Nachlese Jahrestagung E-Akte 2019

Am 6. und 7. November 2019 fand die 11. Jahrestagung E-Akte im Presse- und Informationsamt der Bundesregierung in Berlin statt. Über 400 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus der öffentlichen Verwaltung besuchten die Veranstaltung und informierten sich über die aktuellen Entwicklungen und nutzten die Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch.

Einige unserer Kunden gaben auf der Jahrestagung E-Akte spannende Einblicke in die laufenden Projekte. So präsentierten Maßnahmenverantwortliche der "E-Akte Bund" sowie Projektpartner vom Freistaat Bayern und der Städte Nürnberg und Plauen in diversen Vorträgen ihre Erfahrungen mit der Fabasoft eGov-Suite.

 

Die E-Akte Bund wird erwachsen!

Nach dem Jahr der Piloten 2019 wird die E-Akte Bund 2020 erwachsen: Der Rollout für die ersten Nutzerbehörden beginnt. Aus den Erfahrungen der Pilotierung konnten alle Projektbeteiligten lernen und Verbesserungspotentiale identifizieren. Alle Erkenntnisse machen die E-Akte Bund besser und gewährleisten, 2020 den Bundesbehörden eine hochqualitative Anwendung zur Verfügung stellen zu können.

Vortragende: 
Dr. Lydia Tsintsifa, Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat
Silke Spielkamp, ITZBund
Fabian Starosta, Bundesverwaltungsamt

Einführung der E-Akte Bund im Bundesamt für Justiz

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist zentraler Dienstleister der Bundesjustiz sowie Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr. Um diese Aufgaben künftig noch effizienter erfüllen sowie den Beschäftigten ein modernes, attraktives Arbeitsumfeld anbieten zu können, hat sich das BfJ frühzeitig dazu entschlossen, die elektronische Verwaltungsarbeit einzuführen. Mit der Umsetzung wurde eine eigens hierfür eingerichtete Projektgruppe beauftragt. Aufgrund seiner umfangreichen Vorarbeiten wurde das BfJ in 2017 als „Masterpilot“ für die E-Akte Bund ausgewählt, mit dem Ziel, die elektronische Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung zu erproben. Nach dem nunmehr erfolgten Abschluss der Pilotierung gewährte das BfJ einen Einblick in die Durchführung des Projektes und berichtet über die dabei gesammelten Erfahrungen. Im Fokus stand hierbei die zentralen Weichenstellungen, die eine erfolgreiche Projektumsetzung im BfJ ermöglichten.

Vortragende:
Heinz-Josef Friehe, Bundesamt für Justiz
Martin Reska, Bundesamt für Justiz

Digitalisierung für die ePoststelle für die E-Akte Bund

Die E-Akte Bund steht als Basisdienst für die Bundesbehörden für die Einführung bereit. Eine Voraussetzung für die elektronische Aktenführung ist auch die Digitalisierung der Posteingänge. Hierfür gibt es fertige und erprobte Softwarelösungen, die unter Einhaltung der Anforderung der TR-RESISCAN die Digitalisierung der Eingangspost in zentralen und dezentralen Poststellen effizient ermöglichen. Im Vortrag wurde DXC WebScan als Basisdienst für die Digitalisierung in der ePoststelle vorgestellt.

Vortragender:
Bernd Adrian, DXC Technology

Von 0 auf 100 – Mit dem BVA auf der E-Akte Autobahn

Wie gelingt uns die digitale Transformation? In diesem Vortrag wurde präsentiert, wie die erfolgreiche Einführung der eAkte BUND im ganzen Haus des Bundesdesverwaltungsamtes realisiert wird.

Vortragende:
Beate Palandt, Bundesverwaltungsamt
Carsten Storck, EITCO GmbH

Und sie bewegt sich doch – die elektronische Akte im Bundesministerium der Finanzen

Seit März 2019 wird im Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der E-Akte Bund im Echt - betrieb gearbeitet. Die E-Akte Bund ist ein integrierter Querschnittsdienst zur elektronischen Aktenführung mit einer Workflow-Komponente. Er wird unter der Federführung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat bereitgestellt. Das BMF ist die zweite von fünf Pilot - behörden für die E-Akte Bund mit rund 2000 Menschen, die dieses System nutzen sollen. Für die Umsetzung hat das BMF 2016 ein Projekt eingerichtet. Die E-Akte Bund ist aber nicht die erste elektronische Akte im BMF: Schon seit 2004 wurde dort mit DOMEA, einem vergleichbaren System, gearbeitet. Deshalb ist die Einführung eines neuen Systems kein Kinderspiel: Die Beschäftigten erwarten vom neuen Produkt mindestens das, was das alte konnte. Liebgewonnene Gewohnheiten fallen weg. Andere Wege sind zu gehen. Kleine und große Abläufe sind plötzlich neu. Diese Veränderungen erzeugen Widerstand. Das ist keine überraschende Erkenntnis. Hinzu kommen die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung: Zahlreiche Beauftragte, Interessenvertretungen und andere Stakeholder wollen und dürfen mitsprechen. Schließlich macht die ausgeprägt hierarchische Struktur einer großen Behörde Entscheidungen nicht gerade leicht.

Vortragender:
Peter Klepser, Bundesministerium der Finanzen

Fachanwendungen mit dem DMS – die Plauener Strategie

Die Nutzung von Fachdaten in Verbindung mit Vorgängen und Dokumenten spielt eine wichtige Rolle bei der Nutzung der E-Akte. Zumeist befinden sich die Fachdaten aber in einer speziellen Anwendung außerhalb der E-Akte, zu der erst über eine Schnittstelle eine Brücke geschlagen werden muss. Gerade bei kleineren Fachanwendungen mit eher geringen Fallzahlen kann diese eine nicht unwesentliche Investition darstellen, deren Wirtschaftlichkeit zu bezweifeln ist. Die Stadt Plauen verfolgt daher den Weg, Fachanwendungen bis zu einem gewissen Umsetzungsgrad direkt in der E-Akte abzubilden. Dies schafft nicht nur eine größere Nutzerakzeptanz bei Nutzung des E-Akten-Systems, sondern ermöglicht es auch, Fachdaten unkompliziert in die entstehenden Dokumente einfügen oder Fachstatistiken über Vorgänge erstellen zu können. So ist es möglich, in kürzester Zeit vollständige digitale Abläufe zu generieren. 

Vortragender:
Thomas Schüppel, Stadtverwaltung Plauen

Vorfahrt für die elektronische Verwaltung – die eAkte Bayern als Wegbereiter für E-Government

Eine moderne Verwaltung kann auf eine elektronische Akte nicht verzichten. Die Einführung der eAkte ist für die E-Government-Strategie der Bayerischen Staatsregierung und den IT-Standort Bayern von hoher strategischer Bedeutung. Das von Ministerpräsident Dr. Markus Söder in 2018 ausgegebene Ziel „Unsere Verwaltung soll in zwei Jahren komplett digital sein“ ist für die bayerische Verwaltung Ansporn und Verpflichtung zugleich, den Rollout der eAkte Bayern in 2020 abgeschlossen zu haben. Flankierende Maßnahmen wie beispielsweise eLearning und ergonomische Verbesserungen bei der Anwendung durch Einführung der eGov-Suite Bayern 2019 sollen Neueinsteiger und PowerUser gleichermaßen bei ihrer Arbeit unterstützen. Die eAkte Bayern entwickelt sich somit zur zentralen Drehscheibe der Verwaltungsarbeit und ist die Basis für E-Government in Bayern. Durch die Schaffung einer Schnittstelle zu Fachverfahren können zwischenzeitlich Vorgänge mit Geschäftszeichenbildung medienbruchfrei elektronisch, von der Antragstellung durch Bürger oder Unternehmen bis einschließlich der Bescheiderstellung durch Behörden, abgebildet werden.

Vortragende:
Stefan Grübert, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen und für Heimat
Thomas Sigl, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen und für Heimat

Basis-Rollout DMS bei der Stadt Nürnberg – Zielsetzungen und Erfolgsfaktoren

Bei der Stadt Nürnberg ist bereits seit Jahren das Produkt eGov-Suite der Firma Fabasoft im Einsatz. Ein Großteil der Dienststellen nutzt die Bausteine des DMS in unterschiedlicher Art und Weise:
- Elektronische Akte
- Workflowsystem
- Integration von Fachverfahren
- Plattform zur Zusammenarbeit in Projekten.

Zahlreiche Fachverfahren, wie z. B. bei der Ausländer-, Kfz-Zulassungs- und Fahrerlaubnisbehörde, beim Jugendamt und beim Sozialamt wurden an das DMS angeschlossen und ermöglichen eine durchgängig elektronische Bearbeitung der Akten und Geschäftsprozesse. Diese rein fachliche DMS-Einführung hat zu zahlreichen DMS-Insellösungen innerhalb der Stadtverwaltung geführt, weshalb verschiedene Nutzenpotenziale bisher nicht gehoben werden konnten. Vor diesem Hintergrund wurde Mitte 2018 eine Strategieerweiterung beim DMS-Rollout vorgenommen. Mit dem sogenannten Basis-Rollout soll eine zügige und standardisierte Anbindung aller Referate und Dienststellen im fachneutralen Aufgabenbereich erfolgen.

Vortragende:
Dagmar Messingschlager, Stadt Nürnberg
Dr. Matthias Latus, Stadt Nürnberg

Textquelle: Tagungsbroschüre Jahrestagung E-Akte 2019

Falls Sie Fragen haben oder einen Gesprächstermin vereinbaren möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter egov@fabasoft.com.

 

Bilder: Copyright Fabasoft

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