Digitale Schätze in der Fabasoft Cloud verwalten

Mit den Verbesserungen im Digital-Asset-Management der Fabasoft Cloud 2017 June Release ist es jetzt so leicht wie nie zuvor, Ihre Assets – also die „digitalen Schätze“ Ihres Unternehmens – in Form von Bildern, Audio- und Video-Dateien sowie Dokumenten zu verwalten.

Ein einfacher Fall im täglichen Arbeitsleben des Grafikers der Firma „GlobalCom“ dient uns hier als Beispiel. Er hat ein umfangreiches Bilderarchiv, das er verwalten, und aus dem er bei Bedarf Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen Grafiken zur Verfügung stellen muss. Das kann die Marketing-Abteilung sein, die Bilder für die Website benötigt, oder die PR-Abteilung, die dringend ein hochauflösendes Foto der Geschäftsführung für einen Zeitungsartikel braucht. Die Bedarfsfälle sind vielfältig und unterschiedlich - und meist auch sehr dringend.

Mit dem Digital-Asset-Management (DAM) kann der Grafiker nun einfach im „Digital-Asset-Board“ (also das Pendant zum Home-Bereich) Asset-Ablagen erzeugen und darin seine Bilder organisieren.

Mit den neu gestalteten Ansichten kann er schnell die gewünschten Bilder aus der übersichtlichen Miniaturansicht in den Vollbildmodus „heben“, um zu kontrollieren, ob diese so weitergegeben werden können.

Sollten Änderungen notwendig sein, öffnet der Grafiker das gewünschte Bild im Originalformat, bearbeitet es entsprechend und speichert es dann wieder. Das Bild steht dann wie gewohnt sofort in der Fabasoft Cloud bereit.

Anstatt nun wie bisher mühsam jedes einzelne Bild auf die von der Marketingabteilung benötigte Website-Format eines .JPGs in der Größe von 720 x 405 Pixel bringen zu müssen, erzeugt er einfach ein neues Download-Format und legt die gewünschten Einstellungen fest.

Das geschieht in der „DAM-Konfiguration“: Dort benennt der Grafiker das Download-Format – in unserem Beispiel „Bilder für Website“ – und definiert, die Art der Assets (hier Bilddateien), das Dateiformat, das Verhältnis und die Auflösung für den Download der Bilddateien.

Das funktioniert für einzelne Bilder genauso wie für ganze Ordner – und auch für öffentliche Links! Zusätzlich können auch Nutzungsberechtigungen definiert werden. Unser Grafiker legt fest, dass die Mitglieder der „Marketing-Abteilung“ nur Bilder im Download-Format „Bilder für Website“ herunterladen dürfen.

Nachdem er das Download-Format erstellt hat, kann der Grafiker nun bei Bedarf zusätzlich eigene Thesauri erstellen, um die digitalen Assets zu verschlagworten. In einem Thesaurus werden Begriffe verwaltet und deren Beziehungen abgebildet (z.B. Tiere → Säugetiere → Katzen → Tiger). Sobald der Thesaurus angelegt ist, steht dieser dann für die Auswahl im Kontextmenü „Eigenschaften bearbeiten“ bereit.
Nun kann der Grafiker die Bilder verschlagworten, um sie in Zukunft leichter zu finden oder nach bestimmten Kriterien zu ordnen. Er kann auch mehrere Bilder auswählen und gleichzeitig verschlagworten. Dazu markiert er die gewünschten Elemente und wählt im Kontextmenü die Aktion „Eigenschaften bearbeiten“ aus. In der Eigenschaft „Begriffe“ kann der Grafiker nun die gemeinsamen Begriffe für die gewählten Bilder festlegen.

Somit hat er in einem einzigen Schritt bestimmt, dass alle Bilder aus dieser Asset-Ablage in der gewünschten Größe von 720 x 405 Pixel, dem erforderlichen Verhältnis 16:9 und dem benötigten Dateiformat .JPG heruntergeladen werden – unabhängig davon, wie das Originalbild abgelegt ist. Die Bilder werden nicht verzerrt, sondern immer auf das gewählte Verhältnis zugeschnitten, und sollte das Original zu klein sein, wird das Bild auch nicht hochskaliert. Andere Dateiformate wie Audiofiles oder Videos, die sich ebenfalls in dieser Ablage befinden, filtert die Fabasoft Cloud automatisch heraus und ignoriert diese. Außerdem können die Mitglieder der Marketing Abteilung nun auch schnell und einfach die verschlagworteten Bildern finden.

Für den Grafiker der GlobalCom wird das tägliche Arbeiten mit und das Teilen aller Art von digitalen Assets durch das verbesserte Digital-Asset-Management der Fabasoft Cloud zu einem zeitsparenden, effektiven „Kinderspiel“.

Ab der Enterprise Edition schaltet der Fabasoft Cloud Support auf Ihre Anfrage hin die Features des Digital-Asset-Managements kostenlos frei.