Die digitale HR-Abteilung

Der digitale Wandel in den Unternehmen beeinflusst nicht nur Firmenstrukturen und interne Prozesse, sondern stellt auch die HR-Abteilung vor neue Herausforderungen. Die alten Geschäftsprozesse funktionieren in der neuen, digitalisierten Wirtschaft nicht mehr. In einer sich schnell verändernden Unternehmenslandschaft zeichnet sich die Einführung neuer Technologien als klarer Trend ab, um Kosten zu senken, Unternehmenstransformation zu beschleunigen und einen Mehrwert zu erzielen. Personalverantwortlichen bietet sich mit der Digitalisierung die Chance, einen Mehrwert für ihre Unternehmen, Stakeholder und Communities zu schaffen.

Um die Forderungen sowohl von Management als auch Mitarbeitern nach hoher Produktivität, Kosteneffizienz und kurzen Antwortzeiten zu realisieren, sind im HR-Bereich ein effizientes Prozessmanagement und die richtigen IT-Tools - wie die Fabasoft Personalakte – wichtig. Das Anlegen und Verwalten der Personalakte eines Mitarbeiters, ist analog und ohne Digitalisierung oft ein „Zeitfresser“, der aber schnell und effizient beseitigt werden könnte: durch eine einheitliche, zentrale und digitale Verwaltung aller Personaldaten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Etliche Prozesse im HR-Management eignen sich sehr gut für eine Automatisierung. Durch unternehmensweite Standardisierung von Abläufen und deren Abbildung im System wird eine erhöhte Prozesssicherheit erreicht und Transparenz und Arbeitsersparnis entstehen. In jeder Personalabteilung werden aber auch Dokumente ohne eindeutigen Personenbezug aufbewahrt. Das System darf nicht nur die digitale Verwaltung von Personalakten beherrschen, sondern muss alle HR-relevanten Dokumente auch in einer digitalen Arbeitgeberakte erfassen können. Damit entfällt der Gleichlauf Papierdokumenten und digitalen Dateien, wie sie derzeit in vielen Unternehmen noch üblich ist.

Doch die Digitalisierung sensibler Personaldaten und -dokumente wirft eine Menge Fragen auf: Wo liegen die Daten? Sind sie auch tatsächlich revisionssicher aufbewahrt? Wer genau hat Zugriff – und ist der Datenschutz dabei gewährleistet? Wie groß ist der Aufwand einer Implementierung und der Einschulung? Passt die Lösung mit den Besonderheiten unterschiedlicher Unternehmen zusammen?

Zugriff und Compliance

Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf die Informationen und Dokumente zugreifen können – und dies nur mit Anmeldung via Zwei-Faktor-Authentifizierung. Umgekehrt sind diese für die berechtigten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus einsehbar, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig die digitale Akte nutzen. Alle Zugriffe auf Objekte werden protokolliert und nicht nur Änderungen der Eigenschaften angezeigt, sondern auch wann und von wem ein Objekt gelesen wurde. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dynamische Wasserzeichen automatisch auf Dokumente anzubringen. Außerdem ermöglicht die Fabasoft Personalakte eine revisionssichere Langzeitarchivierung aller Personalakten.
Somit leistet eine vollständige Digitalisierung der Personalprozesse auch einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung der Compliance.

Rasche Implementierung und einfache Nutzung

Die Stammdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können einfach und schnell von bestehenden HR-Systemen (bspw. SAP) in die Fabasoft Personalakte migriert werden. Des Weiteren können Personalakten-Dokumente via CSV-Datei, per Scan oder per Drag-and-Drop importiert werden, inklusive Akten-Zuordnung.

Neben einem intuitiven Aufbau der Aktenlösung, der jedem Benutzer ein schnelles Zurechtfinden ohne Einschulung direkt im Browser ermöglicht, sind ein effizientes Berichtswesen und detaillierte Auswertungen notwendig. Durch moderne Berichtsmöglichkeiten, auch basierend auf Volltext-Inhalten, wird der Aufwand für das Berichtswesen drastisch reduziert und die Aktenbestände können nach völlig neuen Kriterien effektiv ausgewertet werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein Benutzer ein Dokument beim Ablegen entsprechend klassifizieren kann. 

Für das schnelle Auffinden von Dokumenten darf natürlich auch eine semantische Volltextsuche nicht fehlen: die integrierte Mindbreeze Suche. Damit verschafft sich jeder Benutzer innerhalb von Sekunden einen Überblick über die gerade benötigten Dokumente und kann sofort damit weiterarbeiten. 

Die durch systematische und durchdachte Digitalisierung von Prozessen und Personalakten gewonnene Arbeitszeit lässt sich wertschöpfend für andere, strategische HR-Aufgaben nutzen.

Alle Details zur Fabasoft Personalakte finden Sie auf https://www.fabasoft.com/de/personalakte.