Kommentieren von Dokumenten direkt im Webbrowser und Microsoft Teams Integration

Mit dem Fabasoft Cloud 2020 May Release wird die Zusammenarbeit mit Projektpartnern noch effizienter. PDF-Dokumente können rasch von allen Beteiligten im integrierten PDF-Viewer kommentiert werden. Die gesamte Projektkommunikation wird durch die nahtlose Integration in Microsoft Teams wesentlich vereinfacht. Für Formulardesigner stehen nun Trace-Ausgaben zur schnelleren Fehleranalyse bereit.

Neuerungen und Verbesserungen für Endbenutzer

Dokumente auf vielfältige Art direkt im integrierten PDF-Viewer kommentieren

Mit dem neuen Release können Sie Dokumente direkt in der Vorschauansicht im Webbrowser mit Kommentaren versehen. Dies ist für alle Dokumententypen möglich, für die eine PDF-Vorschau zur Verfügung steht (Microsoft Word, Microsoft Excel usw.) Das Ursprungsdokument bleibt dabei unverändert. Kommentare werden – analog zu einem „Post-it“ – in einer öffentlichen oder privaten Ebene auf das Dokument gelegt. Somit können Sie festlegen, ob Sie allgemein einsehbare Kommentare anbringen, die Sie mit anderen Teammitgliedern teilen möchten, oder persönliche Anmerkungen, die nur für Sie selbst sichtbar sein sollen. Das beschleunigt die tägliche Abstimmung mit Kollegen und Projektpartnern, ganz besonders in Prüf- und Freigabeprozessen, wo man beispielsweise die Gründe für eine Ablehnung direkt im Dokument hervorheben und ausführen kann.

Um Kommentare zu erstellen, navigieren Sie in das entsprechende Dokument. Über die Schaltfläche „Kommentieren“ der PDF-Vorschau, können Sie das Dokument zum Anbringen Ihrer Anmerkungen direkt in der Cloud öffnen. Wählen Sie in der Symbolleiste „Privat kommentieren“ bzw. „Öffentlich kommentieren“ aus. Hier finden Sie eine Reihe von Werkzeugen, um Dokumente zu annotieren und mit Markierungen zu versehen. Über die Schaltflächen „Zeichnen“, „Notiz“, „Nachricht“ und „Linie“ wählen Sie den gewünschten Kommentartyp aus. So können Sie beispielsweise wichtige Stellen farblich hervorheben, Haftnotizen einfügen, bestimmte Bereiche markieren oder auf Kommentare antworten. Abhängig von dem jeweiligen Kommentartyp gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.

Im linken Bereich der Benutzeroberfläche finden Sie einen Überblick über alle angebrachten Kommentare. Diese Übersicht hilft, Anmerkungen in umfangreichen Dokumenten zu finden, ohne jede Seite einzeln kontrollieren zu müssen. Für jede Änderung im Dokumenteninhalt wird automatisch eine neue Review-Version erzeugt.

Dieses Feature steht allen Nutzern mit Vollzugriff-Lizenzen der Editionen Fabasoft Cloud Enterprise und Fabasoft Cloud Superior kostenlos zur Verfügung. Für Lese-Lizenzen aller Editionen und für Vollzugriff-Lizenzen der Professional-Edition kann das integrierte Kommentieren als Add-on erworben werden. Bei Interesse oder Fragen hilft Ihnen gerne das Fabasoft Sales Team unter cloud@fabasoft.com weiter.

Verbesserte Projektkommunikation durch Integration in Microsoft Teams

Microsoft Teams wird vorwiegend für die Kommunikation innerhalb von Projektteams eingesetzt. Um den Teammitgliedern das Teilen von Projektunterlagen aus der Fabasoft Business Process Cloud zu erleichtern, steht ab sofort eine eigene Fabasoft Cloud App zur Erweiterung von Microsoft Teams bereit.

Mithilfe der App fügen Sie eine Projektablage (beispielsweise einen Teamroom, einen Ordner oder einen Kalender) aus der Fabasoft Business Process Cloud in einer eigenen Registerkarte in Microsoft Teams hinzu.

Wenn Sie in Microsoft Teams einen Team-Channel starten, können Sie Objekte in der hinterlegten Cloud-Projektablage suchen, diese mit ihren Teamkollegen teilen und gemeinsam über das verknüpfte Objekt diskutieren. Über eine Suchfunktion besteht die Möglichkeit in Unterhaltungen nach Objekten aus der Fabasoft Business Process Cloud zu suchen.

Integration in Microsoft Teams

Neuerungen und Verbesserungen für Prozess- und Formulardesigner

Trace-Ausgaben zur schnellen Fehleranalyse

Wenn Sie als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung von Formularinhalten verwenden, ist es mitunter schwierig, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie nun Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben. Zusätzlich zu den manuellen Trace-Ausgaben werden auch syntaktische Fehler in den Ausdrücken ausgegeben.

Zur Aktivierung dieses Features, müssen Sie im Kontextmenü des Teamrooms, in dem das Formular verwendet wird, den Befehl „Extras“ > „Trace-Ausgaben aktivieren“ ausführen und Trace-Ausgaben erlauben.

Neuerungen und Verbesserungen für Administratoren

Sichere Verschlüsselung in der Fabasoft Business Process Cloud

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für Fabasoft höchste Priorität. Die Fabasoft Business Process Cloud bietet erweiterte Datensicherheit durch eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Dabei werden sämtliche Informationen zwischen Ihnen und der Fabasoft Business Process Cloud über gesicherte Verbindungen am Transportweg, in den Speicherdestinationen und während der Bearbeitung wirkungsvoll geschützt.

Stand der Technik: TLS 1.2 und TLS 1.3

Für die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Web-Browser und der Fabasoft Business Process Cloud kommt das Standardprotokoll „Transport Layer Security“ (TLS) zum Einsatz, um Ihre Daten während der Übertragung kryptographisch abzusichern. Zudem verhindert „Perfect Forward Secrecy“ (PFS) das nachträgliche Decodieren von Daten und sorgt für zusätzliche Sicherheit. Derzeit bietet Fabasoft neben den Versionen TLS 1.2 und TLS 1.3 aus Kompatibilitätsgründen noch die Versionen TLS 1.0 und TLS 1.1 an.

TLS 1.0 und TLS 1.1 verwenden kryptographische Verfahren, die nach heutigem Stand der Technik nicht mehr als sicher gelten. Aus diesem Grund empfehlen Experten, darunter das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Verwendung auf die aktuellsten und modernsten Versionen TLS 1.2 und TLS 1.3 einzuschränken.

Ankündigung (gültig ab 1. Juli 2020)

Alle namhaften Internetsicherheitsdienste, Zertifikatsanbieter und Browser stellen die Verwendung und den Support der Versionen TLS 1.0 und TLS 1.1 sukzessive ein. Auch Fabasoft wird ab 1. Juli 2020 die Versionen TLS 1.0 und TLS 1.1 nicht mehr unterstützen. Ihre Daten auf dem Weg zur und von der Fabasoft Business Process Cloud werden ab diesem Zeitpunkt ausschließlich mit TLS 1.2 und TLS 1.3 verschlüsselt.

Auswirkungen der Umstellung

Wenn Sie über einen aktuellen Web-Browser auf Ihrem mobilen oder stationären Endgerät verfügen, ändert sich nichts für Sie, da diese Web-Browser die Versionen TLS 1.2- und TLS 1.3 in der Regel unterstützen.

Verwendet Ihr Web-Browser jedoch nur die Versionen TLS 1.0 und TLS 1.1, kann ab 1. Juli 2020 keine Verbindung mehr zur Fabasoft Business Process Cloud aufgebaut werden. Bitte aktualisieren Sie in diesem Fall Ihren Browser. Das Fabasoft Support Team unterstützt Sie dabei gerne: cloudsupport@fabasoft.com.

Achtung: Verwenden Sie bestimmte Softwarekomponenten, um über Web-Service-Aufrufe Daten mit der Fabasoft Business Process Cloud auszutauschen, kontrollieren Sie bitte diese Softwarekomponenten hinsichtlich der Unterstützung von TLS 1.2 bzw. TLS 1.3. Aktivieren Sie gegebenenfalls TLS 1.2 bzw. TLS 1.3, da sonst ab 1. Juli 2020 keine Verbindung mehr zur Fabasoft Business Process Cloud hergestellt werden kann.

Eine detaillierte Beschreibung sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud 2020 May Release finden Sie hier.