Lösungen - eGov-Suite

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist Teil eines unternehmensweiten Datenmanagement und dient zur elektronischen Erfassung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus bis hin zur Archivierung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen. Mit ELAK, E-Verwaltungsarbeit und GEVER haben Österreich, Deutschland und die Schweiz Konzepte entwickelt, die die Grundlage für elektronisches Datenmanagement in der öffentlichen Verwaltung bilden.

Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt Ihre Bedürfnisse und bietet ein umfassendes System, das allen Anforderungen modernen Dokumentenmanagements gerecht wird.

 

Screenshot - Dokumentenmanagement

Geschäftsprozesse/Workflow

Prozesse und klare Arbeitsabläufe (Workflows) gewährleisten die Effizienz und Nachvollziehbarkeit von betrieblichen Aufgaben. Diese Vorgaben erleichtern zudem den Arbeitsalltag und beschleunigen die Abwicklung von Routineaufgaben. Ein flexibles Prozessmanagement garantiert darüber hinaus Agilität im System und eine laufende Optimierung der internen Abläufe.

Die Fabasoft eGov-Suite liefert Ihnen Instrumente um Ihre Prozesse optimal und effizient abzuwickeln und individuell zu gestalten.

Screenshot - Workflow

Informelle Zusammenarbeit (Collaboration)

Die informelle Zusammenarbeit gewinnt durch sogenannte Enterprise 2.0 Technologien zunehmend an Bedeutung. Diskussionsforen, Wikis und Blogs sind in Ergänzung zu dokumentorientierter Bearbeitung längst Bestandteil moderner Kommunikation und Wissensmanagements. Viele Behörden wollen die Vorteile dieser Instrumente auch in der eigenen Organisation nutzen, ohne jedoch auf die ordnungsgemässe Aktenführung zu verzichten. Darüber hinaus unterstützt die informelle Zusammenarbeit (Collaboration) den Austausch von Information und Wissen über die Unternehmensgrenzen hinaus.

Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht es, über einen speziellen Arbeitsbereich interne und externe Abstimmungen informell zu erledigen, ohne sich dafür in weitere Werkzeuge einarbeiten zu müssen. Der Anwender kann jederzeit einen informellen Arbeitsbereich einrichten, optional Daten aus einem formalen Aktenbereich mit übernehmen und Teilnehmer aus unterschiedlichen Bereichen (sowohl intern, als auch extern) zur Mitwirkung an diesem Arbeitsbereich einladen.

Screenshot - Collaboration

Aktenbearbeitung

Die Fabasoft eGov-Suite ist ein international anerkanntes und mehrfach zertifiziertes Standardprodukt für Enterprise Content Management und Business Process Management im öffentlichen Sektor. Basis der Umsetzung der Fabasoft eGov-Suite im Bereich Records Management und der Archivierung sind internationale Standards wie ISO 15489:2001 und MOREQ2. Lokale Anpassungen erfolgen durch Fabasoft oder autorisierte regionale Partner und erweitern die Konformität zu regionalen Standards, wie beispielsweise das Konzept E-Verwaltungsarbeit (Deutschland), das ELAK-Konzept (Österreich), GEVER in der Schweiz oder TNA (UK). Bei Verfügbarkeit von Zertifizierungsprogrammen wird die Fabasoft eGov-Suite üblicherweise gegen nationale Standards (z.B. DOMEA-Konzept, GEVER) zertifiziert.

Die Fabasoft eGov-Suite erfüllt die genannten formalen Anforderungen und stellt darüber hinaus eine flexible Plattform für zeitgemässes Verwaltungshandeln zur Verfügung. Damit ist die lückenlose Einhaltung der jeweiligen Geschäftsordnungen garantiert.

Entsprechend dieser Prinzipien stehen folgende Lösungsausprägungen (Editions) zur Verfügung:

Screenshot - Aktenplan

Mobiles Arbeiten

Die Fabasoft eGov-Suite ist ein Webbrowser-basiertes Produkt und bietet damit über das Internet (WLAN, 3G, UMTS) einen Zugriff auf das System auch ausserhalb des Unternehmens. Mit einer geeigneten sicherheitstechnischen Infrastruktur wie beispielsweise VPN ist ein sicherer Zugang an unterschiedlichen Orten, zu jeder Zeit über die unterschiedlichsten Endgeräte möglich.

Zusätzlich ermöglicht die Fabasoft eGov-Suite bestimmte Funktionalitäten zur Bearbeitung von Dokumente auch offline ohne Verbindung zum Web. Dies erfolgt über die Synchronisation von Ordnern und Objekten in das lokale File-System. Nach der Offline-Bearbeitung werden die Objekte und/oder Strukturen wieder in die Fabasoft eGov-Suite zurück synchronisiert. Selbstverständlich können auch neue Objekte offline erzeugt werden.

Screenshot - Mobiles Arbeiten

Online Services

Modernes E-Government basiert unter anderem auf dem einfachen und serviceorientierten Austausch mit den Kunden (Bürger, Unternehmen). Im Mittelpunkt steht dabei die Bereitstellung von öffentlichen Diensten in so genannten „Virtuellen Ämtern“ im Internet. Die Zusammenführung von behördlichen Online-Diensten in klar strukturierten Portalen und die zusätzliche Einbindung von umfangreichen Zusatzdiensten stehen dabei im Vordergrund.

Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt transaktionsorientierte Online-Services (E-Services) für modernes und effizientes E-Government. Neben den bereits etablierten Online-Services wie Information und Kommunikation erlauben transaktionsorientierte Online-Dienste den unmittelbaren Austausch mit der Behörde.

Basierend auf dem One-Stop-Prinzip können damit sämtliche Dienstleistungen über eine zentrale Anlaufstelle angeboten werden. Die Fabasoft eGov-Suite berücksichtigt dabei auch die organisatorische Anbindung an den Backoffice-Bereich.

Screenshot - Online Services

Plattform für Fachanwendungen

Modernes E-Government setzt gezielte elektronische Unterstützung für unterschiedlichste Fachbereiche voraus. Das Zusammenspiel von diesen Anwendungen sowie die Integration in Basiskomponenten (ECM, ERP, Portale) stellt jedoch aus technischer und finanzieller Sicht eine wesentliche Herausforderung dar. Die Orchestrierung dieser Lösungen zu einer homogenen und wirtschaftlichen Lösung steht für uns dabei im Mittelpunkt.

Die Fabasoft eGov-Suite stellt sowohl eine Plattform für die Entwicklung von Fachanwendungen als auch offene standardisierte Schnittstellen zur Anbindung bestehender Fachanwendungen zur Verfügung.

Screenshot - Fachanwendungen

Revisionssichere Archivierung

Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemässe Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt die Umsetzung einer revisionssicheren Archivierung über das Produkt Fabasoft iArchive. Damit sind digitale Unterlagen in ein revisionssicheres Archiv überführbar. Für den Anwender ändert sich der Zugriff auf ein archiviertes Geschäftsobjekt in der Benutzeroberfläche nicht.

Screenshot - Archivierung

Unternehmensweite Suche

Unter unternehmensweiter Suche versteht man das Konzept, alle im Unternehmen verfügbaren Informationen über eine zentrale Suchsoftware zu erfassen, zu indizieren und so auffindbar zu machen. Je komplexer die Aufgaben und Zusammenhänge, umso wichtiger wird das rasche und vor allem umfassende und zuverlässige Auffinden von Informationen und Dokumenten.

Mit Fabasoft Mindbreeze Enterprise wird in kürzester Zeit jedes Informationsfragment unternehmensweit erfasst – egal ob Dokument, Vertrag, Notiz, Kalendereintrag oder E-Mail. Im Internet, textuell oder personenbezogen. Innerhalb von Sekunden entsteht ein umfassender, klar strukturierter Überblick über die Suchergebnisse zur direkten Weiterverwendung.

Screenshot - Mindbreeze

Integrationen

Microsoft Office

Die Fabasoft eGov-Suite 2013 bietet neue Möglichkeiten im Bereich der Office-Integration. Welche, sehen Sie in diesem Video.

Microsoft Office
Youtube Video ID: 
L7WIOAenXA4

Fabasoft Cloud

Mit dem Hybrid Teamroom nutzen Sie das Beste aus zwei Welten. Sie arbeiten behörden- oder abteilungsintern in der Fabasoft eGov-Suite und nutzen zur Zusammenarbeit mit externen Partnern eine Cloud-Lösung. Braucht man beispielsweise die Expertise eines externen Partners, will aber nicht den gesamten Geschäftsfall nach aussen tragen ist der hybride Teamroom die beste Variante zur Zusammenarbeit.

Fabasoft Cloud
Youtube Video ID: 
-_vdPJQUBgE

Microsoft SharePoint

Viele Unternehmen und öffentliche Organisationen haben seit Jahren Microsoft-Produkte und in einzelnen Bereichen auch Microsoft SharePoint im Einsatz. Im Interesse eines einheitlichen, unternehmensweiten Informationsmanagements sowie zur Sicherstellung von Compliance-Anforderungen besteht die Möglichkeit zur Integration von Microsoft SharePoint und der Fabasoft eGov-Suite.

Microsoft SharePoint
Youtube Video ID: 
QkYDpedNClQ
2016-08-16