in allen neu erstellen Dokumenten nieder. Natürlich ist es auch möglich, denselben Textbaustein, der im Vorlagenmanagement an einer zentralen Stelle gepflegt wird, in unterschiedlichen Vorlagen zu verwenden.

 

Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten

In der Praxis erweist sich die Textbaustein-Platzhalter-Funktion bei Verträgen als sehr nützlich. So können Vertragsklauseln in Textbausteinen verwaltet und in Vorlagen für Vertragsdokumente verknüpft werden. Die aus den Vorlagen erstellten Vertragsdokumente enthalten dann stets den aktuell gültigen Text der Vertragsklauseln. Auch bei Briefvorlagen ist die Funktion äußerst hilfreich, da bei einer Adressänderung lediglich der Textbaustein aktualisiert werden muss, um in allen neuen Dokumenten Berücksichtigung zu finden.

 

Einfache Anwendung

Die Textbaustein-Platzhalter-Funktion steht im Microsoft Word Bearbeitungsmodus der Vorlage auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ > Text einfügen > Textbaustein-Platzhalter zur Verfügung.  Der Platzhalter wird als Hyperlink auf den Textbaustein dargestellt. Mit einem Klick auf den Hyperlink kann der Text im Textbaustein einfach eingesehen werden.

Textbaustein-Platzhalter-Funktion in der „Vorlagenmanagement App“

Um die Folgen einer Änderung eines bestehenden Textbausteins besser einschätzen zu können, werden unter Eigenschaften > Vorlagen alle Vorlagen angezeigt, in denen der Textbaustein verwendet wird.

Außerdem können auf der Registerkarte „Verwendbarkeit“ weitere Nutzungseinschränkungen des Textbausteins definiert werden. So kann festgelegt werden, dass ein bestimmter Textbaustein nur dann sichtbar ist, wenn beispielsweise ein Vertragsdokument für ein bestimmtes Land erstellt wird. In allen anderen Dokumenten ist dieser Inhalt nicht sichtbar. Enthält eine Vorlage, beispielsweise eine Akte mehrere Word-Dokumente, werden beim Instanziieren die Textbaustein-Platzhalter in allen Word-Dokumenten aufgelöst.

 

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Stets aktuelle Textbausteine in Dokumenten wie Verträgen, Briefen oder Einladungen
  • Übersichtliche, zentrale Verwaltung von Textbausteinen und Vorlagen
  • Zeitersparnis beim Erstellen von Dokumenten
  • Einfachere Einhaltung der Corporate Design Vorgaben

Eine detaillierte Beschreibung der App sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud 2019 September-Release finden Sie HIER.