Revisionssicher Dokumente mit der Fabasoft Cloud archivieren

24. Januar 2017

In Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt das Handels- und Steuerrecht vor, dass eine Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, Dokumente und über die Lage des Unternehmens vermitteln können. Zusätzlich gelten in Deutschland seit dem 01. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Archivierung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) auch für die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails.

Die Fabasoft Cloud erlaubt in der Edition „Enterprise“ die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten, insbesondere auch von Rechnungen und Personaldokumenten, sodass diese in elektronischer Form einem Papier-Original gleichzusetzen sind. Zusätzlich können E-Mails aus definierten Mailboxen automatisch in die Fabasoft Cloud importiert und damit vollständig rechtskonform archiviert werden. Mit der Fabasoft Cloud werden somit rechtliche Vorgaben vollständig erfüllt, der Aufwand bei der Buchführung sinkt beträchtlich, die Prozesse werden revisionssicher automatisiert und nachvollziehbar archiviert, und die Lagerhaltung gedruckter Dokumente wird überflüssig.

Um die revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten in der Fabasoft Cloud zu aktivieren, sind einige Konfigurationsschritte notwendig. In diesem Whitepaper wird anhand einer beispielhaften Anleitung beschrieben, wie Sie die revisionssichere Aufbewahrung von Rechnungen in der Fabasoft Cloud konfigurieren können.

Vorteile

Die elektronische Aufbewahrung und Archivierung von Geschäftsdokumenten in der Fabasoft Cloud bietet zahlreiche Vorteile:

  • Zumeist deutlich kostengünstiger als die klassische Papierarchivierung und dem damit verbundenen Platz- und Organisationsbedarf, gerade bei längerer Aufbewahrungszeit (wie z. B. für Rechnungen)
  • Wesentlich höhere Zugriffsgeschwindigkeit und umfassende Such- und Recherchemöglichkeiten in den archivierten Dokumenten
  • Dezentraler Zugriff auf die Daten – auch von mobilen Endgeräten (Smartphone) über eine sichere Verbindung
  • Vermeidung von Medienbrüchen, Druck- und Kopierkosten
  • Verbesserung der Revisionssicherheit (GoBD-konform)
  • Höhere Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Auditierung aller Zugriffe, Benutzerrechteverwaltung und Prozesse
  • Weniger Personalaufwand

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Zertifizierung nach IDW PS 880

Die KPMG Advisory GmbH zertifizierte die Fabasoft Cloud im April 2016 nach IDW PS 880. Nach Prüfung hinsichtlich Revisionssicherheit nach deutschem, österreichischem und schweizerischem Handels- und Steuerrecht erteilte die KPMG die Bescheinigung nach IDW PS 880. Die Fabasoft Cloud entspricht somit in Deutschland, Österreich und der Schweiz den geforderten Aufbewahrungsvorschriften (GoBD-konforme Archivierung) – insbesondere für das Archivieren und den kontrollierten Datenzugriff von Geschäftsunterlagen, Rechnungen und Personalakten. Bei der IDW PS 880 Prüfung wird durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer festgestellt, ob und inwieweit Softwarelösungen die Aufbewahrungsvorschriften gemäß dem gültigen Hands- und Steuerrecht (revisionssichere bzw. GoBD-konforme Archivierung) des jeweiligen Landes unterstützen, um der geforderten Compliance für das elektronische Dokumentenmanagement zu entsprechen. 

Hinsichtlich deutschem Recht wurde folgender Maßstab zu Grunde gelegt:

  • die gesetzlichen Vorschriften des deutschen Handels- und Steuerrechts (insbesondere §§ 238 ff. HGB sowie §§ 140-148 AO),
  • §§ 14 UStG (Umsatzsteuergesetz),
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), das BMF-Schreiben betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995,
  • das BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001 unter Berücksichtigung der Änderung des BMF-Schreibens vom 14. September 2012,
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3),
  • der IDW-Prüfungsstandard 330 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS 330) und
  • der IDW-Prüfungsstandard 880 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) in der Fassung vom 11. März 2010

Folgende österreichische Aufbewahrungsvorschriften wurden überprüft:

  • das Unternehmensgesetzbuch (UGB, insbesondere §§ 190 und 216),
  • die Bundesabgabenordnung (BAO, insbesondere §§ 131 und 132),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das Datenschutzgesetz (DSG, insbesondere § 14),
  • die Fachgutachten „Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen“ (KFS/DV1) und
  • „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnik“ (KFS/DV2) des Fachsenats für Datenverarbeitung des Instituts für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder

Folgende schweizer Aufbewahrungsvorschriften wurden überprüft:

  • die gesetzlichen Vorschriften des Obligationenrechts (OR §§ 957 ff.) und
  • die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

Tags: Revisionssicherheit, Archivierung, Zertifizierung, Fabasoft Cloud

24. Januar 2017

  

Über den Autor

Andreas Dangl ist Business Unit Executive Cloud Services bei Fabasoft, einem führenden europäischen Cloud-Anbieter für Business-to-Business-Collaboration „Made in Europe“. Sein aktueller Schwerpunkt ist die durchgängige Digitalisierung von europäischen und global agierenden Unternehmen mit besonderen Compliance-Anforderungen (speziell im Bereich Datensicherheit und Datenschutz), die Nutzen aus dem Einsatz von Cloud-Diensten ziehen wollen, um im internationalen Wettbewerb erfolgreich zu sein.

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2017-04-10