Prozesse und Formulare definieren für grenzenlose digitale Dokumentenlenkung

Mit den neuen Fabasoft Cloud Features der February Release erreicht die grenzenlose digitale Dokumentenlenkung in Ihrem Unternehmen mit individuell definierbaren Formularen und der Möglichkeit, in Prozessen Aufgaben parallel durch mehrere Personen ausführen zu lassen, in den Cloud-Editionen Enterprise und Superior nun ein ganz neues Level!

Profitieren Sie von folgenden Neuerungen:

Mehrfach-Instanz-Aktivitäten in Prozessen

Mehrfach-Instanz-Aktivitäten (MI-Aktivitäten) ermöglichen Ihnen, eine Aktivität in einem Prozess von mehreren Personen gleichzeitig (parallel) oder hintereinander (sequenziell) abarbeiten zu lassen.

Sie können Mehrfach-Instanz-Aktivitäten in vordefinierten Prozessen und in Ad-hoc-Prozessen verwenden. Dadurch können Sie zum Beispiel eine parallele Freigabe durch mehrere Benutzer realisieren.

Vordefinierter Prozess (BPMN-Editor)

Im BPMN-Editor haben Sie die Möglichkeit, bei einer Aufgabe einen von drei verschiedenen Schleifentypen festzulegen:

Keine Schleife

Von der definierten Aktivität wird eine Instanz erzeugt, die den definierten Prozessteilnehmern im Arbeitsvorrat angeboten wird. Der erste Prozessteilnehmer, der die Bearbeitung beginnt, übernimmt die Aktivität, und diese wird aus den Arbeitsvorräten aller anderen Prozessteilnehmern entfernt.

MI parallel

Von der definierten Aktivität werden für alle festgelegten Prozessteilnehmer eigene Instanzen erzeugt und parallel in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Prozessteilnehmer müssen die Aktivität bearbeiten. Diese Funktion ist besonders für Freigabeprozesse mit mehreren Personen oder auch Informationen mit Lesepflicht praktisch. 

MI sequenziell

Von der definierten Aktivität werden für alle festgelegten Prozessteilnehmer eigene Instanzen erzeugt und sequenziell in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Prozessteilnehmer müssen nacheinander die Aktivität bearbeiten.

Als Prozessteilnehmer können Sie eine Verteilerliste, eine Organisationseinheit oder eine Eigenschaft des Objekts angeben, aus der eine Liste von Prozessteilnehmern ermittelt werden kann. Verteilerlisten können nur zusammen mit Mehrfach-Instanzen verwendet werden. Eine Organisationseinheit bzw. eine Eigenschaft des Objekts kann sowohl bei Mehrfach-Instanzen als auch bei Nicht-Mehrfach-Instanzen verwendet werden. Bei Mehrfach-Instanzen wird für jeden aufgelösten Prozessteilnehmer eine eigene Aktivitätsinstanz erzeugt, bei Nicht-Mehrfach-Instanzen nur eine Aktivitätsinstanz für die gesamte Organisationseinheit bzw. Eigenschaft des Objekts.

Ad-hoc-Prozess

Ad-hoc-Prozesse im BPMN-Editor

Bei der Definition von Ad-hoc-Prozessen können Sie für eine Aktivität im Feld Mehrfach-Instanz zwischen „Keine Mehrfach-Instanz“, „Parallel“ und „Sequenziell“ wählen. Die Einträge entsprechen dem Schleifentyp des BPMN-Editors.

Wenn Sie die erste Aktivität übernehmen, können Sie im BPMN-Editor für Ad-hoc-Prozesse weitere Aktivitäten festlegen bzw. durch einen Doppelklick auf eine Aufgabe die Einstellungen ändern.

Ad-hoc-Prozesse im tabellarischen Modus

Im tabellarischen Modus können Sie ebenfalls im Feld Mehrfach-Instanz zwischen „Keine Mehrfach-Instanz“, „Parallel“ und „Sequenziell“ wählen.

Formulare

Die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten beim Erstellen von benutzerdefinierten Formularen wurden signifikant erweitert.

Sie können nun eine breite Palette an Formularfeldern auf Ihrem Formular verwenden. Von Eingabefeldern (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt) oder Elementlisten, Checkboxen mit einem oder mehreren Kontrollkästchen über Optionsfelder bis hin zu Dropdown-Feldern – alles ist möglich. Um das Formular übersichtlicher zu gestalten, stehen Ihnen auch Trennlinien oder formatierte Beschreibungen (HTML-Text) zur Verfügung.

Zusätzlich können Sie für Eingabefelder bzw. Elementlisten verschieden Typen festlegen:

  • Zeichenkette
  • Ganze Zahl
  • Gleitkommazahl
  • Datum
  • Datum und Zeit
  • Zeitangabe
  • Hyperlink
  • Währung
  • Objekt

Mehrsprachigkeit

Für die in der Fabasoft Cloud verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und die kontextsensitive Hilfe bereitstellen – damit die grenzenlose digitale Dokumentenlenkung auch mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern in anderssprachigen Ländern ohne Verständnisprobleme funktioniert. Öffnen Sie dazu einfach die Eigenschaften des Formulars (Kontextmenübefehl „Eigenschaften“) und wechseln Sie auf die Registerkarte „Übersetzungen“. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.

Formular-Posteingang

Der Formular-Posteingang erlaubt es Ihnen, mithilfe eines HTML-Formulars Daten zu erfassen und diese sicher in die Fabasoft Cloud hochzuladen. Sie können so auf Ihrer Website ein HTML-Formular einbinden, mit dem Kunden eine Anfrage stellen oder potenzielle neue Mitarbeiter ihre Bewerbungsunterlagen hochladen. Die Dokumente können Sie dann direkt im Teamroom in der Fabasoft Cloud bearbeiten bzw. weiterverarbeiten.

Formular-Posteingänge können in Teamrooms erstellt werden. Im HTML-Formular hinterlegen Sie die eindeutige ID des Posteingangs und legen weitere Einstellungen fest. Die über das Formular erzeugten Objekte werden dann direkt im jeweiligen Posteingang abgelegt.

Ein weiterer Vorteil: Die Dokumente im Formular-Posteingang können sofort in Prozesse eingegliedert werden.

 

Eine detaillierte Beschreibung dieser Features sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud February Release finden Sie HIER.