Fabasoft Personalakte

Die digitale, konsistente und zentrale Führung von Personalakten ist die Basis für die Automatisierung von Standardabläufen und reduziert damit signifikant den Zeitaufwand in der Personalabteilung. HR-Mitarbeiter profitieren von effizientem Berichtswesen, detaillierten Auswertungen sowie einer einfachen und schnellen Recherche. Die Fabasoft Personalakte kann sofort in der Fabasoft (Public) Cloud verwendet werden oder steht als vorkonfigurierte Appliance für die rasche Integration in das eigene Rechenzentrum zur Verfügung.
 

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Sofort betriebsbereit und einfach bedienbar

Die Fabasoft Personalakte kann von Ihrem Administrator ohne Programmieraufwand schnell eingerichtet und in Betrieb genommen werden. Zu Beginn muss die Organisation aufgesetzt, sämtliche Mitglieder hinzugefügt, Zugriffsberechtigungen erteilt und die Dokumente strukturiert abgelegt werden. Mit der eleganten und intuitiven Benutzeroberfläche gelingt es den Anwendern mühelos Personalakten und -dokumente zu verwalten.

Rasche Implementierung

Sie können die Stammdaten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach und schnell von bestehenden HR-Systemen in die Fabasoft Personalakte migrieren. Darüber hinaus können Sie Personalakten-Dokumente via Webservice-Schnittstelle, CSV-Datei, per Scan oder per Drag-and-Drop importieren, inklusive Akten-Zuordnung. Durch die vorhandenen Schnittstellen ist z. B. eine Integration in SAP einfach und rasch durchführbar.

Betriebsmodelle
 

 

Private Cloud Appliance

Die Fabasoft Personalakte steht als Appliance aus vorkonfektionierten und perfekt aufeinander abgestimmten Hard- und Software-Komponenten zur Verfügung.

Public Cloud Service

In der Fabasoft Cloud kann die Fabasoft Personalakte sofort verwendet und einfach nach dem „pay-per-use“-Prinzip skaliert werden.

Semantische Volltextsuche mit Mindbreeze

Die semantische Suche ist durch den Einsatz der Mindbreeze-Technologie führend. Damit wird nicht nur in allen Dokumentenformaten und Metadaten effizient gefunden, sondern Datensätze werden zu „Actionable Information“.

Flexible Aktenverwaltung

Mit der intuitiv bedienbaren Fabasoft Personalakte verwalten Sie sowohl personenbezogene Dokumente als auch strukturierte Daten wie Personenstands-Informationen – via Browser und ganz ohne Einschulung. Im Dashboard finden Sie alle wichtigen Informationen inklusive Stammdaten-Auswertungen und Reports übersichtlich dargestellt.

Auditing

Mit der Funktion „Auditing“ werden alle Zugriffe auf Objekte protokolliert. Es werden nicht nur Änderungen der Eigenschaften angezeigt sondern auch wann und von wem ein Objekt gelesen wurde.

Dynamische Wasserzeichen

Sie haben die Möglichkeit, dynamische Wasserzeichen automatisch auf Dokumente anzubringen. So ist selbst wenn Dokumente die sichere digitale Personalakte verlassen, jederzeit klar nachvollziehbar, woher das Dokument kommt und wer es exportiert oder gedruckt hat.

Zentrales Benutzermanagement und leicht verständliche Rechteverwaltung

Die Cloud-Organisation ist ein Modell, also ein Abbild Ihrer Organisation. Ihr Administrator pflegt diese Cloud-Organisation und verwaltet die Benutzerkonten. Der Zugriff auf die Personalakten kann durch die leicht verständliche Rechteverwaltung von der Personalabteilung selbst gewährt werden und verlangt keine speziellen IT-Kenntnisse.

Intuitive und barrierefreie Benutzeroberfläche in 22 Sprachen

Die Benutzeroberfläche ist nicht nur einfach und intuitiv bedienbar, sondern auch für Menschen mit Beeinträchtigungen konzipiert. Darüber hinaus „spricht“ die Fabasoft Personalakte 22 verschiedene Sprachen.

Effizientes Berichtswesen und detaillierte Auswertungen

Durch moderne Berichtsmöglichkeiten, auch basierend auf Volltext-Inhalten, wird der Aufwand für das Berichtswesen drastisch reduziert. Die Aktenbestände können nach völlig neuen Kriterien effektiv ausgewertet werden.

Compliance-Richtlinien einhalten

Mit der Fabasoft Personalakte erfüllen Sie die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens. Über ein individuell konfigurierbares Benutzer- und Rechtemanagement stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen haben.

Revisionssichere Archivierung

Die Fabasoft Personalakte ermöglicht die revisionssichere Langzeitarchivierung der Personalakten für alle Unternehmensbereiche. Zertifiziert nach IDW PS 880.

Sichere Authentifizierung

Die Authentifizierung im Rahmen des Logins in die Fabasoft Personalakte erfolgt immer über sichere Authentifizierungsmethoden, beispielsweise mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung über SMS-PIN, E-Mail-PIN oder Security-Token. Damit wird eine geschützte, vertrauensvolle Arbeitsumgebung geschaffen.

Single-Sign-On über digitale Zertifikate oder AD FS

Die Fabasoft Personalakte ermöglicht ein Single-Sign-On, sodass sich die Benutzer ohne zusätzliche Eingabe von Login und Passwort bei der Fabasoft Personalakte anmelden können.

Verschlüsselte Übertragung und Speicherung auf verschlüsselten Festplatten (Server)

Die Daten werden auf Basis des Secure-HTTP-Standards TLS verschlüsselt übertragen und liegen zudem auf verschlüsselten Festplatten (Self Encrypting Disks).

Mobiler, dezentraler und paralleler Zugriff

Alle Berechtigten erhalten ortsunabhängig über alle Niederlassungen und Tochtergesellschaften hinweg, jederzeit und auch mobil Zugriff auf die Personalakten.

Sicherstellung von Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten

Durch die unternehmensweite Standardisierung von Abläufen und deren Abbildung im System entsteht Transparenz und Arbeitsersparnis. Integrierte Funktionen wie rollenbasierte Workflows oder Terminüberwachung tragen zur Prozess-Sicherheit bei.

100-prozentige Nachvollziehbarkeit via durchgängige Versionierung

Die Fabasoft Personalakte bietet eine lückenlose Versionierung. Damit sind alle Änderungen an den Dokumenten jederzeit nachvollziehbar. Mit der Zeitreise können Sie zudem schnell und elegant Personalakten und/oder Dokumente und deren Metadaten betrachten, diese vergleichen oder wiederherstellen.

Konsistenz und Zentralisierung

Durch die Zentralisierung und Vereinheitlichung haben Sie jederzeit den aktuellen, konsistenten und vollständigen Informationsstand Ihrer Personalakten verfügbar. Kosten und Zeit für Aktenkopien und -transport werden eingespart, und die Mehrfachführung von Akten entfällt.

Standardisierung von Prozessen

Über eine Ablaufsteuerung können standardisierte Abläufe automatisiert werden. Durch die unternehmensweite Standardisierung von Abläufen und deren Abbildung im System wird die Prozesssicherheit und die Transparenz erhöht. Die Automatisierung der Prozesse reduziert Routinetätigkeiten.

Technische Daten

  • Standard-Schnittstellen für die Authentifizierung Client Zertifikate, Active Directory, Digital IDs
  • Standard-Schnittstellen für die Integration von Anwendungen WebDAV, CalDAV, CMIS, Webservices (SOAP, JSON/REST)
  • SAP-Integration
  • Integration von bestehenden HR-Systemen
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung mit SMS, E-Mail-PIN oder Radius

Kontakt

Hasan Cakmak - Personalakte

Tel.: +43 664 606162 238
Honauerstraße 4
4020 Linz
Österreich