Jederzeit und von überall: Adressbücher synchronisieren und Verträge digital signieren

Der Spätsommer bringt mit dem Fabasoft Cloud 2020 September Release eine Reihe neuer Features und Verbesserungen für Mobilgeräte. So ist es nun möglich, wichtige Kontakte wie etwa Vertragspartner, Lieferanten oder Kunden von unterwegs aus zu erzeugen und zu bearbeiten. Auch die zeitsparende Funktion der digitalen Signatur mit der Erweiterung um Textfelder findet erstmals auf Smartphones und Tablets mit mobilen Apps Anwendung. Wir möchten Sie darüber hinaus noch einmal darauf hinweisen, dass der Support der Fabasoft Business Process Cloud für den Microsoft Internet Explorer im ersten Kalenderquartal 2021 ausläuft.

Automatische Synchronisierung von mobil erzeugten Kontakten mit dem Fabasoft Kontaktmanagement

Mit dem Fabasoft Cloud 2020 September Release können Kontakte nun mithilfe von mobilen Endgeräten erzeugt und bearbeitet werden. Bisher war es nur möglich, das Kontaktmanagement über den Webclient zu bedienen und die getätigten Änderungen anschließend auf die einzelnen Geräte zu synchronisieren.

Das Kontaktmanagement in der Fabasoft Business Process Cloud dient der zentralen Erstellung von Kontakten eines Unternehmens sowie deren Verwaltung in sogenannten Kontakträumen. Diese „Cloud App“ ist im Leistungsumfang der Editionen Fabasoft Cloud Enterprise und Fabasoft Cloud Superior ohne Zusatzkosten enthalten und kann in der Organisationsverwaltung von einem Administrator freigeschalten werden. Bei einem Kontakt handelt es sich typischerweise um eine Kontaktperson oder eine Organisation, die anschließend in den einzelnen Lösungen der Fabasoft Business Process Cloud Verwendung finden. Im Vertragsmanager etwa werden die Kontaktdaten dazu verwendet, um Vertragspartner abzubilden.

Um DSGVO-Konformität zu gewährleisten, werden spezifische Daten der einzelnen Kontakte (z. B. Anrede, Adresse, Telefonnummer) unterschiedlichen Kontakträumen zugewiesen. Dabei sind diese Daten nur für diejenigen Benutzer einsehbar, die auch über die notwendige Berechtigung verfügen. Durch dieses Berechtigungssystem lässt sich beispielsweise realisieren, dass die geschäftlichen Kontaktdaten sämtlicher Mitarbeiter zwar für alle sichtbar sind, private Kontaktdaten wie die Wohnadresse jedoch nur für die HR-Abteilung.

Um Kontakte mit mobilen Endgeräten zu erzeugen oder zu verändern und sie anschließend mit einem Kontaktraum Ihrer Cloud-Organisation zu synchronisieren, hinterlegen Sie die gewünschten Kontakträume bzw. Adresslisten in Ihrer Adressbuchliste. Gehen Sie dazu auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Adressbuch“. Hier finden Sie auch die URL der CardDAV-Schnittstelle, über welche die Kontakte z. B. in „Apple Kontakte“ synchronisiert werden. Um einen CardDAV-Account auf Ihrem Apple iPhone/iPad hinzuzufügen, verwenden Sie am besten die mobile Fabasoft Cloud App. Wählen Sie dazu in den Einstellungen der App „Zugriff für Kontakte“ und folgen Sie den Anweisungen.

Dokumente und Verträge von unterwegs aus digital signieren

Der Einsatz von Digitalen Signaturen ist mit dem September Release in der Fabasoft Cloud App für mobile Endgeräte (Apple iOS, Google Android) verfügbar. Mit wenigen Klicks auf Ihrem Smartphone signieren Sie PDF-Dokumente wie Verträge, Protokolle, Vereinbarungen oder Geschäftsbriefe digital und beschleunigen so Ihre unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse von unterwegs aus.

Zusätzlich zur visuellen Unterschrift ist auch die Eingabe benutzerdefinierter Texte möglich. Alternativ wird aus einer Reihe vordefinierter Textfelder (wie Ort, Datum oder Unternehmensposition) ausgewählt, um Durchlaufzeiten weiter zu verkürzen.

By the way: Eine verbesserte Kommentarfunktion gibt Ihnen die Möglichkeit, PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, schnell und intuitiv von Ihrem Mobilgerät aus mit Anmerkungen zu versehen. Dieses Feature erfordert eine entsprechende Lizenz und steht allen Nutzern mit Vollzugriff-Lizenzen sowie der „Lesen und Kommentieren“-Lizenz der Editionen Fabasoft Cloud Enterprise und Fabasoft Cloud Superior kostenlos zur Verfügung. Für Lese-Lizenzen aller Editionen und für Vollzugriff-Lizenzen der Professional-Edition kann das integrierte Kommentieren als Add-on erworben werden. Bei Interesse oder Fragen hilft Ihnen gerne das Fabasoft Sales Team unter cloud@fabasoft.com weiter.

Erlaubte und bevorzugte Art der Kommentare

In den Inhaltseinstellungen eines Teamrooms können Sie mit dem Fabasoft Cloud 2020 September Release die erlaubten sowie die bevorzugte Art von Kommentaren – also öffentlich oder privat – festlegen. Die bevorzugte Art der Kommentare lässt sich auch in den Grundeinstellungen des Kontos eines Benutzers setzen, wobei die Einstellung vom Teamroom gegenüber den Grundeinstellungen vorgezogen wird. Die bevorzugte Art der Kommentare kann darüber hinaus über die Organisationsrichtlinien für alle Mitglieder in der Cloud-Organisation zentral definiert werden.

Bitte beachten Sie, dass mit der nächsten Version der Fabasoft Cloud App für mobile Endgeräte (Apple iOS, Google Android) die Einstellung in der App für die bevorzugte Art der Kommentare entfernt wird. Stattdessen wird die Einstellung vom Teamroom bzw. von den Grundeinstellungen des Benutzers herangezogen. Die aktuellste Version der Fabasoft Cloud Apps finden Sie demnächst im Apple iTunes Store bzw. im Google Play Store.

Auslaufender Support für den Microsoft Internet Explorer

Wir haben bereits im letzten Fabasoft Cloud 2020 August Release darauf hingewiesen, dass der Support der Fabasoft Business Process Cloud für den Microsoft Internet Explorer im ersten Kalenderquartal 2021 auslaufen wird. Performanceeinbußen sowie Sicherheitsrisiken durch den eingeschränkten Support des Herstellers machen diese Maßnahme notwendig, um Ihnen auch in Zukunft ein schnelles und sicheres Arbeiten zu ermöglichen.

Aus diesem Grund sprechen wir erneut die Empfehlung aus, in den kommenden Monaten auf einen der folgenden Browser umzusteigen:

  • Microsoft Edge
  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox

 

Eine detaillierte Beschreibung sowie weitere Neuerungen des Fabasoft Cloud 2020 September Release finden Sie hier.