Premiere für die E-Akte Bund: Präsident des Bundesamts für Justiz zeichnet ersten Beschaffungsvorgang elektronisch

Pressetext-Quelle: https://www.bundesjustizamt.de/DE/Presse/Archiv/2019/20190111.html

Im Bundesamt für Justiz (BfJ) ist der Startschuss für den ersten produktiven Einsatz der E-Akte Bund ge­fallen. Im Rahmen eines Pilotbetriebs werden die IT-Beschaffungsvorgänge der Bonner Bundesoberbehörde jetzt ausschließlich elek­tro­nisch geführt.

In Anwesenheit von Vertretern der an dem Projekt beteiligten Be­hör­den und des Software­her­stellers zeich­ne­te der Präsident des BfJ, Heinz-Josef Friehe, am Ende des durch­lau­fen­en elek­tro­nischen Workflows den ersten Vorgang im Praxisbetrieb, auf dessen Grundlage nun­mehr eine IT-Be­schaf­fung für das Bundes­amt erfolgt.

Die E-Akte Bund gilt als Rückgrat der Digitalisierung in der Bundesverwaltung: Elektronische Akten haben direkte Berührungspunkte, sowohl zu behördenspezifischen Fachverfahren als auch zu an­de­ren zentral bereitgestellten Basis- und Querschnittsdiensten. Darum hat diese Maßnahme auch eine herausragende Bedeutung für die IT-Konsolidierung des Bundes. Das BfJ hat sich von Beginn an in die Entwicklung des zentralen E-Akte-Dienstes eingebracht und sich überdies als Pilotbehörde zur Ver­fügung gestellt. Verantwortlich für das E-Akte-Engage­ment ist die Stabsstelle "Elektronische Ver­waltungsarbeit", die unmittelbar bei der Haus­lei­tung des BfJ angesiedelt ist. Dort laufen auch alle Fä­den der Abstimmung und Kooperation mit den entscheidenden E-Akte Akteuren zusammen – dazu zählen die Arbeitsgruppe Dienste­konsolidierung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Hei­mat, das Bundesver­wal­tungs­amt, das Informations­technik­zentrum Bund, das Bundesarchiv sowie der Software­hersteller Fabasoft.

Bei den Vorbereitungen zur Pilotierung der E-Akte Bund analysierte das BfJ unter anderem die Schrift­gutverwaltung, den Postverkehr und auch die Ablauforganisation in seinen Fachbe­reichen. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen flossen in einem sogenannten Bebauungs­plan für die elek­tro­nische Verwaltungsarbeit zusammen, aus dem insbesondere zu ersehen ist, wann welche Arbeits­ein­heit auf die elektronische Ver­waltungs­arbeit mit der E-Akte Bund umstellt. Auch nach dem erfolg­reichen Pilotstart wird sich das BfJ an der Weiterentwicklung der elektronischen Akte des Bundes be­tei­li­gen. So sind die Integrationsmuster zur Anbindung des Digitalen Zwischenarchivs und des For­mu­lar-Management-Systems des Bundes aus­zuarbeiten. Bereits in den nächsten Monaten kommen die Pilotierungserfahrungen des BfJvier wei­te­ren Pilotbehörden zugute, darunter mit dem Bundes­ministerium der Justiz und für Verbraucher­schutz auch das "Mutter­haus des BfJ". Im anschließenden Breiten-Rollout werden dann auch alle weiteren Nutzerbehörden davon profitieren.