Projektkommunikation automatisch nachvollziehbar ablegen

Wer bisher E-Mail aus dem Outlook Mail Client in die Cloud hochladen wollte, musste dies händisch per Copy/Paste erledigen. Das neue Fabasoft Cloud Feature ermöglicht es Ihnen, einzelne Outlook Ordner mit der Fabasoft Cloud zu verbinden und so E-Mails automatisch in die Fabasoft Cloud hochzuladen. E-Mails werden automatisch in einen definierten Ablageort (Teamroom oder Ordner) in der Fabasoft Cloud kopiert und dort gespeichert. Alle Outlook Regeln, die für diesen Ordner festgelegt worden sind, bleiben natürlich aufrecht und werden ausgeführt.

Dieses Feature ermöglicht es zum Beispiel die gesamte E-Mail Kommunikation rund um ein Projekt, die ja normalerweise in den diversen Outlook Accounts der einzelnen Teammitglieder landet, gesammelt in einem Ordner in der Fabasoft Cloud abzulegen, auf den alle berechtigten Personen Zugriff haben. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation und das Erreichen eines stets gleichen Wissensstands aller Projektbeteiligten, die E-Mails werden gleichzeitig nachvollziehbar abgelegt. Jede Änderung kann in der Fabasoft Cloud Zeitreise überprüft werden.

Outlook Ordner verknüpfen

Das Anlegen eines verknüpften Outlook Ordners ist ganz einfach: Sie legen in Ihrem Outlook Postfach einen neuen Ordner an, markieren diesen und mit einem rechten Mausklick wählen Sie im Kontextmenü „Mit „Fabasoft Cloud Lokation“ verbinden“ aus.
Den gewählten Outlook Ordner mittels Rechtsklick und Drop-down Menü mit der Fabasoft Cloud verbinden

Das Hochladen der E-Mail in die Fabasoft Cloud erfolgt sicher mittels automatisch generierten Passwortes. Bei der ersten Verbindung zur Fabasoft Cloud legen Sie die Dauer des Passworts fest (eine Woche oder ein Monat), nach Ablauf dieser Frist erhalten Sie eine Erinnerung und können dann die Gültigkeit des Passwortes auch bis zum Widerruf verlängern.
Passwortvergabe für die Verbindung mittels WebDAV

Danach öffnet sich ein neues Fenster und Sie können nun den Ablageort des Ordners in Ihrer Fabasoft Cloud in der Baumansicht auswählen oder einen neuen Ordner anlegen.

Ablageort für E-Mails in der Fabasoft Cloud mittels Drop-down Menü auswählen
Sobald Sie nun ein E-Mail in den Outlook Ordner verschieben – oder das E-Mail auf Grund einer von Ihnen definierten Regel automatisch in dem Ordner abgelegt wird – wird dieses in den verbundenen Fabasoft Cloud Ordner kopiert. Das Original-E-Mail landet automatisch im „gelöschte Elemente“ Ordner. Daher bleibt der verknüpfte Ordner stets leer.

Sie können direkt aus Outlook in den Fabasoft Cloud Order wechseln. Dazu wählen Sie einfach „Im Cloud Webclient anzeigen“ aus und schon öffnet sich ein Browserfenster zu dem entsprechenden Ordner (Anmeldung zur Cloud wird abgefragt).

Verknüpfung aufheben

Wenn Sie die Verknüpfung wieder aufheben möchten, markieren Sie erneut den Ordner, klicken ihn mit der rechten Maustaste an und wählen in den Befehl „Von Fabasoft Cloud Lokation“ trennen“ aus.
Verknüpfung des Outlook Ordners von der der Fabasoft Cloud mittels Drop-down Menü trennen

Ihr Nutzen:

  • Gesamte Kommunikation an einem Ort gespeichert
  • Alle Projektmitarbeiter sind auf demselben Wissensstand
  • Nachvollziehbarkeit der gesamten Kommunikation rund um ein Projekt (Zeitreise)
  • Zugriffsrechte auf Projektebene steuerbar
  • Persönliche E-Mail-Postfächer mit Speicherlimit bleiben „schlank“
  • Outlook Regeln anwendbar

 

Eine detaillierte Beschreibung dieser Lösung sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud 2019 June Release finden Sie HIER.