Noch einfacheres Arbeiten mit Prozessen und Formularen in der Fabasoft Cloud

Mit den neuen Features der December Release der Fabasoft Cloud gestaltet sich das Arbeiten mit Prozessen und benutzerdefinierten Formularen in den Cloud-Editionen Enterprise und Superior für Sie nun noch schneller und einfacher.

Prozesse und Formulare

Das leichtere Arbeiten mit Prozessen beginnt schon beim Arbeitsvorrat: Ein Dokument, dem durch ein benutzerdefiniertes Formular eine Kategorie zugewiesen ist, erscheint nun beim Bearbeiten oder Genehmigen in zweigeteilter Sicht. Sie sehen das Dokument und können ohne mühsames Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Ansichtsfenstern die Metadaten direkt erfassen.

Sie können Prozesse manuell oder automatisch starten. Das automatische Starten eines Prozesses ist mittels Wiedervorlage bzw. Eingangsordner möglich. Beim manuellen Start, der im Kontextmenü unter „Extras“ und „Neuer Prozess starten“ initiiert wird, wählen Sie einfach zwischen Ad-hoc-Prozessen und vordefinierten Prozessen. Wenn Sie nun einen Ad-Hoc-Prozess mit nur einer Aktivität wie z. B. „Bearbeiten“ benötigen, können Sie diesen starten, ohne den BPMN–Editor öffnen zu müssen. Natürlich funktioniert dieser „Schnell-Start“ auch mit den in der Auswahlliste vordefinierten Prozessen.

Eine zusätzliche Neuerung bietet die Funktion der Wiedervorlage: Wenn Sie möchten, dass ein vordefinierter Prozess erst zu einem bestimmten Termin startet, müssen Sie jetzt nur mehr eine Wiedervorlage dafür definieren. Der Prozess bzw. der jeweilige Arbeitsschritt startet dann an diesem Termin automatisch. Diese Funktion ist besonders bei Deadlines oder weiter in der Zukunft liegenden Arbeitsschritten wie z. B. Vorbereitungen zu jährlichen Audits sehr praktisch.
 

Vordefinierte Prozesse erstellen

Im BPMN-Editor sorgen folgende neue Funktionen für leichteres Arbeiten: Sie können die Einstellung „Verwendbar für“ nun direkt im BPMN-Editor festlegen und so definieren, für welche Objektklassen oder Kategorien ein Prozess anwendbar ist. Das Schließen des Prozesses und das Editieren in den „Eigenschaften“ entfällt somit.

Auch in der Formularseite „Unterschriften“ stehen neue Eigenschaften für Sie zur Auswahl bereit. Mit „Letzte Unterschrift“, „Letzte Unterschrift am/um“, „Letzte Unterschrift von“ und „Bemerkung der letzten Unterschrift“ können Sie Unterschriften jetzt leichter als Bedingung in einen Prozess einbauen. Zusätzlich kann dies nun auch als Spalte im Arbeitsvorrat oder in einer Detailansicht eines Teamrooms oder Ordners eingeblendet werden.

Neu ist ebenfalls, dass Sie abstrakte Prozessteilnehmer nun anhand von Objekteigenschaften definieren können. Das ermöglicht, Prozessteilnehmer dynamisch und abhängig vom jeweiligen Objekt zu ermitteln. Beispielsweise können Sie in einem Freigabeprozess dem Erzeuger eines Dokuments (Eigenschaft „Erzeugt von“) eine Aktivität weiterleiten, um ihn über die erteilte oder abgelehnte Freigabe zu informieren. Durch die dynamische Ermittlung der Prozessteilnehmer entstehen völlig neue Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse digital abzubilden.

 

Eingangsordner

Ein Eingangsordner ist ein „intelligenter Ordner“, in dem Sie Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten festlegen. Eine Regel besteht dabei immer aus Bedingungen und daraus folgenden Aktionen, die dann ausgeführt werden, wenn alle Bedingungen zutreffen.

Den Eingangsordner erzeugen Sie einfach wie einen Teamroom direkt im „Home“-Bereich Ihrer Fabasoft Cloud (Hintergrund-Kontextmenü --> „Neu“ und „Eingangsordner erzeugen“). Genau wie bei einem Teamroom definieren Sie auch beim Eingangsordner das Team und die jeweiligen Zugriffsrechte.

In unserem Beispiel hat das Accounting-Team einen Eingangsordner erstellt, in dem allen Objekten mit dem Wort „Rechnung“ im Namen automatisch die Kategorie „Rechnung“ zugeordnet werden soll.

Die Bedingung lautet also „Name enthält ‚Rechnung’“. Es wird überprüft, ob die ausgewählte Eigenschaft die definierte Zeichenkette (ohne Beachtung von Groß-/Kleinschreibung) enthält. Damit die Aktion tatsächlich ausgeführt wird, müssen alle angegebenen Bedingungen erfüllt sein.
Soll die Regel immer ausgeführt werden, darf keine Bedingung angegeben werden.

Das Accounting kann aus verschiedenen Aktionen, die nach der Anwendung der Regel ausgeführt werden sollen, wählen:

  • Dem Objekt soll eine bestimmte Kategoriezugeordnet werden: Allen Rechnungen wird die Kategorie „Rechnung“ zugeordnet, ohne dass jede Eingangsrechnung händisch kategorisiert werden muss.
     
  • Eingehende Elemente können in Verbindung mit Mindbreeze InSpire vollautomatisch klassifiziert und Ihnen z. B. die Kategorie „Rechnung“ zugeordnet werden. Aus dem klassifizierten Dokument können auch automatisch Metadaten (z. B. Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Lieferant etc.) extrahiert werden, sodass beim Erfassen der manuelle Aufwand reduziert oder gar eliminiert wird.
    Details zu diesem Feature finden Sie HIER.
  • Prozess starten: Ein vorab definierter Prozess wird auf dem eingehenden Objekt gestartet.

 

Eine detaillierte Beschreibung dieses Features sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud December Release finden Sie HIER.

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