EU-DSGVO-konformes Kontaktmanagement in der Cloud

Die neue EU-DSGVO mit ihren verschärften Vorgaben rund um die Verarbeitung personenbezogener Daten kommt am 25. Mai 2018 zur Anwendung. Ab diesem Zeitpunkt drohen Unternehmen, die gegen die gesetzlichen Vorgaben verstoßen, hohe Geldbußen.

Mit der neuen App „Kontaktmanagement“ der Fabasoft Cloud können Sie personenbezogene Daten – z. B. von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten oder Partnern – auch ohne eigenes CRM-System in der Fabasoft Cloud ablegen und mit ihnen einfach, rasch und datenschutzkonform arbeiten.
Mit der Fabasoft App „Kontaktmanagement“ gewähren Sie verschiedenen Personen mit dem einfachen Rechtemanagementsystem der Fabasoft Cloud Zugriff auf jeweils ganz unterschiedliche Daten eines Kontakts – je nach Position und Aufgabe in Ihrem Unternehmen.
Wie das funktioniert, lesen Sie hier. 

Rechtevergabe mit der Kontakte-Konfiguration

Dieser Bereich ist für die Einhaltung der DSGVO besonders wichtig, denn in der Kontakte-Konfiguration bestimmen Sie als Kontakte-Administrator, wem die Kontaktdaten zugänglich sind. Zusätzlich legen Sie noch Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten fest.

Die Konfiguration erreichen Sie ganz einfach über das Kontakte-Dashboard. Mit der Aktion „Team“ legen Sie jene Personen fest, die das Kontaktmanagement benutzen dürfen bzw. die als Kontakt-Administratoren fungieren. Kontakt-Administratoren können sogenannte Kontakträume erstellen und die zentralen Einstellungen ändern. In den Einstellungen legen Sie z. B. fest, welche Metadaten Ihre Benutzer pflegen werden. Mit Kontakträumen bestimmen Sie dann die Zugriffsrechte auf die jeweiligen Kontaktdaten.

Übersichtlichkeit am Kontakte-Dashboard

Das Kontakte-Dashboard bietet Ihnen als „Kontakte-Benutzer“ einen schnellen Überblick über Ihr Kontaktmanagement und gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Zuletzt verwendete Kontakte
    Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Kontaktpersonen und Organisationen.
  • Kontakträume
    Zeigt die Kontakträume, in denen die Kontakte verwaltet werden. Sie können in jedem Kontaktraum unterschiedliche Rechte haben.
  • Adresslisten
    Zeigt alle Adresslisten, auf die Sie Zugriff haben.

Dashboard in der App „Kontaktmanagement“

Ordnung im Kontaktraum

In der App „Kontaktmanagement“ legen Sie schnell, einfach und sicher Kontakte an und verwalten diese in sogenannten „Kontakträumen“ (ähnlich einem Teamroom in der Fabasoft Cloud), die zur strukturierten Verwaltung der Kontakte und zum Festlegen der Zugriffsrechte (in Bereich „Team“) dienen:

Kontaktraum in der App „Kontaktmanagement“ der Fabsoft Cloud

Genau wie in der Fabasoft Cloud können Sie in jedem Kontaktraum verschiedenen Personen oder Personengruppen unterschiedliche Rechte – Bearbeitungs- oder reine Leserechte – geben. Damit stellen Sie sicher, dass nur tatsächlich berechtigte Personen auf die Daten Zugriff haben.

Das Kontaktmanagement der Fabasoft Cloud erlaubt spezielle Kontaktdaten (z. B. Anrede, Adresse, Telefonnummer usw.) unterschiedlichen Kontakträumen zuzuweisen. Damit sind die Daten nur von in den jeweiligen Kontakträumen berechtigten Benutzern einsehbar. So garantieren Sie zum Beispiel, dass die geschäftlichen Kontaktdaten von Mitarbeitern für alle Mitarbeiter zugänglich sind, die privaten Kontaktdaten jedoch nur für die HR-Abteilung.

Sie legen Kontakte entweder direkt im Kontaktraum auf oberster Ebene ab oder strukturieren Ihre Kontaktdaten mit Hilfe von Ordnern. Ein Kontakt ist schnell erzeugt, und Sie haben die Möglichkeit, sowohl Kontaktpersonen als auch Organisationen (z. B. Unternehmen, Vereine oder Behörden) als Kontakt anzulegen. Dies vereinfacht in weiterer Folge die Zuordnung einzelner Personen zu Unternehmen – aber auch das Verhältnis von Mutterfirmen zu Tochterunternehmen kann so gut geregelt werden.

Wenn Sie die Daten zur Organisation einer Person nicht in einem separaten Objekt pflegen möchten, geben Sie einfach den Organisationsnamen und die Funktion der Person direkt in einem Feld des Kontakts ein. Das Pflegen von Organisationen in separaten Objekten bietet jedoch einige Vorteile. So werden die Adressdaten oder die Telenummern einer Organisation auch gleich bei der Kontaktperson angezeigt und brauchen demnach nicht mehrfach erfasst werden.

Spezielle Einträge von Kontakten (z. B. die Adressdaten, Telefonnummern oder die Anrede) können unterschiedlichen Kontakträumen zugewiesen werden und sind dann nur von den dort berechtigten Benutzern einsehbar.

Neuen Eintrag erzeugen in der App „Kontaktmanagement“ der Fabsoft Cloud

Duplikatsabgleich

Der integrierte Duplikatsabgleich überprüft sofort nach Eingabe des Kontakts, ob dieser tatsächlich neu angelegt werden muss, oder ob es ihn schon gibt. Dazu werden Vorname, Nachname und E-Mail der Kontakte verglichen. So werden Duplikate und unterschiedliche Datenbestände vermieden und die Datensätze aktuell gehalten.

Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat.

Duplikate bearbeiten in der App „Kontaktmanagement“ der Fabsoft Cloud

Sobald ein Duplikat gefunden wird, erscheint ein Dialogfeld, in dem die Werte, die sich unterscheiden, hervorgehoben werden. Der neue Wert wird dabei gelb hinterlegt. Bewegen Sie nun den Mauszeiger über die entsprechende Zeile, erscheinen unterschiedliche Schaltflächen. Mit „Einfügen“, „Entfernen“, „Ersetzen“ bzw. „Verwerfen“ passen Sie die Werte entsprechend an. Mit der Schaltfläche „Zurücksetzen“ verwerfen Sie die zuvor getroffenen Anpassungen wieder. Mit Hilfe der Schaltfläche „Änderungen übernehmen“, bestätigen Sie alle Änderungen mit nur einem Klick. Werte, die durch diese Aktion überschrieben oder gelöscht werden, werden durchgestrichen dargestellt. Mit „Weiter“ bestätigen Sie die Eingabe aller Änderungen.

Wo sind meine Kontakte?

Ein Kontakt kann in einem oder mehreren Kontakträumen verwendet werden, er bleibt allerdings immer in einem „Quell-Kontaktraum“ und wird in die anderen Räume als Verknüpfung abgelegt. Um einen Kontakt einem anderen Kontaktraum zuzuordnen, müssen Sie alle Rechte im Quell-Kontaktraum und im Ziel-Kontaktraum Änderungsrechte besitzen. Das garantiert, dass niemand Daten verschiebt, der dazu nicht berechtigt ist.

Adresslisten zur täglichen Arbeit mit Kontakten

Adresslisten sind das perfekte Tool für die tägliche Arbeit mit Kontakten. Wenn Sie zum Beispiel für eine Einladung zu einer Veranstaltung eine Adressliste benötigen, legen Sie diese mit der Aktion „Adressliste erzeugen“ in einem Kontaktraum an. Natürlich ist das Zusammenstellen und Exportieren von Kontakten aus mehreren Kontakträumen möglich – vorausgesetzt, Sie haben die Zugriffsrechte auf diese Kontakte.

Sie stellen eine Adressliste entweder manuell zusammen, indem Sie bestehende Kontakte kopieren und in der Adressliste einfügen oder sie über Suchkriterien dynamisch ermitteln. Alternativ importieren Sie auch Kontakte aus einer Microsoft Excel Datei (XLSX) bzw. aus einer CSV-Datei in eine Adressliste und aktualisieren dabei gegebenenfalls die Daten auch gleich mit.

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Adresslisten hierarchisch aufzubauen. Beispielsweise nehmen Sie in der Adressliste für das Event „Roadshow neu“ alle Teilnehmerlisten vergangener Roadshows auf. Beim Export der Adressliste „Roadshow neu“ werden dann auch alle Kontakte der untergeordneten Adresslisten berücksichtigt.

Um die so generierte Adressliste für ein Mailing zu verwenden, exportieren Sie die Kontakte einfach als CSV-Datei. Standardmäßig werden die Spalten, die in der CSV-Datei enthalten sein sollen, anhand der Spalteneinstellungen der Adressliste ermittelt – d. h. Sie brauchen die Spalten in der Adressliste einfach nur an Ihre Anforderungen anzupassen. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die benötigen Felder direkt im Exportdialog festzulegen. Beim Export bestimmen Sie auch, wie die Daten von Feldern, die mehrere Werte gespeichert haben (z. B. bei Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Anreden), ermittelt werden sollen, in dem Sie den Typ der Daten bzw. die Kontakträume entsprechen priorisieren.

Kontakte löschen

Eine wichtige Vorgabe der EU-DSGVO ist es, dass Daten verlässlich und vollständig gelöscht werden und dies auch nachweisbar ist.
Um einen Kontakt in der Fabasoft Cloud App „Kontaktmanagement“ zu löschen und ihn in den Papierkorb zu legen, benötigen Benutzer Änderungsrechte – und zwar in jedem Kontaktraum, mit dem der Kontakt verknüpft ist. Falls der Kontakte-Benutzer nicht über die nötigen Rechte verfügt, muss er sich an einen Kontakte-Administrator wenden.

Um einen Kontakt endgültig zu löschen (aus dem Papierkorb zu entfernen) werden alle Rechte benötigt.

Die Fabasoft App „Kontaktmanagement“ hilft Ihnen dabei, Ihre Kontakte von unübersichtlichen Excel-Sheets in eine bereinigte, gegliederte und mit klar definierten Rechtemanagement versehene Datenstruktur zu bringen, mit der Sie die strengen Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung erfüllen und dabei auch noch schneller und einfacher mit Ihren Kontaktdaten arbeiten.

 

Ab der Enterprise Edition schaltet der Fabasoft Cloud Support auf Ihre Anfrage hin die App „Kontaktmanagement“ kostenlos frei.
 

Eine detaillierte Beschreibung der App „Kontaktmanagement“ sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud October Release finden Sie HIER.